Podstawowe elementy umowy najmu – o czym nie wolno zapomnieć?

Przede wszystkim kluczowe jest prawidłowe i pełne określenie stron podpisywanej umowy. Osoby fizyczne powinny zostać zidentyfikowane przede wszystkim na podstawie swojego imienia i nazwiska, numeru PESEL, a także adresu zamieszkania. Jeżeli dodatkowo ta osoba prowadzi działalność gospodarczą, należy wskazać numer wpisu do właściwego rejestru, a także jej firmę, NIP oraz REGON. Nieco więcej komplikacji pojawia się przy spółkach komandytowych, z o.o., akcyjnych i innych. Tam bowiem możemy mieć do czynienia z różnymi formami reprezentacji. Należy przed podpisaniem umowy starannie zweryfikować kto i w jakim zakresie może zawrzeć w imieniu spółki umowę danego rodzaju. Czasem spółki korzystają nie tylko ze standardowych reprezentantów, w tym z członków zarządu, ale również prokurentów i pełnomocników.

Ważne jest również precyzyjne określenie czasu trwania umowy i warunków jej wypowiedzenia. Nawet jeżeli mamy do czynienia z umowami na czas określony. Takie umowy teoretycznie kończą się wtedy, gdy upłynie czas, na który zostały zawarte. Strony mogą jednak umówić się, że do rozwiązania umowy może dojść również przy zaistnieniu określonych przesłanek. Jeżeli na przykład najemca wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali w budynku uciążliwym, wynajmujący powinien mieć możliwość wypowiedzenia zawartej umowy najmu bez zachowania terminów wypowiedzenia. Podobnie w pewnych okolicznościach to najemcy powinna przysługiwać możliwość wypowiedzenia umowy przed czasem.

Zawierany kontrakt nie powinien nadto powodować jakichkolwiek wątpliwości, dotyczących wysokości, terminu i sposobu uiszczania umówionego czynszu. W umowie te kwestie powinny zostać precyzyjnie wskazane. Najlepiej umówić się na dokonywanie opłat przelewem. Wtedy nie trzeba zbierać dodatkowych dokumentów, w postaci pokwitowań przyjęcia czynszu. Jeśli chodzi natomiast o koszty eksploatacji istnieją dwie możliwości. Umowy o dostawę poszczególnych mediów mogą zostać zawarte przez wynajmującego. Ten wówczas raz w miesiącu powinien przedstawić rachunki najemcy i wyznaczyć mu termin do zapłaty. Zużycie prądu, gazu albo wody może też zostać rozliczone w inny sposób. Dopuszczalne jest bowiem zawarcie umów z dostawcami bezpośrednio przez najemcę.

Zawierana umowa najmu powinna również posiadać stosowne zabezpieczenia interesu wynajmującego. Temu najlepiej służy kaucja. Może ona zostać wykorzystana na pokrycie strat, związanych z niezrealizowaniem lub nieprawidłowym zrealizowaniem umowy. Jeżeli zatem najemca dopuścił się zniszczenia mieszkania, te straty można pokryć korzystając z kaucji. W przypadku tradycyjnej umowy najmu wysokość kaucji nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu. Z kolei w odniesieniu do umowy najmu okazjonalnego kwota ta nie może przekroczyć sześciokrotności czynszu.

W każdej umowie najmu powinny też znaleźć się precyzyjnie wskazane prawa i obowiązki stron. Dla obu kontrahentów powinno być jasne, co mogą, a czego nie mogą zrobić. Od najemcy można na przykład oczekiwać, że będzie utrzymywał wynajmowany lokal w należytym stanie, że nie będzie go podnajmował, nie będzie trzymał w nim zwierząt albo palił tytoniu. Wynajmujący z kolei może się zobowiązać do zapewnienia sprawnego działania istniejących instalacji i urządzeń, znajdujących się w lokalu, a także do wydania lokalu w określonym terminie i umówionym stanie - wymienia Bartłomiej Kuźniar.