Powracający dylemat gruszy i palmy, czyli dokąd na wyjazd motywacyjny

Ma znaczący wpływ na to, jak długi powinien być wyjazd, jakiego rodzaju infrastruktury możemy się spodziewać, jakie atrakcje będziemy mogli zapewnić uczestnikom wyjazdu i może łatwo przesądzić o sukcesie bądź porażce całego przedsięwzięcia.

Budżet wyjazdu to punkt rzadko kiedy podlegający negocjacjom, a jego wpływ na wybór miejsca podróży jest zasadniczy. Decyzja o tym, jaką kwotę chcemy na ten cel przeznaczyć, powinna bazować na naszych oczekiwaniach odnośnie efektu, jaki chcemy osiągnąć. Analogicznie, potencjalni uczestnicy wyjazdu, najczęściej pracownicy firmy, będą spodziewać się "zwrotu z inwestycji". W tym przypadku, inwestycji czasu i energii w np. poprawienie wyników. Dlatego też planując budżet programu incentive travel warto zadbać o współmierność wartości nagrody do włożonego w jej zdobycie wysiłku.

Stwierdzenie, że koszty rosną wraz z odległością jest truizmem, lecz w praktyce jest to fakt często pomijany. W przypadku odległych i egzotycznych kierunków koszty transportu lotniczego mogą pochłonąć w skrajnych sytuacjach połowę budżetu wyjazdu. Inne często pomijane we wstępnych kalkulacjach pozycje to opłaty wizowe, koszty szczepień i ubezpieczenia, które jednostkowo wydawać się mogą niezauważalne, ale przemnożone przez liczbę uczestników mogą urosnąć do poważnych kwot.

Pułapki związane z kosztami nie są jednak wyłącznie domeną dalekich podróży. Warto wskazać w tym miejscu choćby różnice kulturowe w podejściu do napiwków i opłat za serwis występujące na naszym europejskim podwórku, lub klasyczny wręcz przykład tanich linii lotniczych, które często pobierają wiele dodatkowych opłat za usługi, rekompensując w ten sposób niską cenę biletu.

Czas to pieniądz, zwłaszcza jeśli chodzi o czas pracy. Z tego też powodu polscy pracodawcy nie decydują się zazwyczaj na dalekie wyjazdy motywacyjne. Typowy wyjazd trwa cztery dni - dwa pełne dni na miejscu i po jednym na podróż. O ile ten schemat sprawdza się w Europie i najbliższych okolicach, o tyle zupełnie nie zdaje egzaminu, jeśli chodzi o kierunki egzotyczne, np. Azję, czy Amerykę Południową, gdzie na podróż w jedną stronę trzeba przeznaczyć znacznie więcej czasu. Przypadkiem szczególnym jest Galapagos - na miejsce docieramy trzeciego dnia podróży.

Nie oznacza to jednak, że dalekie wyjazdy nie są opłacalne. Odmienność odległych miejsc, zarówno kulturowa jak i przyrodnicza, z nawiązką rekompensuje uczestnikom trudy podróży. Brak negatywnego wpływu długości podróży na efekt motywacyjny wielokrotnie wykazywały badania. Warunkiem koniecznym była jednak zawsze wystarczająca ilość czasu, pozwalająca uczestnikom skorzystać z uroków miejsca, w którym się znaleźli. Planując dalekie wyjazdy pamiętajmy więc o tym, że musimy przeznaczyć na nie około tygodnia.

Różnice w oczekiwaniach uczestników odnośnie czasu przeznaczonego na wyjazd będą wynikać również ze struktury grupy docelowej naszego programu. Uczestnicy posiadający dzieci chętniej wybiorą się w podróż krótszą i na mniejszą odległość, co wynika z trudności w zapewnieniu opieki na czas nieobecności. Ich młodsze koleżanki i koledzy z kolei zdecydowanie preferować będą podróże dłuższe i na większe odległości, będą też chętniej akceptować związane z takim wyjazdem ryzyko.

Ten podział pokrywa się z preferencjami dotyczącymi atrakcji. Osoby posiadające własne rodziny wybierają co do zasady kierunki dające możliwość komfortowego wypoczynku i ciekawe pod względem kulturowym, natomiast pozostali cieszyć się będą z elementów przygodowych i rozrywkowych.

Stosunkowo niewielkie znaczenie ma w tym przypadku płeć. Kobiety i mężczyźni mając do wyboru szeroki wachlarz możliwych kierunków podróży, w największej liczbie przypadków kierują się bardzo konkretnym kryterium - obecnością słońca, morza i piasku.

Statystycznie to właśnie tego najczęściej chcą uczestnicy podróży motywacyjnych. Jest to szczególnie zauważalne w naszym kraju, gdzie lato jest krótkie, a przez większość roku jest zimno i mokro. Z dużą dozą prawdopodobieństwa można założyć, że pomysłowi wyjazdu w miejsce z piękną piaszczystą plażą nad błękitnym morzem przyklaśnie większość jego potencjalnych uczestników.

Kiedy zależy nam na jak najlepszej pogodzie, należy zwrócić uwagę na termin wyjazdu. Późne lato i cała jesień to sezon huraganów na Karaibach, jest to z kolei doskonały czas na podróż do Azji, gdzie wysokie temperatury już nie dokuczają, a nie rozpoczęła się jeszcze pora deszczowa. Planując odwiedzić Australię lub Nową Zelandię, pamiętajmy o odwróceniu pór roku na półkuli południowej - gdy w Polsce jest lato, na antypodach panuje zima, a im dalej na północ, tym jest cieplej.

Nie należy jednak sądzić, że złote plaże i słońce są odpowiedzią na wszystkie potrzeby uczestników podróży motywacyjnej. Jest jeszcze czynnik, który oddziałuje na najsilniejszy motor ludzkiej motywacji, czyli naszą wrodzoną ciekawość.

To efekt nowości i ekskluzywności.

Badania wykazują, że to właśnie powab nieznanego i aura niedostępności najmocniej wpływają na wyobraźnię i skłaniają do większego wysiłku. Nawet najdrobniejszy biały piasek i lazurowe morze w końcu się nudzą, plaże stają się do siebie podobne, niezależnie od długości i szerokości geograficznej, a efekt motywacyjny słabnie. Stąd potrzeba dywersyfikacji doznań, a co za tym idzie, również kierunków podróży.

Ważne jest, by plany wyjazdów motywacyjnych sięgały przynajmniej rok wprzód, by nie zostawiać wyboru miejsca przypadkowi, modzie lub trendom rynkowym. Ważne, by tworzyły razem ciągłość, historię, by odpowiadały indywidualnemu charakterowi grupy, dla której są przeznaczone. Unikajmy przy tym powtórzeń, stopniujmy napięcie. Nie organizujmy pierwszego wyjazdu naszej załogi do Abu Dhabi czy Nowego Jorku, inaczej trudno będzie nam w kolejnych latach sprostać kryterium ekskluzywności i niedostępności. Choć i tu otwierają się wciąż nowe opcje - w przyszłym roku planowane jest wejście do sprzedaży lotów balonem stratosferycznym - starty z okolic Malagi.

Świat jest pełen miejsc niezwykle ciekawych, stymulujących, zarówno tych bardzo odległych, jak i tych tuż za progiem. Wysiłek włożony w ich odnalezienie i zbudowanie wokół nich opowieści, to incentive na którym wszyscy wygrywają. Każdy przecież chce wiedzieć, co będzie dalej.

Maciej Korzeniowski, Noble Concierge