Zmiana VAT może nas słono kosztować

Kiedy tylko pojawił się pomysł ministra finansów na manipulowanie przy podatku VAT, zadrżały w posadach wszystkie firmy informatyczne, które oferują oprogramowanie do zarządzania. Nowa ustawa w istocie wymusza praktycznie na wszystkich przedsiębiorstwach największe od 17 lat, kiedy to VAT wprowadzono, modyfikacje infrastruktury informatycznej. Skala koniecznych zmian jest być może porównywalna do tej sprzed 11 lat, kiedy modyfikowano obowiązkowe składki ZUS. Jest jednak pewna różnica pomiędzy obecnym stopniem informatyzacji biznesu, a tym, z czym mieliśmy do czynienia 11 czy 17 lat temu. Dziś już żadna firma nie może funkcjonować bez odpowiednich systemów wspomagających sprzedaż, księgowość czy kadry. A zmiana VAT tak naprawdę dotyczy każdego z tych obszarów. Oznacza to, że modyfikowanie infrastruktury nie może się odbywać w jednym punkcie czy obszarze, ale musi być ono traktowane kompleksowo, systemowo. To z kolei wymaga czasu, odpowiedniej uwagi, testowania, szkoleń, przygotowania się do zmian. Trudno wyzwania te oddzielić od niezbędnych nakładów finansowych. Modernizacja infrastruktury IT może w niektórych przypadkach słono kosztować.

Przystosowanie IT do nowych przepisów wymaga zakupu nowego oprogramowania lub instalacji jego zaktualizowanej wersji. Kto zapłaci za przystosowanie biznesu do nowych przepisów? Ciśnie się na usta cytat z jednego z bardziej znanych skeczów: "My. Cały naród...", a to dlatego, że to faktycznie przedsiębiorcy przyjmą na siebie ciężar kosztu adaptacji zmian. W najlepszej sytuacji są te firmy, które korzystają z aktualnych wersji systemów wspomagających zarządzanie, a do tego współpracują z dostawcą oprogramowania w ramach tzw. abonamentu. Abonament taki gwarantuje otrzymanie nowych wersji systemów bez dodatkowych opłat za licencję. Firmy, które nie mają abonamentu, mają ostatnią szansę na to, by sprawdzić, czy w tym roku mogą taki abonament jeszcze wykupić. Może być to opłacalna inwestycja aż z trzech powodów.

Po pierwsze, po nowym roku otrzymają za darmo systemy przystosowane do obsługi transakcji według nowych stawek VAT. Po drugie, chodzi o bezpieczeństwo i stabilność firmy. Szczęśliwi posiadacze abonamentu jeszcze przez okres 12 miesięcy otrzymają za darmo kolejne nowe wersje systemów. Rząd nie wyklucza dalszych modyfikacji stawek VAT, a zatem łatwo wnioskować, że po 2010 r. systemy informatyczne będą musiały być nieustannie modernizowane. Szykuje się więc po stronie dostawców oprogramowania kilkuletnia zawierucha i okres wytężonej pracy, w czasie którego przedsiębiorcy chcieliby mieć gwarancję bezpieczeństwa i nie koncentrować się na budżetowaniu kolejnych "prezentów" od ministra finansów. Po trzecie, właściciele abonamentów są obsługiwani w pierwszej kolejności. W obliczu kilkudziesięciu tysięcy firm gorączkowo poszukujących aktualnych rozwiązań ten trzeci argument może mieć istotne znaczenie - kolejki mogą być za długie.

W gorszej sytuacji są firmy, które użytkują starsze wersje oprogramowania. Z reguły muszą one najpierw kupić obecnie oferowane licencje, a dopiero potem myśleć o aktualizacji systemów do znowelizowanych stawek VAT. To oznacza spory wydatek, ale dostawcy oprogramowania oferują promocje na zakup licencji. Zmiana VAT to również koszt dostosowania kas fiskalnych, a także drukarek, które z nimi współpracują. Mówimy o niemałej skali, bowiem w Polsce działa obecnie ponad 1,5 mln kas fiskalnych. Urządzenia te muszą działać zgodnie z przepisami już z początkiem stycznia 2011 r. Od maja przyszłego roku ich ilość ma jeszcze wzrosnąć - szacunkowo dojdzie ich nawet 300 tys., bo staną się obowiązkowe u lekarzy i prawników! Przedsiębiorcy mają naprawdę mało czasu, by się przygotować do zmian.

A to jeszcze nie koniec kosztów - już teraz piętrzą się pytania przedsiębiorców o tryb zmiany cenników, o to, jak przeszkolić operatorów systemów, jak kalkulować promocje z "urwanym groszem", wreszcie, jak, kiedy i za czyje pieniądze informować klientów o zmianie cen taryf, usług ciągłych, produktów itd. Księgowi pytają z kolei o przypadki nietypowe: wystawianie faktur w 2011 r. do zakupów dokonanych w 2010 r.; korygowanie faktur w 2011 r. wystawianych w roku bieżącym, zaliczka z grudnia ze starą stawką i jej rozliczenie po 1 stycznia z... a właśnie, z jaką? I tak dalej... Wątpliwości, pytania, dyskusje - to wszystko już dziś pochłania mnóstwo czasu pracy specjalistów, którym na co dzień nie brakuje przecież pracy. Drążenie tematu konsekwencji wprowadzenia zmiany stawek VAT oznacza coś więcej niż tylko zastąpienie liczby 22 liczbą 23.

Obecnie systemy IT stanowią strategiczną część zasobów firm - muszą być one sprawne, by firmy w ogóle działały. Ryzyko posiadania niewydajnych systemów jest więc zbyt duże, by ktokolwiek rozsądny mógł się na nie decydować. Aktualizacje i modernizacja muszą kosztować. Ale w związku ze zmianą VAT trzeba je przeprowadzić i koniecznie zaplanować to już dziś. Wkrótce może być za późno.

Piotr Durski

Autor jest PR Managerem Sage Sp. z o.o.