Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych mają obowiązek przekazywania dwukrotnie w ciągu roku odpisów na ten fundusz. Przepisy przewidują też skorygowanie dokonanych wpłat na koniec roku adekwatnie do średniorocznego stanu zatrudnienia.
Tworzenie Funduszu Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Natomiast w odniesieniu do pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - odpis wynosi 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa powyżej. Odrębnie uregulowano wysokość odpisów na pracowników młodocianych. Ponadto pracodawca może dokonywać odpisów fakultatywnych na określone grupy zatrudnionych i na prowadzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego.
Przepisy wymienionej ustawy pozwalają pracodawcom zatrudniającym według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także pracodawcom zatrudniającym według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzącym Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej, dowolnie kształtować wysokość odpisu w układzie zbiorowym pracy, a gdy pracownicy nie są objęci takim układem - w regulaminie wynagradzania (art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS).
Przekazanie odpisu na rachunek bankowy
Ustawa o ZFŚS wskazuje dwa terminy przekazania odpisów i zwiększeń na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu. I tak, 75 proc. odpisów podstawowych na zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) i na pracowników młodocianych pracodawca jest obowiązany przelać na rachunek bankowy do 31 maja danego roku. Natomiast pozostałą część dokonanych odpisów i zwiększeń - do 30 września danego roku.
Korekta odpisów
Na koniec roku pracodawcy tworzący Fundusz są zobligowani do skorygowania odprowadzonych odpisów. Powinność ta wynika z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu... (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). Zgodnie z tym przepisem podstawę naliczenia odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Korekta Funduszu polega na tym, że do 31 grudnia danego roku pracodawca ma obowiązek przeliczenia faktycznie zatrudnionych w tym roku pracowników i przekazanych w związku z tym odpisów.
Dokonywanie odpisów w czasie epidemii
Na czas zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ustawodawca wprowadził zmiany w ustalaniu odpisów na fundusz, a także dopuścił możliwość zawieszenia tworzenia funduszu.
Jak stanowi obowiązujący od 24 czerwca 2020 r. art. 15ge ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19... (Dz. U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.), zwanej specustawą w sprawie COVID-19, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, o których mowa w art. 15g ust. 9 i art. 15gb ust. 2 tej ustawy, pracodawca może zawiesić obowiązki dotyczące:
- tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS,
- dokonywania odpisu podstawowego,
- wypłaty świadczeń urlopowych.
W firmach, w których działają związki zawodowe, zawieszenia wymienionych obowiązków dokonuje się w porozumieniu z nimi.
Ponadto firmy stosujące na mocy art. 4 ustawy o ZFŚS wyższą wysokość odpisu na ZFŚS oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określa ta ustawa, mają obowiązek w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy wspomnianego już spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, stosować wysokość odpisu na ten fundusz określoną w ustawie o ZFŚS (art. 15ge ust. 3 specustawy w sprawie COVID-19).
Należy dodać, że firmy te pierwszą ratę odpisów w wyższej wysokości przekazały już do końca maja 2020 r. Odpisy te będą więc wymagały korekty, co potwierdza MRPiPS (patrz ramka). W tej kwestii nasze Wydawnictwo zwróciło się do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o przedstawienie sposobu dokonania tej korekty. Do dnia oddania GP do druku nie otrzymaliśmy jeszcze odpowiedzi w tym zakresie.
"(...) Z treści powołanej regulacji (art. 15ge ust. 3 specustawy w sprawie COVID-19 - przyp. red.) wynikałoby, iż u niektórych pracodawców przedsiębiorców objętych tym rozwiązaniem nie będą stosowane układowe lub regulaminowe postanowienia o wyższej niż przewiduje ustawa (...) o ZFŚS, wysokości odpisu na ZFŚS z mocy wprowadzanej regulacji. Pracodawcy ci będą zatem stosować (...) od dnia 24 czerwca br. wysokości odpisu na ZFŚS, zawarte w ustawie o ZFŚS.
(...), wejście w życie powołanych regulacji będzie skutkować także potrzebą dostosowania przez pracodawców objętych tymi przepisami naliczenia odpisu na ZFŚS na 2020 r. do obowiązującego stanu prawnego w tym zakresie, co skutkuje także koniecznością korekty równowartości środków z tego tytułu, przekazywanych na rachunek bankowy ZFŚS. (...)".
Pismo MRPiPS udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 14 lipca 2020 r.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070)
autor: Ewa Madejek Gazeta Podatkowa nr 77 (1743) z dnia 2020-09-24
