Uwaga: Jest szansa na obniżenie opłat
Przyszłość komunikacji głosowej, co przyznają zgodnie wiodące firmy analityczne, należy do rozwiązań bazujących na protokole IP. Duże firmy międzynarodowe, a także operatorzy, już od kilku lat modernizują klasyczną telefonię z uwagi na jej ograniczenia funkcjonalne oraz małą elastyczność kosztową.
Decyzja "czy?" jest w zasadzie podjęta, sprawą do indywidualnego rozstrzygnięcia pozostają kwestie "jak?" oraz "kiedy?". Systemy zintegrowanej komunikacji (ang. Unified Communications, UC) są jedną z najnowszych i najbardziej zaawansowanych technologii telekomunikacyjnych. Umożliwiają przesyłanie głosu i obrazu za pomocą sieci komputerowej, co daje zarówno firmom, jak i użytkownikom indywidualnym, szansę obniżenia opłat za połączenia krótko- i długodystansowe.
Wdrożenie systemu UC wiąże się z reguły ze znacznymi wydatkami. Jednocześnie, szczególnie w wypadku dużych instytucji, oszczędności lub innego rodzaju korzyści mogą spowodować zwrot całości lub przynajmniej części kosztów. Mimo tych oszczędności, przedsiębiorstwa muszą zmierzyć się z następującym pytaniem: Czy zwrot z inwestycji (ROI) w nowoczesny system komunikacyjny jest wystarczający dla pokrycia wydatków związanych z jego wdrożeniem?
Bezpośrednią korzyścią finansową z zastąpienia tradycyjnych central i łączy telefonicznych systemem zintegrowanej komunikacji jest optymalizacja kosztów związanych z połączeniami telekomunikacyjnymi. Wynika ona z "darmowych" połączeń wewnątrz organizacji oraz możliwości "przenoszenia" połączeń międzynarodowych do kraju docelowego (także między regionami kraju) poprzez sieć komputerową.
Innym obszarem optymalizacji kosztów są podróże służbowe. Możliwość ich częściowego zastąpienia przez wideokonferencje oznacza potencjalne ograniczenie wydatków na bilety lotnicze, hotele czy diety. Mając tego świadomość, wiodący dostawcy systemów tej klasy oferują rozwiązania typu "teleobecność". Wykorzystując kamery o wysokiej rozdzielczości (HD) dają one uczestnikom spotkania wrażenie, że rozmawiają "twarzą w twarz" z innymi ludźmi znajdującymi się setki kilometrów dalej.
Istnieje dodatkowo szereg korzyści pośrednich, które wiążą się z wdrożeniem UC. Najczęściej wymienia się jego szeroką funkcjonalność, znacznie wykraczającą poza komunikację głosową. Istotna jest również "gładka" integracja systemu z firmową książką telefoniczną i systemem CRM, a także zwiększenie bezpieczeństwa komunikacji dzięki szyfrowaniu ruchu telefonicznego.
Podejmując decyzję o modernizacji systemu telefonicznego, trzeba mieć świadomość, że zwrot z inwestycji (ROI), "podpowiadany" przez dostawców, może być nieadekwatny do lokalnych uwarunkowań. Co więcej, niektóre organizacje są zmuszone zrezygnować z wdrożenia systemu UC ze względu na brak wydajnej infrastruktury IT oraz niewystarczającą wiedzę kierownictwa i użytkowników. Warto również pamiętać, że istniejąca w firmie "wielokrotnie zamortyzowana" centrala abonencka będzie prawdopodobnie najtańsza, choć zapewni funkcjonalność ograniczoną wyłącznie do komunikacji głosowej.
Autor Marcin Żebrowski
Autor jest kierownikiem Działu Konsultingu w Audytel SA.
