Nielegalne archiwa do likwidacji

Do końca 2005 roku prywatne archiwa zajmujące się przechowywaniem dokumentacji płacowej i osobowej miały czas na dostosowanie się do obecnie obowiązujących wymogów prawnych. Legalnie mogą bowiem działać tylko spółki kapitałowe, które uzyskały wpis do rejestru, dysponują odpowiednią bazą magazynową i zatrudniają archiwistów. Natomiast pozostałe firmy powinny zostać zlikwidowane.

Przekazanie dokumentów

- Firma, która zaprzestaje prowadzenia działalności, powinna przekazać dokumentację na dalsze przechowanie uprawnionym podmiotom - wyjaśnia Wiesława Majak, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. - Możemy przejmować dokumenty w takich przypadkach. Załatwiamy pojedyncze wnioski, lecz ich liczba, w stosunku do oczekiwań, jest na razie niewielka. Nie mamy jednak żadnych środków prawnych, żeby zmusić takie firmy do przekazania dokumentów, na przykład nam.

- Nie wiemy, ile firm nielegalnie przechowuje dokumentację płacową i osobową - wyjaśnia dr Andrzej Biernat, dyrektor generalny Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. - Nikt bowiem przed wprowadzeniem rejestrów nie prowadził takich statystyk. W przeszłości wystarczyło tylko zgłosić działalność gospodarczą, aby w piwnicy, na strychu czy w przypadkowym magazynie przechowywać dokumentację pracowniczą.

Kontrola marszałka

Do końca ubiegłego roku wojewoda miał obowiązek skontrolować firmy prowadzące archiwa przechowujące dokumentację pracowniczą. Miał na to rok, licząc od dnia wpisu do rejestru. Od 1 stycznia 2006 r. prawo kontrolowania firm prowadzących archiwa komercyjne mają urzędy marszałkowskie.

- Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym prowadzimy kontrolę w firmach objętych wpisem do rejestru - wyjaśnia Witold Trólka z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. - Ustawa nie zawiera jednak przepisów dotyczących możliwości kontrolowania przez marszałka województwa śląskiego firm, które w przeszłości prowadziły działalność gospodarczą polegającą na przechowywaniu dokumentów pracowniczych i nie wystąpiły o wpisanie na listę.

Według dr. Andrzeja Biernata najważniejszym problemem związanym z dalszym istnieniem nielegalnych archiwów jest to, że takie podmioty nie mają uprawnień do wystawiania zaświadczeń o okresach zatrudnienia oraz wysokości płac uznawanych przez organy rentowe.

- Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma obowiązek sprawdzić każdy dokument pod względem formalnym i prawnym - wyjaśnia Zuzanna Turowska, naczelnik Wydziału Kapitału Początkowego Departamentu Świadczeń Emerytalno-Rentowych ZUS.

Kary dla oszustów

Do naszej redakcji docierają już sygnały, że niektóre magazyny nadal przechowujące dokumenty ze zlikwidowanych przedsiębiorstw wydają oryginały zamiast odpisów lub kopii przechowywanej dokumentacji. Archiwa nie mają do tego prawa, gdyż ich obowiązkiem jest chronienie dokumentów, a nie pozbywanie się ich.

Zdaniem dr. Andrzeja Biernta konieczna jest nowelizacja ustawy o archiwach.

Nieuczciwi właściciele firm zajmujących się przetrzymywaniem dokumentów nie chcą przekazywać posiadanych dokumentów do legalnie działających podmiotów, gdyż musieliby za to zapłacić. Często nie mają jednak pieniędzy. To główny powód, że nie mogą sprostać nowym wymaganiom. Dlatego konieczne jest wprowadzenie bezwzględnego nakazu zaprzestania takiej działalności.

Warto wiedzieć, że istnieje możliwość karania oszustów. Zgodnie z art. 601 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń (Dz.U. nr 12, poz. 114 z późn. zm.), firma wykonująca działalność gospodarczą bez wymaganego zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wpisu do rejestru działalności regulowanej lub bez wymaganej koncesji albo zezwolenia, podlega karze ograniczenia wolności albo grzywny. Tej samej karze podlega, kto nie dopełnia obowiązku zgłaszania do ewidencji działalności gospodarczej zmian danych objętych wpisem. Pozostaje tylko do wyjaśnienia, do jakiego organu powinna należeć inicjatywa karania, skąd ma on czerpać wiarygodne informacje o tym, kogo należy kontrolować.

Bożena Wiktorowska