Migracje ERP motywuje funkcjonalność ale także przemiany kapitałowe

Okazuje się, że nie tylko funkcjonalność, ale i przemiany kapitałowe, a co za tym idzie zmiany organizacyjne są najważniejszymi czynnikami stymulującymi migracje systemów ERP w przedsiębiorstwach w Polsce. Takie jest przesłanie najnowszego raportu DiS poświęconego migracjom systemów ERP w Polsce w ciągu ostatnich 10 lat.

Wydany w październiku raport DiS, zatytułowany 'Migracje systemów ERP' (MERP 2005) przedstawia analizę 100 przypadków wymiany systemów zarządzania, klasy ERP, dokonanych w latach 1995-2004 przez działające w Polsce przedsiębiorstwa. Opracowanie koncentruje się głównie na dużych i średniej wielkości wdrożeniach. Z opracowania wynika, że najczęstszą przyczyną, dla której przedsiębiorstwa decydują się na migrację między systemami klasy ERP, są wymagania funkcjonalne, a więc doskonalenie metod organizacji zarządzania.

Wiele migracji jest ponadto związanych z procesami łączenia i restrukturyzacji podmiotów gospodarczych, zwłaszcza globalnych i regionalnych. Raport dowodzi, że użytkownicy migrujący pomiędzy systemami ERP dość często pozostają wierni platformom sprzętowym, systemowym, a nawet bazodanowym. Szczególnie korzystne wskaźniki migracji wykazują w Polsce systemy pochodzące od SAP oraz Oracle/JD Edwards.

Badanie 100 przypadków migracji systemów ERP w latach 1995-2004 zostało przeprowadzone na najbardziej spektakularnych i najlepiej udokumentowanych przykładach wdrożeń. Za bazę wyjściową wzięto archiwa DiS dotyczące wdrożeń ERP w różnych latach. Jednocześnie wiele danych poddano weryfikacji od strony użytkowników, porównując je z aktualnymi opiniami dostawców. By uniknąć skrajnych, subiektywnych opinii, nie sprzyjających rzeczywistemu poznaniu prawdziwych przyczyn migracji systemów ERP, które mogą wyrażać wszystkie podmioty uczestniczące w realizacji wdrożenia, ostateczne oceny jakościowe tych przyczyn zostały przeprowadzone i ujednolicone przez DiS. Przedstawione motywacje i kierunki migracji systemów ERP odzwierciedlają w sposób wiarygodny zachowania dużych i średnich przedsiębiorstw działających w Polsce.

Ukształtowanie badanej próbki przedsiębiorstw względem wielkości ich przychodów rocznych potwierdza znany skądinąd fakt, że na spektakularne wymiany systemów ERP małe przedsiębiorstwa decydują się stosunkowo rzadko. Przedsiębiorstwa o przychodach do 50 mln zł, które zdecydowały się na wymianę, stanowiły zaledwie 10% badanej próby. Analiza badanej próby przedsiębiorstw względem zatrudnienia prowadzi do wniosków podobnych, jak w przypadku przychodów. Małe i średnie przedsiębiorstwa (do 250 zatrudnionych) znajdują się w mniejszości podmiotów dokonujących spektakularnych migracji systemów aplikacyjnych zarządzania (21%).

Badana historia migracji pomiędzy pakietami klasy ERP nie jest typowa dla cyklu życia systemów ERP w dużych przedsiębiorstwach. Wcześniejsze badania DiS prowadzone na o wiele większych próbach wykazały, że wymiana systemów ERP zależy w pewnym stopniu od wielkości przedsiębiorstw i zachodzi najczęściej po okresie 5-7 lat. Tymczasem w dobranej w raporcie grupie 100 przypadków, jednym z głównych celów było wyeksponowanie migracji o jak najkrótszym okresie pomiędzy pierwszą a drugą implementacją. W tak przeprowadzonej selekcji okazało się, że najczęściej pomiędzy wdrożeniami upłynęły 3 lata (14% przypadków). Jest to zgodne z wyrażaną zwykle w ankietach opinią użytkowników, że jeśli wdrożenie systemu ERP nie zakończy się sukcesem w ciągu 2-3 lat od jego rozpoczęcia, to zniecierpliwienie zarządu lub nadzoru właścicielskiego przedsiębiorstwa powoduje rezygnację z systemu i wybór nowego dostawcy.

Drugim częstym okresem między wymianami okazał się odcinek 7 lat (11% przypadków). Występowanie tego drugiego szczytu migracji systemów ERP można tłumaczyć wzrastającym niedostatkiem funkcjonalności wcześniej wybranego systemu, albo ogólniej: niedostateczną współpracą producentów ze zgłaszającymi swe potrzeby użytkownikami.

Ocena przyczyn przejść od jednego systemu zarządzania przedsiębiorstwem do drugiego została dokonana przez DiS na podstawie wielokrotnej analizy wypowiedzi użytkowników, wypowiedzi dostawców, wreszcie dostępnych analiz prowadzonych na różnych etapach wdrożeń. Do oceny znaczenia każdej przyczyny przyjęto skalę pięciopunktową; od dużego (5 pkt), poprzez dość duże (4), średnie (3), małe (2) i bardzo małe (1). W rezultacie pozwoliło to osiągnąć bardziej wyrazisty obraz czynników zmian - od pierwszorzędnych do prawie nieistotnych. Najważniejsza okazała się funkcjonalność, której przyznano najwięcej punktów oraz ocen 'dość dużego' znaczenia. Drugą, niewiele tylko ustępującą pierwszej, przyczyną migracji systemów ERP jest strategia IT w przedsiębiorstwie. Następna okazała się potrzeba integracji, której przyznano prawie tyle samo wysokich ocen (4 i 5) co funkcjonalności, czyli więcej niż strategii IT.

Motywacja oznaczona jako 'dynamiczny rozwój przedsiębiorstwa' występuje jako czwarta z kolei istotna przyczyna zmian. Dopiero na piątym miejscu pojawia się strategia producenta zastępowanego pakietu jako przesłanka, którą kierowano się przy rezygnacji z produktu. Nieco mniej ważne okazały się motywacje do wymiany systemu takie jak funkcje analityczne, restrukturyzacja przedsiębiorstwa, rollout korporacyjny wymuszający zmianę systemu na wybrany przez korporację, specyfika branżowa z którą muszą się liczyć producenci pakietów ERP lub zmiany kapitałowe w przedsiębiorstwie.

Niektóre przyczyny są trudno porównywalne, bywają też takie, które są bezpośrednim wnioskiem z innych. Dlatego dla lepszego zrozumienia anatomii zjawisk migracji wśród systemów ERP warto wyróżnić kilka zasadniczych podgrup, takich jak przyczyny organizacyjne, przyczyny funkcjonalne oraz przyczyny wynikające z zachowania dostawców.

Przyczyny migracji systemów ERP, które najłatwiej zaliczyć do organizacyjnych to: dynamiczny rozwój, restrukturyzacja, realizacja określonej strategii IT w przedsiębiorstwie, przymus zazwyczaj międzynarodowego rolloutu korporacyjnego systemu ERP oraz zmiany kapitałowe w przedsiębiorstwie. Każdy z tych czynników jest związany z organizacją przedsiębiorstwa, choć nie zawsze bezpośrednio. Źródłem organizacyjnym wymiany systemów ERP są bardzo często zmiany kapitałowe, rozumiane jako przebudowa struktury udziałów w wyniku przejęcia przez nowych właścicieli. Okazują się one jednym z najpoważniejszych czynników, które w horyzoncie długoterminowym wpływają na kształt informatyzacji struktur organizacyjnych zarządzania.

Aplikacje zarządzania w obliczu zmian kapitałowych bywają poddawane migracji zarówno antycypująco, czyli przed takimi zmianami, jak i już po ich realizacji. Ten drugi scenariusz stosowany jest w dwóch trybach: natychmiastowym, kiedy nowy właściciel wprowadza swoje standardy zaraz po przejęciu kapitałowym, albo też z opóźnieniem, gdy nowy właściciel dokonuje zmian dopiero po kilku latach, po obserwacji zachowań zarówno ekonomicznych, jak i organizacyjnych przejętego przez siebie podmiotu.

W zależności od typów przedsiębiorstw poszczególne aspekty funkcjonalności oceniane są bardzo różnie. W każdym przedsiębiorstwie funkcjonalność może bowiem oznaczać całkiem inne cechy eksploatacyjne. Gradacja przyczyn funkcjonalnych wymiany systemów ERP dla 100 badanych przypadków okazała się następująca: najważniejsze były możliwości integracji, funkcje analityczne, następnie specyfika branżowa, funkcjonalność księgowości, elastyczność, wreszcie skalowalność.

Mało istotne wśród przyczyn migracji związanych z funkcjonalnością systemów są takie czynniki jak elastyczność i skalowalność pakietów. Przez elastyczność pakietów rozumie się tu możliwość ich modyfikacji w miarę tanim kosztem, za czym idzie dobrze zaprojektowana parametryzacja. Elastyczność systemów aplikacyjnych zależy więc w dużym stopniu od poziomu zaawansowania stosowanego oprogramowania narzędziowego. Narzędzia pochodzące 'genealogicznie' z tej samej epoki ze zbliżonej półki cenowej, są w zasadzie porównywalne jakościowo. Stąd elastyczność jeśli jest stymulatorem migracji, to głównie na poziomie narzędzi programowania, projektowym, bądź parametryzacyjnym.

Skalowalność pakietów zarządzania jest wśród badanych przypadków migracji, obok elastyczności, najrzadziej wskazywanym funkcjonalnym czynnikiem zmiany. Oznacza to, że użytkownicy oceniają, iż przemiany jakościowe zachodzące w przedsiębiorstwie o bardzo dużej dynamice wzrostu rzadko można obsłużyć w pakiecie właściwym dla poprzedniego etapu jego rozwoju. Być może dlatego przedsiębiorstwa dobierają systemy do swojego obecnego etapu rozwoju, nie biorąc pod uwagę swoich ewentualnych potrzeb za więcej niż 5 lat, kiedy to dotychczas stosowane pakiety zarządzania całkowicie się zamortyzują.

http://www.dis.waw.pl