Dopłaty do prądu, internetu, ekwiwalent za biurko i kawę. Firmy czeka rewolucja w pracy zdalnej

Paulina Błaziak, Interia: Czy pracodawcy wiedzą, co oznaczają dla nich wprowadzone w Kodeksie pracy zapisy o pracy zdalnej?

Aleksandra Trzcińska-Kosacka, radca prawny: Pracodawcy zgłaszają się z pytaniami, co mają robić. Wręcz jest tak, że wielu z nich w ogóle nie jest świadomych tego, jakie obowiązki wiążą się z nowymi przepisami. My już od dłuższego czasu zwracamy uwagę naszych klientów na nowe regulacje. Zdarzają się również pracodawcy, którzy nie są jeszcze świadomi, że praca zdalna "covidowa" (dopuszczona na podstawie przepisów wprowadzonych w ramach rozprzestrzeniania się pandemii koronawirusa) nie będzie w takim kształcie mogła już dłużej funkcjonować. Sytuacja pracowników, którzy wykonują pracę w formie zdalnej zdecydowanie się zmieni.

Jak pracodawca będzie musiał się do tego przygotować?

- Co do zasady pracodawca pracę zdalną będzie musiał ustalić z pracownikiem. Sytuacje, kiedy to pracodawca będzie mógł jednostronnie wydać polecenie wykonywania pracy w formie zdalnej będą ograniczone do wąskiej grupy zdarzeń, w tym kolejnej pandemii czy okresu, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Poza tymi szczególnymi przypadkami, pracę zdalną będzie trzeba uzgodnić między stronami. Przepisy mówią, że to uzgodnienie może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Czyli umowy o pracę będą aneksowane?

- Ustawodawca nie określił, że to uzgodnienie ma być zawarte na piśmie. Nie mieliśmy do tej pory w Kodeksie pracy czegoś takiego, jak uzgodnienie i trudno sobie wyobrazić, w jakiej formie ma to nastąpić. Podejrzewam, że większość pracodawców zdecyduje się na formę aneksu. Wyobrażam sobie, że nawet mailowo będzie można dokonać takiego uzgodnienia (na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej), ale z uwagi na to, że w mojej ocenie są to kwestie związane z przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia i zmianami jego aktualnych warunków, uzgodnienie wykonywania pracy w formie zdalnej powinno się znaleźć w aktach osobowych pracownika, więc powinno być dokonane w formie, którą można zarchiwizować. Zresztą często można spotkać praktykę polegającą na zastrzeganiu przez pracodawców w umowach o pracę, że zmiana warunków zatrudnienia określonych w umowie powinna nastąpić w formie pisemnej.

Na jakiego rodzaju dopłaty od pracodawców będą mogli liczyć pracownicy?

- Można podzielić to na trzy różne rodzaje świadczeń realizujących obowiązek  zwrotu kosztów pracownika, który wykonuje pracę zdalną, to jest pokrycie niezbędnych udokumentowanych kosztów, ekwiwalent lub ryczałt. Co do samych kategorii kosztów podlegających zwrotowi, poza kosztami ogólnie określonymi serwisu, instalacji sprzętu itp., pracodawca będzie musiał zwracać przede wszystkim koszty energii elektrycznej i łącza internetowego. Te dwie kategorie kosztów przewidziane w nowych przepisach budzą najmniejsze wątpliwości, bowiem są jasno określone, co nie zmienia faktu, że już samo wyliczenie tych kosztów takie oczywiste dla pracodawców nie jest.

Jak wyliczyć kwotę zwrotu kosztów prądu i internetu?

- Metody są różne. W praktyce najłatwiej zrobić to w ten sposób, że na przykład pracownik działu IT zweryfikuje, ile prądu zużywa sprzęt, z którego korzysta pracownik i na tej podstawie obliczy koszt zużycia energii. Rekomendujemy pracodawcom, żeby co do zasady przyjmowali stawkę godzinową na zużycie takiego sprzętu. W mojej ocenie dopuszczalne jest przyjęcie średniej ceny prądu w rejonie, w którym pracownik wykonuje pracę - niekoniecznie weryfikując jego rachunki za energię elektryczną, ale przyjmując uśrednioną stawkę. Podobnie z internetem, warto zweryfikować, ile mniej więcej godzina korzystania z internetu kosztuje. Stawka dzienna może być nie do końca praktyczna ze względu np. na ewentualne nadgodziny i konieczność rekompensowania również kosztów nadgodzin przepracowanych zdalnie. Nie jest natomiast wykluczone zarówno zastosowanie stawki dziennej, jak i miesięcznej, ale w mojej ocenie muszą być one skorelowane z dodatkowymi mechanizmami obliczeniowymi, na przykład odliczania dni planowanej pracy zdalnej, w które jednak taka praca świadczona ostatecznie nie była. Pracownik powinien rejestrować w systemach pracodawcy, ile godzin lub dni przepracował w formie zdalnej.

Czy taki dodatek będzie opodatkowany?

- Świadczenia w ramach zwrotu kosztów dla pracownika korzystają z preferencji w zakresie obciążeń publicznoprawnych. Przepisy mówią, że nie stanowią one przychodu pracownika. Od kwot wypłacanych pracownikom tytułem zwrotu kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej pracodawca nie będzie zatem odprowadzał składek na ubezpieczenie społeczne i zaliczki na podatek dochodowy. W związku z tym powinny odzwierciedlać realne koszty związane z wykonywaniem pracy w formie zdalnej.

To pani zdaniem dobry pomysł, że ustawodawca nie podał dokładnej kwoty?

- Jest to o tyle logiczne, że każdy pracownik może inny koszt ponosić, w zależności od tego, z jakiego miejsca pracuje i sprzętu korzysta. Stąd różna będzie kwota kosztów, które ponosi. Wskazujemy klientom, że musimy spróbować te koszty wyliczyć, aby nie było zarzutów, że pracodawca zwiększa pracownikom wynagrodzenie. Wypłacając wyższe dodatki za pracę zdalną, nie będzie się bowiem odprowadzać składek i podatków, a Urząd Skarbowy czy ZUS mogą weryfikować, czy ten dodatek nie jest zbyt wysoki. Dodatek ma pokryć koszty, a nie stanowić wzbogacenie. Koszty za prąd i internet mogą być ustalone w formie ryczałtu, który pracodawca wypłaca pracownikom. W mojej ocenie co do zasady w każdym miesiącu kwota ryczałtu może, a nawet w pewnych przypadkach powinna być inna - wymiar pracy wykonywanej zdalnie może się bowiem różnić w zależności od miesiąca.

Energia elektryczna i internet to jedno. Jakie inne koszty pracodawca będzie pokrywał?

- Ustawodawca wskazuje, że pracodawca powinien przekazać sprzęt niezbędny do wykonywania pracy zdalnej. Chodzi tu o wszystko, z czego pracownik korzysta wykonując pracę - komputer, telefon, słuchawki i tym podobne. Jednak strony mogą umówić się, że pracownik będzie wykonywał pracę zdalną przy pomocy własnego sprzętu. W takiej sytuacji pracodawca powinien mu to zrekompensować, co może zrobić za pomocą wypłaty ekwiwalentu. Przykładowo, jeśli pracownik zakupił sobie monitor czy stację do komputera służbowego i to jest jego własność, to korzystanie z tego sprzętu pracodawca powinien zrekompensować pracownikowi.

Co należy rozumieć przez narzędzia pracy?

- Tu mamy wątpliwość. Pojawiają się pytania, czy korzystanie z własnego biurka, krzesła, lampki jest korzystaniem z własnych narzędzi. Jest duża rozbieżność w podejściu  pracodawców do tego zagadnienia. Również wśród prawników są zróżnicowane stanowiska. Trudno na ten moment rozstrzygnąć, czy da się przyjąć jedną uniwersalną regułę, że biurko i krzesło nie powinny być uznawane za narzędzia do wykonywania pracy. Niewykluczone jest nawet przyjęcie odmiennych podejść u różnych pracodawców, zwłaszcza jeśli jeden pracodawca już w czasie pandemii przyznawał świadczenia na zakup biurek, czy krzeseł. Z okoliczności towarzyszących komunikacji w sprawie tych świadczeń wynika, że traktował je jako narzędzia pracy, a inny pracodawca takiej praktyki nie stosował.

Co jest zatem trzecią grupą dopłat?

- Wiążą się one z "innymi kosztami" bezpośrednio związanymi z wykorzystaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony pomiędzy stronami, w porozumieniu ze związkiem zawodowym bądź w regulaminie pracy zdalnej. To są nieokreślone koszty, do których można zaliczyć właśnie krzesło, biurko - jeśli w ogóle uznamy, że to nie są narzędzia, zużycie wody, zakup kawy, herbaty, a czasem zdarzają się i bardziej kreatywne podejścia do ustalania takiego katalogu kosztów. Ale czy takie koszty będą zwracane przez pracodawcę zależy od tego, czy i jak będzie to uregulowane w danym zakładzie pracy.

A jak wygląda kwestia BHP? Odpowiedzialność za prawidłowe miejsce pracy będzie spoczywać na pracowniku?

- Nie do końca. W mojej ocenie pracodawca nie uniknie tej odpowiedzialności, ale można powiedzieć, że spoczywa ona na nim w nieco mniejszym zakresie niż wtedy, gdy pracownik ma źle przygotowane stanowisko pracy w siedzibie pracodawcy. Pracownik powinien bowiem przed przystąpieniem do pracy zdalnej oświadczyć, że ma warunki lokalowe i techniczne, które spełniają zasady BHP. Tak więc odpowiedzialność ta jawi się, jako rozłożona na obie strony stosunku pracy, przy czym niesymetrycznie - główny ciężar oczywiście nadal spoczywa na pracodawcy. Niezależnie od tego, pracodawca co do zasady ma prawo skontrolować takiego pracownika i jego warunki pracy.

Jak więc ustalić kwestie pracy zdalnej w danej firmie?

- Tu mamy trzy możliwości. Jeśli mamy związek zawodowy, musimy te zasady wykonywania pracy zdalnej określić w porozumieniu z nim. Druga możliwość - gdy nie mamy związku zawodowego, zasady pracy zdalnej ustalamy w regulaminie wydanym przez pracodawcę, ale po konsultacji z przedstawicielami załogi. I po trzecie - wszystkie te kwestie związane z pracą zdalną mogą być uregulowane z pracownikiem indywidualnie. Wydaje się, że bardziej powszechnym sposobem  wprowadzania pracy zdalnej od indywidualnych porozumień będzie regulamin pracy zdalnej. Wynika to z faktu, że w przypadku ewentualnych zmian zasad wykonywania pracy zdalnej łatwiejsza powinna być procedura modyfikacji dokumentacji wewnętrznej. Nie można być bowiem tego pewnym, gdyż w świetle coraz liczniejszych głosów o nadmiernym sformalizowaniu pracy zdalnej, może też okazać się, że część pracodawców przestanie stosować tę formę w ogóle.

Do wejścia w życie zapisów ustawy zostało niecałe dwa miesiące. Co pracodawca powinien zrobić w pierwszej kolejności?

- W mojej ocenie powinien przeprowadzić audyt wewnętrzny lub adekwatną analizę zapotrzebowania na pracę zdalną w organizacji, a co najważniejsze, warto zrobić to dosyć szybko. Należałoby przed wszystkim zweryfikować, jak często i jakie grupy pracowników będą wykonywały pracę w formie zdalnej, przy założeniu, że ta praca będzie wykonywana więcej niż 24 dni w roku (na to wystarczy formuła pracy zdalnej okazjonalnej). Następnie pracodawca powinien pracę zdalną uregulować, określić, czy będzie ona wykonywana hybrydowo czy całkowicie zdalnie. W dalszej kolejności, jeśli w przedsiębiorstwie nie ma związku zawodowego, pracodawca powinien zweryfikować, czy ma z kim ustalić wprowadzenie wewnętrznego regulaminu pracy zdalnej, a jeśli nie ma odpowiednio umocowanego stałego przedstawicielstwa - przygotować się do procesu jego wyłonienia przez załogę.

Jak pracodawcy powinni sprawdzać czas pracy wykonywanej zdalnie?

- To jest jeszcze inna kwestia, nad którą pracodawcy powinni się pochylić - czyli skontaktowanie się z dostawcami systemów do rejestrowania czasu pracy, żeby ustalić, czy wewnętrznie pracodawca będzie miał możliwość sprawdzania, w jakim wymiarze pracownik wykonuje pracę w formie zdalnej. Firmy, które udostępniają narzędzia do rejestrowania czasu pracy też zwracają już uwagę, że będzie to kolejna funkcjonalność w systemach, które dostarczają pracodawcom.

Czy wspominane dopłaty dla pracowników dotyczą też pracy okazjonalnej?

- Nie. Praca zdalna okazjonalna, czyli przed-pandemiczny home office, była do tej pory wewnętrznie regulowana. Teraz przez 24 dni w roku pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalnie, po tym jak złoży stosowny wniosek. Istnieje jednak wątpliwość wśród prawników, czy każdy pracownik ma prawo do skorzystania z tych 24 dni. W mojej ocenie również pracownik wykonujący pracę zdalną regularną w niepełnym wymiarze, powinien mieć to uprawnienie. Na ten moment wiemy natomiast na pewno jedynie, że praca zdalna okazjonalna ma być na wniosek pracownika i pracodawca ten wniosek akceptuje bądź nie. Te 24 dni w roku są bez obligatoryjnego zwrotu kosztów. Uważam, że kwestie, których nie uregulował ustawodawca z zakresie relacji między pracą zdalną regularną a okazjonalną warto uregulować w porozumieniu, czy w regulaminie. 

A czy pracodawcy, którzy do tej pory nie umożliwiali pracownikom wykonywania pracy w formie zdalnej, będą musieli wdrożyć te przepisy?

- Co do zasady nie, ale dla nich może się to również okazać bardzo istotną regulacją. Są bowiem grupy pracowników, którzy mają prawo złożyć wiążący wniosek o wykonywanie pracy w formie zdalnej. Tu mówimy przede wszystkim o kobietach w ciąży, rodzicach dzieci do 4 roku życia, dzieci z niepełnosprawnością. Nadal są pracodawcy, którzy uważają, że w ogóle nie muszą się zastanawiać nad uregulowaniem pracy zdalnej, bo u nich nigdy jej nie było. Mogą jednak być zaskoczeni, jeśli wpłynie do nich wniosek pracownika z uprzywilejowanej grupy. O ile bowiem nie okaże się to niemożliwe ze względów organizacyjnych i biorąc pod uwagę rodzaj wykonywanie pracy, pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy w formie zdalnej pochodzący od takiego pracownika. I wtedy obowiązki, o których mówiłam, będą mieć zastosowanie do takich pracodawców.

Aleksandra Trzcińska — Kosacka jest radcą prawnym oraz senior associate w kancelarii Łaszczuk i Wspólnicy. Specjalizuje się w prawie pracy oraz prawie cywilnym. Zajmuje się obsługą pracodawców i pracowników z zakresu prawa pracy, obejmującą indywidualne i zbiorowe stosunki pracy, a także reprezentacją klientów w sporach sądowych oraz pozasądowych, we wszystkich obszarach prawa pracy.

Rozmawiała: Paulina Błaziak

Zobacz również: