Kiedy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
W prowadzonej działalności gospodarczej bardzo często wykorzystywane są prywatne samochody właścicieli, pracowników oraz samochody wynajmowane lub leasingowane. Wydatki związane z ich używaniem mogą być zaliczonedo kosztów uzyskania przychodów. Jednak prawie zawsze niezbędna jest ewidencja przebiegu pojazdu do ustalenia limitu wydatków, które mogą stanowić koszt.
Zgodnie z ustawą o PIT,do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Do ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu niezbędna jest ewidencja. W przypadku jej braku przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Regulacja ta nie dotyczy jednak samochodów osobowych użytkowanych na podstawie umowy leasingu. Ponadto przepisu tego nie stosuje się do samochodów ciężarowych, które nie są wprowadzone do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa. W tym przypadku stosuje się przepisy ogólne dotyczące kosztów uzyskania przychodu.
Samochód prywatny przedsiębiorcy, czy samochody prywatne pracowników wykorzystywane w działalności gospodarczej, nie podlegają wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej. Dlatego koszty związane z ich używaniem podlegają odliczeniu jedynie do limitu ustalonego poprzez przemnożenie przebiegu pojazdu i odpowiedniej stawki.
Tak więc w przypadku samochodów prywatnych niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.Za jej prowadzenie odpowiedzialna jest osoba używająca dany pojazd.
Przedsiębiorcy w działalności gospodarczej mogą korzystać z samochodów wynajmowanych. Ponoszą z tego tytułu wydatki w postaci opłaty za najem, wydatków na paliwo itp. Samochody wynajmowane nie są wprowadzone do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa, więc w celu zaliczenia wydatków z tytułu ich używania do kosztów podatkowych (dalej: KUP) niezbędna jest odpowiednia ewidencja.
Ponadto zaliczeniu do KUP podlegają jedynie wydatki do kwoty nieprzekraczającej obliczonego na podstawie ewidencji limitu. Kwota czynszu, wydatków na paliwo i innych kosztów przewyższająca limit, nie pomniejszy podstawy opodatkowania przedsiębiorcy.
Mimo faktu, iż samochód będący przedmiotem leasingu nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych przedsiębiorcy, nie musi on prowadzić ewidencji przebiegu takiego pojazdu. Zgodnie bowiem z art. 23 ust 3b ustawy o PIT obowiązek ten nie dotyczy samochodów używanych w ramach umowy leasingu.
W konsekwencji, przedsiębiorcy korzystający z samochodu osobowego na podstawie leasingu operacyjnego, będą mogli zaliczyć wydatki z tego tytułu (opłaty leasingowe, wydatki na paliwo, opłaty eksploatacyjne itp.) do kosztów uzyskania przychodów bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Również podatnicy korzystający z samochodu na podstawie leasingu finansowego nie muszą prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku jednak raty leasingowe nie stanowią kosztu, gdyż to przedsiębiorca (leasingobiorca) dokonuje odpisów amortyzacyjnych takiego auta.
Iwona Cackowska, księgowa Tax Care
