Kasa na urlop - komu i ile?

Świadczenie urlopowe to nie "wczasy pod gruszą"
Zacznijmy od rozwiania pewnych wątpliwości, nieodmiennie sygnalizowanych w okresie letnim przez naszych Czytelników. Otóż świadczenie urlopowe nie jest wypłacane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, choć niewątpliwie wymieniony Fundusz może przewidywać dofinansowanie wypoczynku o podobnych charakterze. Zazwyczaj jest ono wówczas nazywane "wczasami pod gruszą" i podobnie jak świadczenie urlopowe, jest uzależnione od wykorzystania urlopu wypoczynkowego o określonej długości.

Jednak odmiennie niż interesujący nas dziś rodzaj świadczenia, jest wypłacane w zróżnicowanej wysokości, która jest tym wyższa, im gorsza sytuacja materialno-bytowa pracownika. Świadczenie urlopowe zaś w żadnej mierze nie zależy od sytuacji socjalnej uprawnionego, a jego wysokość jest zróżnicowana wg zupełnie odmiennych kryteriów.

Ponadto należy zaznaczyć, iż co do zasady, pracownik nie może liczyć, że będzie mógł skorzystać z jednego i drugiego rodzaju "urlopowej pomocy finansowej". Pracodawca albo tworzy Fundusz, albo wypłaca świadczenie urlopowe. Ustawodawca przewidział odmienne rozwiązanie tylko dla niektórych grup zawodowych (np. nauczycieli).

Kto wypłaca świadczenie urlopowe?
Świadczenie urlopowe wypłacają pracodawcy, którzy zrezygnowali z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zatrudniali na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego mniej niż dwudziestu pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Nie są również zaliczani do prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 20, 21 i 24-27 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.).

Nie ma niestety możliwości, by świadczenie wypłacał pracodawca posiadający liczniejszą załogę. Oczywiście przepisy zakładowe mogą przyznawać pracownikom świadczenie o podobnym charakterze, jednak nie będzie ono tożsame z dziś omawianym. Ponadto także i ten, który zatrudnia właściwą liczbę osób, może się zwolnić z wypłaty świadczenia.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takiego pracodawcy pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w tej sprawie zawiera w regulaminie wynagradzania. Pozostali pracodawcy, tj. nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w styczniu danego roku, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. w formie ogłoszenia wywieszonego na tablicy). Powyższe reguluje art. 3 ust. 3a i 3b ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), zwanej dalej ustawą o Funduszu.

Co trzeba zrobić, by je otrzymać?
Warunkiem koniecznym dla uzyskania prawa do świadczenia urlopowego jest wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie ma co marzyć, że dwukrotne wykorzystanie takiego urlopu w ciągu roku, co przecież nie jest wykluczone przez przepisy urlopowe, uprawni do kolejnego świadczenia. Pracodawca, o ile nie zwolnił się z tego obowiązku, jest zobligowany do wypłaty świadczenia tylko raz w roku (art. 3 ust. 5 ustawy o Funduszu).

Ile wynosi?
Ustawa określa jedynie jego wartość maksymalną. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Świadczenie ulega stosownemu przeliczeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy).

Tak więc przy założeniu, że wysokość świadczenia urlopowego odpowiada wysokości odpisu podstawowego w 2007 r., wynosi ono odpowiednio:
- dla pełnego wymiaru czasu pracy - 804,60 zł,
- dla 3/4 etatu - 603,45 zł,
- dla 1/2 etatu - 402,30 zł,
- dla 1/4 etatu - 201,15 zł.

Świadczenie urlopowe dla pracownika zatrudnionego w warunkach szczególnie uciążliwych jest oczywiście odpowiednio wyższe, tak jak wyższy jest w tym przypadku odpis podstawowy. Górna granica świadczenia dla tej grupy zatrudnionych wynosi:
- dla pełnego wymiaru czasu pracy - 1.072,80 zł,
- dla 3/4 etatu - 804,60 zł,
- dla 1/2 etatu - 536,40 zł,
- dla 1/4 etatu - 268,20 zł.

Inną wysokość świadczenia przewidziano także dla pracowników młodocianych, na których odpis podstawowy wynosi:
- w pierwszym roku nauki - 107,28 zł,
- w drugim roku nauki - 128,74 zł,
- w trzecim roku nauki - 150,19 zł.

Czy jest obciążone składkami i podatkiem?
W zasadzie stanowi jedynie podstawę podatku dochodowego od osób fizycznych. Świadczenie urlopowe wypłacane przez podmioty uprawnione w granicach kwotowych określonych przez przepisy ustawy o Funduszu, jest zwolnione ze składek ZUS. Powyższe wynika z art. 3 ust. 6 ustawy o Funduszu oraz § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W razie wypłacenia pracownikowi świadczenia w kwocie przekraczającej wymienioną wartość - nadwyżka podlega składkom na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Świadczenie urlopowe wypłacane pracownikom (bez względu na podstawę jego wypłaty) stanowi przychód w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Ponieważ nie zostało ono wymienione w art. 21 przywołanej ustawy jako zwolnione od podatku dochodowego, pracodawca jest obowiązany naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek.

Kiedy trzeba wypłacić? Pracownik powinien otrzymać świadczenie nie później niż w dniu poprzedzającym rozpoczęcie 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Spóźnienie w wypłacie upoważnia pracownika do żądania odsetek za zwłokę.

Jolanta Rogacewicz