Zgodnie z art. 45 § 1 prawa budowlanego dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania takich robót, które dokumentowane są w formie wpisów, a mają znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania budowy, rozbiórki lub montażu. Dziennik budowy należy prowadzić odrębnie dla każdego obiektu budowlanego wymagającego pozwolenia na budowę.
Co do zasady dziennik budowy wydawany jest odpłatnie przez właściwy organ w terminie trzech dni, licząc od dnia, w którym pozwolenie na budowę stało się ostateczne. Jeszcze przed rozpoczęciem robót budowlanych we wspomnianym dokumencie należy dokonać wpisu osób, którym zostały powierzone: kierownictwo, nadzór oraz sprawowanie pieczy nad kontrolą techniczną takich prac. Osoby te potwierdzają przyjęcie powierzonych im zadań i funkcji swoimi podpisami oraz datą zapoznania się z treścią dokumentu. Do dokonywania wpisów w dzienniku budowy upoważnieni są: inwestor, inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant, kierownik budowy, kierownik robót budowlanych, osoby wykonujące czynności geodezyjne w obrębie terenu budowy oraz pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów, które w ramach dokonywanych czynności kontrolnych sprawdzają, czy na danej budowie przestrzegane są odpowiednie przepisy. Sama procedura wydawania dziennika budowy oraz sposób jego właściwego prowadzenia zostają określone, w drodze rozporządzenia, przez Ministra właściwego do spraw budownictwa, lokalnego planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa.
Niestety ani w prawie budowlanym, ani w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 26 czerwca 2002 roku inwestor nie znajdzie odpowiedzi na pytanie, co robić w sytuacji, gdy zaginie dziennik budowy. Ustawodawca nie uwzględnił również możliwości ubiegania się o uzyskanie duplikatu takiego dokumentu. Jedynym rozwiązaniem pozostaje więc wystąpienie o uzyskanie nowego dziennika dla tej samej inwestycji - wyjaśnia Robert Tomaszewski z portalu www.grunttozysk.pl.
Należy jednak pamiętać, że rozporządzenie ministra daje bardzo konkretne wytyczne dotyczące samego dokonywania wpisów w dzienniku budowy. Zgodnie z paragrafem drugim wspomnianego aktu dziennik budowy musi być prowadzony w taki sposób, aby z dokonywanych w nim wpisów bezpośrednio wynikała kolejność zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót budowlanych. Ponad to wpisy winny być dokonywane w sposób trwały i czytelny na oryginałach i kopiach stron, w porządku chronologicznym, co ma uniemożliwić osobom do tego uprawnionym dokonania jakichkolwiek późniejszych uzupełnień (wszelkie korekty natomiast, wraz z właściwym uzasadnieniem dla ich poczynienia, również wprowadzane są w formie wpisów). A więc, innymi słowy, dokonywanie wpisów w dzienniku powinno odbywać się na bieżąco. Jest to równoznaczne z faktem, że dziennika nie będzie można uzupełniać wstecz. W konsekwencji uzyskanie nowego dziennika budowy może wcale nie oznaczać końca kłopotów dla inwestora. Powiatowy inspektor nadzoru budowlanego będzie bowiem mógł w czasie oddawania obiektu budowlanego do użytkowania, poprowadzić odrębne postępowanie celem wyjaśnienia wątpliwości w przebiegu prac, które nie mogły być przecież udokumentowane, ze względu na zakaz uzupełniania dziennika budowy wstecz.
