Zysk ze spotkań

Światowe Forum Ekonomiczne w Davos. Joe Biden, wiceprezydent Stanów Zjednoczonych, zaprasza liderów biznesu do debaty o sposobach walki z nowotworami. Ważną w nich rolę mają odegrać nowe technologie, w tym analiza dużych zbiorów danych (big data), co zaznacza Bill McDermott, prezes SAP, którego matka zmarła na tę chorobę. Dyskusja staje się początkiem zacieśniania współpracy między światowymi liderami innowacji a największymi firmami farmaceutycznymi...

- Menedżerowie, eksperci, a czasem także politycy zbierają się po to, by poruszać problemy ważne nie tylko z punktu widzenia gospodarki, ale również dla społeczeństwa - zapewnia Tomasz Niebylski, dyrektor ds. wsparcia sprzedaży w SAP Polska. - Na takich spotkaniach powstają inicjatywy i padają deklaracje, które mogą znacząco wpłynąć na otaczającą nas rzeczywistość.

To jedna z płaszczyzn korzyści z wielkich międzynarodowych konferencji. Mosty można budować także w nieco inny sposób.

- Przełomowym dla nas wydarzeniem było uczestnictwo w Europejskim Kongresie Gospodarczym (EEC) w Katowicach. Podczas jednego z paneli doszło do bardzo ciekawej rozmowy z ministrem rolnictwa Tanzanii i ukierunkowania naszej współpracy. Kilka miesięcy później udało się nam podpisać znaczący kontrakt - mówi Karol Zarajczyk, prezes zarządu Ursusa.

Na rolę katowickiego spotkania, z punktu widzenia polityka, zwróciła też uwagę przewodnicząca Komisji Unii Afrykańskiej, Nkosazana Dlamini-Zuma, także gość Kongresu, która mówiła o ambicjach i oczekiwaniach afrykańskich społeczeństw i gospodarek. Można zatem powiedzieć, że w pewnym sensie w Katowicach zaczęła się afrykańska kariera ciągników Ursusa.

- Mogliśmy w jednym miejscu rozmawiać z wieloma przedstawicielami krajów afrykańskich. Okazało się, że mamy wiele projektów do zaproponowania, nie tylko maszyn rolniczych, lecz także w sferze odnawialnych źródeł energii czy turystyki - wspomina Zarajczyk.

Dla Marcina Dąbrowskiego, prezesa Surge.Cloud, główne atuty biznesowych konferencji to oszczędność pieniędzy, czasu, no i skrócenie ścieżki do osób, z którymi chcemy robić interesy.

- Jeśli w trzy dni można odbyć 30 spotkań z ludźmi z Kalifornii, Dublina, Dubaju, Londynu, ale też z Polski, warto wsiąść do samolotu czy pociągu - zachęca szef Surge.Cloud. - Aby poza eventami móc porozmawiać z menedżerami właściwego szczebla i tak musielibyśmy tam polecieć. Przy czym trzeba by jeszcze przejść drogę standardowego umawiania spotkań, co trwa i nie zawsze kończy się sukcesem. Tu mamy najważniejszych w jednym budynku.

Nawet gdy do spotkania nie dojdzie, można posłuchać tych, którzy wyznaczają trendy: skonfrontować z nimi własne poglądy, wysłuchać interpretacji i komentarzy.

Troska o firmę i jej otoczenie nie wyklucza dbałości o własną karierę. Ta zaś zależy od ciągłego poszerzania horyzontów i networkingu, czy - szerzej - budowy relacji z otoczeniem. To kolejny ważny powód, dla którego warto bywać na sympozjach, konferencjach i kongresach.

- Uczestniczyć w tzw. eventach, to trzymać rękę na pulsie. Dzięki nim nie umkną nam nowinki rynkowe, poznamy świeże podejście do znanych zagadnień, otrzemy się o zjawiska i tendencje, które wyłaniają się z analiz prelegentów - zachwala Anna Łopuch, dyrektor PR w VSoft.

Aleksandra Potrykus-Wincza, dyrektor regionalna Mood na Polskę i kraje bałtyckie, uważa, że "zwrot z inwestycji" przynoszą tylko wartościowe konferencje. Te w Polsce - przekonuje - nie są zaś takie częste.

- Gdybyż chodziło tylko o brak przestronnych sal, szwankującą klimatyzację czy przestarzały sprzęt audiowizualny. Niestety, główny zarzut pod adresem wielu firm eventowych jest dużo poważniejszy: wprowadzają klienta biznesowego w błąd, nie wywiązują się z obietnic - wskazuje dyrektor Potrykus-Wincza. I uzasadnia: - Do uczestnictwa w konferencjach mają zachęcać znane nazwiska prelegentów. Potem się okazuje, że rynkowy guru nie przyjechał lub pojawił się tylko na chwilę.

Niesolidność ma jednak krótkie nogi. Niespodziewana nieobecność znanych postaci może się zdarzyć (z przyczyn losowych czy nagłych zdarzeń), jeśli się jednak powtarza, to trwale podrywa zaufanie do organizatorów i zniechęca do udziału w kolejnych imprezach. Jak w każdym biznesie, tak i w branży spotkań, na dłuższą metę rzetelność procentuje.

A jeżeli VIP-owie już są, zawsze można liczyć, że pojawi się sprzyjający moment... na krótką pogawędkę. Marek Skała, właściciel firmy Megalit - Instytut Szkoleń i autor bestsellerowych książek, choć nigdy nie był na liście osób do tego uprawnionych - tak właśnie zetknął się m.in. z Zbigniewem Brzezińskim czy Warrenem Buffetem.

- Z Michaiłem Gorbaczowem przeszedłem kawałek hotelowego korytarza. Nieznajomi pytali, kim jest ten facet, przy którym Michaił tak dobrze się czuje. Natomiast koledzy byli ciekawi, o czym tak długo z nim rozmawiałem - uśmiecha się Marek Skała. - To niesamowite przeżycie: spotkać ludzi, którzy od kiedy pamiętam byli dla mnie źródłem inspiracji.

Prestiżowe, wartościowe, dobrze przygotowane konferencje pozwalają wyjść poza firmowe lub branżowe opłotki.

- Tu chodzi o budowę osobistej marki menedżera - klaruje Bertrand Le Guern, prezes Petrolinvestu. - Zasada "usiądź w kącie, a na pewno ktoś cię zobaczy" już dawno przestała obowiązywać.

Julia Izmałkowa, szefowa firmy badawczej Izmałkowa Consulting, oczekuje dobrego przygotowania od prelegentów - powinni dostosować wystąpienia do poziomu wiedzy słuchaczy i umieć powiedzieć coś nowego, innowacyjnego. Za wzorcowy pod tym względem uważa Cannes Lions, najważniejszy festiwal reklamowy na świecie.

- Niektórzy znają to wydarzenie tylko z nagród. Dla mnie to tydzień szkoleniowy i networkingowy - tłumaczy menedżerka. - Chodzę głównie na ćwiczenia, bo potem mogę obejrzeć nagrania większości wykładów i zrobić notatki. Forma warsztatów daje możliwość skonfrontowania teorii z praktyką, działaniem.

Jacek Walkiewicz, psycholog, członek Stowarzyszenia Profesjonalnych Mówców, wyznaje zasadę 5P: Prawidłowe Przygotowanie Przeciwdziała Partaczeniu Prezentacji (dotyczy to zresztą także dyskusji). Natomiast Marek Skała cytuje Winstona Churchilla: "najlepsze jest wystąpienie spontaniczne, a najlepszym wystąpieniem spontanicznym jest to, które powtórzyłem 30 razy".

- Menedżerowie zakładają, że skoro mają mówić o rzeczywistości, w której zanurzeni są od lat, nie muszą ćwiczyć. Potem stają sami na środku sceny, z zupełną pustkę w głowie. Dopiero wtedy dostrzegają, w jak wielkim byli błędzie - zaznacza Marek Skała.

Dobór i przygotowanie dyskutantów czy prelegentów to rola organizatora i moderatorów, ale nawet przy potknięciach w trakcie debat czy prezentacji konferencja nie musi być stratą czasu. Inspiracje mogą pojawić się poza oficjalnym nurtem kongresu. Jacek Świeca, radca prawny, partner zarządzający Kancelarii Prawnej Świeca i Wspólnicy, przywiązuje dużą wagę do warstwy merytorycznej spotkań. Za najważniejsze uznaje jednak nawiązane podczas nich znajomości.

- Jako prawnicy mamy zakaz reklamowania się, więc sympozja, konferencje i kongresy są jedyną okazją do pochwalenia się wiedzą, doświadczeniem i sukcesami, a jednocześnie możliwością zaprezentowania i sprzedania swoich usług - ujawnia mecenas Świeca.

Za bezcenne uważa rozmowy kuluarowe. Choćby były błahe i krótkie, przynoszą zwykle więcej korzyści niż bezosobowe oferowanie usług. I znów wraca atut: nawiązywanie bezpośrednich kontaktów. W moc tzw. small talk wierzy także Izmałkowa. W zeszłym roku na Cannes Lions poznała jednego z dyrektorów kreatywnych Facebooka. Rozmowa zeszła na rolę Instagramu dla młodych.

- Tak zaczęliśmy większą współpracę. Zrealizowałam dla Facebooka projekt, a mój zagraniczny klient wystąpił razem ze mną na polskiej konferencji poświęconej mediom społecznościowym - nie ukrywa satysfakcji Izmałkowa.

Ważne też, by cykliczne kongresy czy konferencje nie zastygały w jednej formule - powinny szukać odpowiedzi na nowe pytania, które rodzi dynamiczna przecież rzeczywistość.

- To niełatwe, ale, jak dowodzi zainteresowanie VIII już Europejskim Kongresem Gospodarczym, możliwe - przekonuje Wojciech Kuśpik, inicjator EEC i prezes Grupy PTWP, organizatora wydarzenia. - Co roku razem z naszymi gośćmi stawiamy sobie za cel wskazywanie nowych kierunków myślenia o europejskiej i polskiej gospodarce. Tradycyjne tematy ukazujemy w nowych odsłonach, z udziałem prelegentów o zróżnicowanych poglądach; nowe aspekty podpowiada nam zmieniająca się rzeczywistość.

Z chęci odniesienia się do nowych trendów wziął się całkiem nowy w treści i w formule pomysł European Start-up Days - dwudniowego spotkania towarzyszącego tegorocznemu EEC. Kilkudziesięciu prelegentów, kilkaset start-upów, krótkie dyskusje panelowe, spicze autorytetów, mnóstwo niestandardowych prezentacji młodych innowatorów.

A przede wszystkim szansa, by nawiązać współpracę z inwestorami i ekspertami. Ideą jest bowiem tworzenie płaszczyzny komunikacji start-upów z dojrzałym już biznesem - poprzez wykorzystanie obecności przedstawicieli dużych firm na tym największym w Europie Centralnej forum gospodarczym.

Na spotkaniach biznesowych rządzi zasada: im więcej dasz z siebie, tym więcej dostaniesz w zamian. Coraz więcej firm nie ogranicza się do wysyłania swoich przedstawicieli na takie wydarzenia, ale podejmuje się ich współorganizacji. Szczególnie aktywni na tym polu są przedstawiciele rynku nowych technologii, gdzie kreatywne wzorce współpracy, wymiany myśli, wzajemnego inspirowania i pracy zespołowej wpisane są w DNA firm.

Być zwykłym gościem czy słuchaczem to wiele, ale największe korzyści przynosi aktywny udział.

- Występując w roli ekspertów, dzieląc się doświadczeniami i wiedzą, zaczynamy wpływać na nasze otoczenie biznesowe - uważa Anna Łopuch.

- Jeśli przyświeca nam konkretny cel biznesowy, nie ma lepszego miejsca niż targi czy konferencje, żeby swą firmę skierować na nowe tory - podsumowuje Marcin Dąbrowski.

Mirosław Piątkowski

Więcej informacji w portalu "Wirtualny Nowy Przemysł"