MPiT: Od dziś zaczną obowiązywać e-faktury

Oszczędność czasu, pieniędzy i środowiska, zmniejszenie liczby zatorów płatniczych oraz fałszywych faktur w obiegu - to tylko niektóre korzyści z e-fakturowania.

- Konsekwentnie realizujemy program Od Polski papierowej do cyfrowej. Ostatnie lata to dynamiczny rozwój usług e-administracji publicznej. Polacy przekonali się, że cyfryzacja ułatwia życie, a sprawy urzędowe można załatwiać z domu, bez wizyt w urzędach. Popularność e-usług rośnie systematycznie i cieszą się one coraz większym zainteresowaniem - zauważa minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz.

- E-faktury w formie ustrukturyzowanej to nowoczesna administracja. Korzystnie wpłyną one na rozwój systemu płatności bezgotówkowych, a także na popyt na produkty i usługi informatyczne - dodaje wiceminister Tadeusz Kościński.

Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowalne lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym implementuje do polskiego prawa przepisy unijne. Zgodnie z nią przy zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty lub usługi budowalne oraz w partnerstwie publiczno-prywatnym będą stosowane e-faktury o odpowiednim formacie. Postać elektroniczna umożliwia automatyczne przetwarzanie faktur przez systemy informatyczne bez potrzeby uczestnictwa w tym procesie pracownika. Inaczej jest w przypadku faktur w formacie PDF czy papierowych, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego.

Porównaliśmy proces odbioru tradycyjnej faktury papierowej i faktury elektronicznej w pięciu jednostkach sektora zamówień publicznych. Średni koszt obsługi pojedynczego dokumentu w docelowym procesie odbioru e-faktury był o 15,77 zł mniejszy niż w procesie obsługi faktury papierowej. To średnio 20 proc. oszczędności na każdym dokumencie.

18 kwietnia 2019 r. wchodzi w życie obowiązek odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur dla zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro. Od 1 sierpnia tego roku obejmie on wszystkie zamówienia publiczne. Podmioty publiczne nie mają jednak obowiązku przyjmowania e-faktur w przypadku postępowań ogłoszonych przed 18 kwietnia 2019 r.

Obowiązek ten dotyczy zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji lub ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Wyłączenia dotyczą zamówień związanych z bezpieczeństwem państwa oraz wymagających zastosowania szczególnych procedur.

- Oszczędność czasu i pieniędzy dla przedsiębiorców i instytucji publicznych.

- Ograniczenie zużywania papieru.

- Zmniejszenie liczby zatorów płatniczych.

- Łatwiejsze archiwizowanie dokumentów.

- Zmniejszenie liczby błędnych i fałszywych faktur w obiegu.

- Ujednolicony model obsługi e-faktur w ramach zamówień publicznych.

- Kompleksowa e-obsługa dostaw publicznych.

- Zwiększenie szans na udział polskich firm w transgranicznym rynku zamówień publicznych i obrocie gospodarczym UE.

- Wzrost cyfryzacji sektora publicznego w Polsce.

- Zwiększenie popytu na produkty i usługi informatyczne.

W związku z wprowadzeniem obowiązku e-faktur wspólnie z brokerami uruchomiliśmy dla przedsiębiorców i jednostek publicznych bezpłatną Platformę Elektronicznego Fakturowania (PEF). Wpiera ona obsługę zamówień publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia. Obejmuje 6 usług: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę, fakturę korygującą i notę księgową. Od 18 kwietnia PEF będzie oferować usługi tworzenia i przesyłania e-faktur. Użytkownicy mogą samodzielnie tworzyć swoje konta na platformie od 1 kwietnia, a już od listopada ubiegłego roku - testować PEF. W tej chwili swoje konta założyło tam ponad 480 podmiotów. Większość z nich, 91 proc., to jednostki publiczne.

Platforma umożliwia również przesyłanie dokumentów zagranicę, przy pomocy systemu obsługiwanego przez OpenPEPPOL. To międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które m.in. umożliwia europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych.

Korzystanie z platformy ułatwi przedsiębiorcom kontakt z instytucjami sektora publicznego. W ciągu ostatniego roku 90% polskich przedsiębiorstw zadeklarowało, że przynajmniej raz skorzystało z usług e-administracji. Rośnie też liczba wniosków składanych online do CEIDG oraz usług zrealizowanych poprzez biznes.gov.pl.

- To pokazuje, że łatwość i wygoda załatwiania spraw online jest nie tylko dostrzegana przez przedsiębiorców, ale wręcz przez nich oczekiwana. Spodziewamy się, że przez Platformę Elektronicznego Fakturowania będzie przechodzić kilkadziesiąt tysięcy dokumentów rocznie - mówi szefowa resortu.

Usługi PEF świadczy dwóch brokerów, na podstawie umów zawartych z MPiT: Firma Infinite IT Solutions oraz Konsorcjum PEFexpert, co zwiększa poziom bezpieczeństwa i dostępności usług. Korzystanie z oferty wybranego brokera nie wiąże się z koniecznością podpisywania umowy i jest w pełni darmowe.

- Prowadzimy intensywną kampanię informacyjną, aby dotrzeć do każdego zainteresowanego. Organizujemy bezpłatne szkolenia - z początkiem roku wystartowały te dedykowane integratorom systemów informatycznych. Z sukcesem przeprowadzono programy pilotażowe w MPiT oraz w Urzędzie Miejskim w Poznaniu - dodaje wiceszef Tadeusz Kościński. Podkreśla, że prosty i jednolity dla obu brokerów interfejs umożliwia łatwe skomunikowanie z PEF dotychczas wykorzystywanych systemów księgowych.

Platforma Elektronicznego Fakturowania dostępna jest na stronie efaktura.gov.pl.