Szukając oszczędności przedsiębiorcy często zastanawiają się czy istnieje możliwość przesłanie informacji rocznej za pomocą poczty elektronicznej. Wątpliwości wśród nich budzi pytanie, czy przesłanie pracownikowi tej informacji w postaci wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na podany wcześniej przez pracownika adres poczty elektronicznej może być traktowane tak jak doręczenie tej informacji w "tradycyjnej" formie papierowej.
W myśl art. 39 ust.1 (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późń. zm. - dalej jako "ustawa o PIT") na pracodawcy występującym jako płatnik w sytuacji gdy nie dokonuje on rocznego obliczenia podatku ciąży obowiązek sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika urzędowi skarbowemu imiennych informacji sporządzonych według ustalonego wzoru. Ma on na to czas do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Słusznie zauważył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznanie w wyroku z 22 października 2010 r. (sygn. I SA/ Po 486/10), że: "Należy odróżnić przekazanie deklaracji przez płatnika organowi, które stanowi złożenie dokumentu i za pomocą środków komunikacji elektronicznej może nastąpić jedynie w przypadkach i na zasadach uregulowanych w ww. przepisach Ordynacji podatkowej i aktów wykonawczych, od przekazania, którego dokonuje płatnik w stosunku do podatku. Przepisy podatkowe nie regulują zatem zasad przekazywania deklaracji podatkowych pomiędzy podmiotami nie będącymi podmiotami publicznymi". Sąd w cytowanym wyroku wyraźnie podkreślił, że przepisy podatkowe zastrzegają jedynie formę sporządzenia spornych dokumentów. Odrębną kwestią pozostaje natomiast to, w jakiej formie płatnik powinien dokonać ich przekazania.
Zgodnie bowiem z art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 z późn. zm. - dalej jako "o.p.") przez deklaracje rozumie się zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania zobowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci. Zatem deklaracją będzie wymieniona w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT imienna informacja PIT - 11. Natomiast art. 3a § 1 o.p. przewiduje możliwość składania deklaracji, do których odnosi się odrębne rozporządzenie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Aktem, o którym mowa jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 19 grudnia 2007r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. Nr 246, poz. 1817 z późn. zm.). Rozporządzenie to określa, które to deklaracje mogą być składane za pomocą środków elektronicznych.
Z kolei, w art. 3b § 1 o.p. ustawodawca ustalił, że deklaracja składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej powinna zawierać: dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze deklaracji określonym w odrębnych przepisach oraz jeden podpis elektroniczny. Uregulował ty samym zasady składania organom podatkowym niektórych deklaracji podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W tym momencie należy zauważyć, że przepisy podatkowe nie regulują zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników, bowiem zasady dokonywania doręczeń deklaracji pomiędzy podmiotami prywatnymi nie zostały uregulowane przez przepisy prawa podatkowego.
Ponownie przytaczając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu należy stwierdzić że: "w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika ( pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji".
Reasumując należy stwierdzić, iż informacja PIT - 11 może być przesyłana w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika), pod warunkiem że zostanie zachowany przewidziany prawem wzorzec deklaracji. Weryfikacja czy wiadomość została sporządzona przez upoważniony podmiot będzie zależeć od opatrzenia jej bezpiecznym podpisem elektronicznym. W przypadku zaistnienia wątpliwości to na płatniku będzie spoczywał obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi.
Justyna Zając-Wysocka
Radca prawny, Dyrektor Departamentu Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.
