Odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe i jego podpisanie

Odpowiedzialność za rachunkowość

Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie sprawozdań finansowych (art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Zatem jest on odpowiedzialny za przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego. Jest tak również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Stanowi o tym art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

Za kierownika jednostki, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, uznaje się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy, to członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (patrz tabela). W szczególnych przypadkach, np. gdy podmiot objęty jest postępowaniem restrukturyzacyjnym, kierownikiem jednostki może być m.in. likwidator, syndyk lub zarządca sukcesyjny.

Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zatem jeśli rok obrotowy danego podmiotu jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, to roczne sprawozdanie finansowe za 2018 r. trzeba przygotować do końca marca 2019 r.

W sytuacji gdy odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym za sporządzenie sprawozdania finansowego, została powierzona na piśmie innej osobie, to kierownik jednostki nadal ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Oznacza to, że odpowiedzialność kierownika za sprawozdanie finansowe nie może zostać wyłączona na żadnej podstawie. Najczęściej odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzona zostaje głównemu księgowemu lub, w sytuacji gdy księgowość prowadzona jest przez biuro rachunkowe, przedsiębiorcy. Bowiem prowadzenie ksiąg rachunkowych można powierzyć przedsiębiorcy, wykonującemu działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie rachunkowości, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy o rachunkowości.

Odpowiedzialność karna

Należy mieć na uwadze, że zarówno kierownik jednostki, jak i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, ponoszą odpowiedzialność karną wynikającą z art. 77 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie podlega osoba, która wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych.

Podpisanie e-sprawozdania

Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza, że zostało ono sporządzone prawidłowo i jest kompletne oraz przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.

Obecnie wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej. Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządzone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Zatem elektroniczne sprawozdanie finansowe w ten sposób podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, w przypadku organu wieloosobowego wszyscy jego członkowie (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przepisy w tym zakresie zasadniczo nie uległy zmianie, tylko zamiast tradycyjnego podpisu należy zastosować podpis elektroniczny lub profil zaufany. W przypadku gdy prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało powierzone biuru rachunkowemu, to sprawozdanie finansowe podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoba uprawniona do reprezentowania biura rachunkowego (jako osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg). Ze względu na wiele wątpliwości dotyczących podpisywania e-sprawozdań finansowych Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej zamieściło odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w tej kwestii (patrz ramka).

Termin podpisania

W ustawie o rachunkowości nie wskazano dokładnego terminu, w którym należy podpisać roczne sprawozdanie finansowe. Prace związane z przygotowaniem rocznego sprawozdania finansowego należy ostatecznie zakończyć w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Zatem jeśli rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, to księgi rachunkowe trzeba zamknąć do końca marca 2019 r. i na ich podstawie sporządzić do tego dnia sprawozdanie finansowe za 2018 r. Przy czym mogło ono zostać przygotowane i podpisane wcześniej, np. w styczniu lub w lutym 2019 r. Sprawozdanie finansowe trzeba traktować jako całość i w związku z tym jego poszczególne elementy trzeba podpisać tego samego dnia.

Po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka może otrzymać informacje o zdarzeniach, mających istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania przez nią działalności nie jest uzasadnione. Wówczas należy odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach roku, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Należy również powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Stanowi o tym art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Zmiana sprawozdania finansowego może być spowodowana m.in. wykryciem istotnych błędów lub wynikać z zaleceń przekazanych przez biegłego rewidenta. Po dokonaniu zmian w rocznym sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej należy ponownie je podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Odmowa podpisu

Osoby, które są zobowiązane do podpisania sprawozdania finansowego, mogą odmówić złożenia podpisu. Stosownie do art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości odmowa podpisania powinna zostać uzasadniona na piśmie, które należy załączyć do sprawozdania finansowego. Na tej podstawie osoby odpowiedzialne za sprawozdanie finansowe mogą zostać zwolnione z odpowiedzialności za poprawność danych zwartych w tym sprawozdaniu.

Przejęcie obowiązków dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych lub wejście w skład zarządu w trakcie roku obrotowego, za który sporządzone zostało sprawozdanie finansowe, nie stanowi przesłanki do zwolnienia z obowiązku podpisania tego sprawozdania.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351)

autor: Karolina Paszkowska
Gazeta Podatkowa nr 23 (1585) z dnia 2019-03-21

GOFIN podpowiada

Pobierz darmowy program do rozliczeń PIT 2018