Elektroniczna komunikacja obowiązkowa!

BIZNES INTERIA na Facebooku i jesteś na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami

Obecnie trwa pilotaż modułu składania ofert i wniosków na Platformie e-Zamówienia. Do czasu pełnego uruchomienia platformy uczestnicy postępowań mogą korzystać z miniPortalu, który umożliwia komunikację elektroniczną między zamawiającymi i wykonawcami, w szczególności elektroniczne składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ).

W ramach procedury udzielania zamówień publicznych można mówić o instrumentach elektronicznych, czyli środkach elektronicznych stosowanych w zamówieniach, jak i o elektronicznych zamówieniach publicznych, czyli o całym lub prowadzonym w przeważającej większości procesie udzielenia zamówienia publicznego za pośrednictwem środków elektronicznych. Całkowita elektronizacja procesu udzielania zamówień publicznych jest celem prawodawcy unijnego i obowiązkiem nałożonym na kraje członkowskie.

W ślad za tym nasza krajowa ustawa Prawo zamówień publicznych stanowi, iż komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie oraz oświadczenie JEDZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.) do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Upraszczając, forma elektroniczna to postać elektroniczna plus kwalifikowany podpis elektroniczny.

Natomiast w postępowaniach o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie oraz oświadczenie JEDZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Powyższe oznacza, że w postępowaniach "krajowych" ustawodawca dopuścił więcej możliwości w zakresie sposobu elektronicznego podpisywania ofert lub wniosków. Możliwe jest wykorzystywanie w takich postępowaniach profilu zaufanego oraz podpisu osobistego z e-dowodu.

W zakresie procedury podpisywania oferty odpowiednim podpisem, czyli składania właściwego podpisu pod ofertą złożoną w postaci elektronicznej prawidłowe będzie, w opinii Urzędu Zamówień Publicznych dostępnej na stronie www.uzp.gov.pl, złożenie oferty w ten sposób, że wykonawca przekazuje zamawiającemu zaszyfrowany plik zawierający ofertę (jeżeli system komunikacji zakłada obowiązek szyfrowania) opatrzoną właściwym podpisem lub plik oferty wraz z plikiem podpisu (w przypadku podpisu zewnętrznego), przy czym opatrzenie oferty podpisem musi nastąpić przed zaszyfrowaniem oferty. Dopuszczalne jest również, aby wykonawca przekazał zamawiającemu swoją ofertę w tzw. paczce dokumentów elektronicznych (tj. w skompresowanym archiwum dokumentów elektronicznych, które najczęściej zapisane jest w formacie ZIP) wraz z właściwym podpisem dołączonym jako plik podpisu do paczki dokumentów elektronicznych przed jej zaszyfrowaniem, o czym wprost stanowi § 8 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452).

Zgodnie z art. 65 ust. 2 Pzp, w przypadku odstąpienia od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej na podstawie którejś z przesłanek określonych w tym przepisie (np. z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji) dokumenty można przekazać - zgodnie z wyborem zamawiającego - za pośrednictwem operatora pocztowego (w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe), osobiście lub za pośrednictwem posłańca.

Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub w konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 Pzp (o dopuszczenie w systemie kwalifikowania wykonawców), oferty lub ich części, składa się zgodnie z wyborem zamawiającego w formie pisemnej lub w formie lub postaci, o której mowa w art. 63 Pzp (czyli w formie elektronicznej) - w obydwu przypadkach pod rygorem nieważności. Zamawiający wskazuje w protokole postępowania powody, dla których odstąpił od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej.

Zamawiający ma obowiązek zamieścić w ogłoszeniu o zamówieniu lub konkursie lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami lub uczestnikami konkursu, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

Zamawiający musi również zapewnić, aby przekazywanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wniosków o dopuszczenie do udziału w dynamicznym systemie zakupów oraz prac konkursowych odbywało się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zapewniających zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniających możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie.

W przypadku zamówień na roboty budowlane lub konkursów zamawiający może wymagać sporządzenia i przedstawienia ofert lub prac konkursowych przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne. W takim przypadku zamawiający zapewnia wykonawcom możliwość skorzystania z alternatywnego środka dostępu do tych narzędzi. Szczegółowe regulacje dotyczące komunikacji elektronicznej zawiera wspomniane już rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych (...). Przykładowo przepisy regulują szczegółowo kwestie związane z przekazywaniem podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów.

Jeżeli dokument wystawiony przez upoważniony podmiot został wystawiony w postaci dokumentu elektronicznego, przekazuje się ten dokument. Jeśli natomiast dokumenty te zostały wystawione przez upoważniony podmiot jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Takiego poświadczenia może dokonać odpowiednio wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej może dokonać również notariusz.

Jak wynika z art. 127 ust. 1 Pzp wykonawca nie jest obowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego wykonawcy lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Możliwość pozyskania bezpłatnych dokumentów w postaci elektronicznej, na potrzeby postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w polskim porządku prawnym, dotyczy obecnie informacji z Krajowego Rejestru Sądowego oraz informacji z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wykonawca powinien wskazać zamawiającemu w jednolitym dokumencie sposób dostępu do tych środków.

Platforma e-Zamówienia ma zostać ostatecznie uruchomiona w lipcu 2022 r. Wtedy też mają zostać udostępnione usługi składania i otwierania ofert, komunikacji elektronicznej i wymiany informacji przez uczestników postępowania na wszystkich etapach postępowania o udzielenie zamówienia. Do czasu wdrożenia wszystkich modułów Platformy e-Zamówienia zamawiający i wykonawcy mogą korzystać z miniPortalu. Jest to ogólnodostępne, bezpłatne i intuicyjne narzędzie do zapewnienia elektronicznej komunikacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Aby w pełni korzystać z systemu miniPortal, należy posiadać login i hasło do Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP). Zamawiający, którzy nie posiadają konta w BZP, powinni złożyć wniosek rejestracji konta: bzp.uzp.gov.pl/Register.aspx oraz Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) na ePUAP. Osoby wykonujące czynności po stronie zamawiającego powinny mieć konta na skrzynce ePUAP, żeby w pełni móc wykonywać wszystkie działania w ramach procesu udzielania zamówienia publicznego.

Użytkownicy po zalogowaniu się na ePUAP mają dostęp do dwóch formularzy:

• Formularza do komunikacji,
• Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku.

Zarejestrowana w Biuletynie Zamówień Publicznych może być każda instytucja publiczna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej obowiązana do stosowania ustawy. Kody autoryzacji (login i hasło BZP), po złożeniu poprawnie wypełnionego wniosku, są przesyłane do zamawiającego w ciągu kilku dni od daty wpływu wniosku do Urzędu Zamówień Publicznych.

Przykładowe zapisy SWZ dotyczące komunikacji zamawiającego z wykonawcą przez miniPortal

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu miniportal.uzp.gov.pl, ePUAPu epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej.
2. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z Wykonawcami: Pani/Pan . . . . . . . . . . . . . . . . ., tel . . . . . . . . . . . . . . . ., email . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na miniPortalu ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji.
4. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu oraz Regulaminie ePUAP.
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB.
6. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.
7. Zamawiający przekazuje link do postępowania oraz ID postępowania jako załącznik do niniejszej SWZ. Dane postępowanie można wyszukać również na Liście wszystkich postępowań, klikając wcześniej opcję "Dla Wykonawców" lub ze strony głównej z zakładki Postępowania na miniPortalu.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11.09.2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.)

autor: Marta Stefanowicz - Wasilewska
Gazeta Podatkowa nr 91 (1862)