Nadchodzą e-kontrole!

Pracownicy urzędu skarbowego mają prawo sprawdzić, czy i jak przedsiębiorcy wywiązują się z obowiązków wobec fiskusa. Nie mogą jednak prowadzić kontroli w nieskończoność. Związani są limitami określonymi w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Czas trwania wszystkich kontroli prowadzonych w jednym roku kalendarzowym przez urząd skarbowy u mikroprzedsiębiorcy nie może przekroczyć 12 dni roboczych. W przypadku małych przedsiębiorców jest to 18 dni roboczych, średnich firm - 24 dni robocze, pozostałych - 48 dni roboczych. Wynika to z art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Ograniczenia takie cieszą podatników. Powinni jednak pamiętać o wyjątkach. Czasami kontrolerzy mogą dłużej weryfikować rozliczenia podatkowe. Przedłużenie czasu trwania kontroli wchodzi w rachubę, gdy w jej trakcie wyjdzie na jaw, że podatnik nie złożył deklaracji albo zaniżył zobowiązanie podatkowe lub zawyżył stratę w wysokości przekraczającej równowartość 10 proc. kwoty zadeklarowanego zobowiązania bądź straty. Czas trwania kontroli w takiej sytuacji nie może przekroczyć dwukrotności limitu określonego dla danego przedsiębiorcy. Są ponadto sytuacje, gdy kontrolerzy w ogóle nie muszą pamiętać o limitach. Przykładem może być kontrola dotycząca zasadności zwrotu VAT.

Takie przypadki to mimo wszystko odstępstwa od zasady, że czas trwania kontroli jest ograniczony. Nie należy więc się dziwić, że pracownicy urzędów skarbowych - przede wszystkim tych obsługujących duże firmy - coraz częściej przeprowadzają elektroniczne kontrole rozliczeń podatkowych. Pozwala to je sprawdzić szybciej i bardziej efektywnie.

Nowa metoda sprawdzania

E-kontrola to typowa kontrola. Prowa­dzona jest jak każda kontrola podatkowa, na podstawie przepisów ordynacji podatkowej. To, co ją wyróżnia, to metoda weryfikacji rozliczeń. Pracownicy urzędu skarbowego nie muszą bowiem wertować stosu dokumentów papierowych. Wykorzystują fakt, że księgowość firmy prowadzona jest - przez nią samą lub biuro rachunkowe - w oparciu o komputerowe programy finansowo-księgowe. Mogą w formie elektronicznej pobrać dane z takiego programu, a następnie analizować je za pomocą specjalistycznego oprogramowania.

Podstawą do takich działań jest art. 286 § 1 pkt 4 ordynacji podatkowej. Stanowi on, że kontrolerzy są uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Jeżeli pracownicy urzędu skarbowego chcą przeprowadzić e-kontrolę, zjawiają się nie tylko z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli, ale również z pismem zawierającym prośbę o udostępnienie informacji o używanym przez firmę oprogramowaniu finansowo-księgowym. Po uzyskaniu tych informacji występują o udostępnienie danych w formie elektronicznej. Kontroler, który je pobiera, sporządza protokół.

Analiza danych

Dane pobrane od podatnika w formie elektronicznej poddawane są testom. Wykorzystuje się do tego specjalne oprogramowanie do analizy danych: ACL i IDEA. Testy mogą polegać na zbadaniu poprawności rachunkowej rozliczeń, sprawdzeniu numeracji faktur pod kątem ich powtarzalności, weryfikacji danych kontrahentów z wykorzystaniem bazy NIP itp. Testy mogą być bardzo rozbudowane. Analiza może objąć nawet kilka lat, co w przypadku tradycyjnej weryfikacji - ze względu na limity czasu trwania kontroli - jest praktycznie wykluczone.

Nie oznacza to oczywiście, że kontrolerzy muszą poprzestać na analizie danych pobranych w formie elektronicznej. Tak jak w przypadku tradycyjnej kontroli mogą sięgnąć po dokumenty źródłowe, zażądać od uprawnionych osób wyjaśnień związanych z zakresem kontroli czy przeprowadzić inne dowody.

Kontrola kończy się protokołem. Zawiera on w szczególności opis dokonanych ustaleń faktycznych, dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów, ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli. Z tych elementów będzie wynikało, w jakim zakresie analiza danych pobranych w formie elektronicznej była podstawą ustaleń kontrolnych. Jeżeli podatnik nie będzie zgadzał się z tymi ustaleniami, może złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie odpowiednie wnioski dowodowe.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 29.08.1997 r. - ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.),
   
• ustawa z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.).

Procedura e-kontroli