Refundacja okularów dla pracownika - co z podatkiem?
Przepisy prawa pracy obligują pracodawców do zapewnienia pracownikom zatrudnianym na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe okularów korygujących wzrok (zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego).
Przedsiębiorcy przyjmują różnorodne sposoby refundacji ww. okularów pracownikom. Typowym działaniem jest w takiej sytuacji wystawienie faktury przez optyka na rzecz zakładu pracy, gdy jednocześnie należność za okulary uiszcza pracownik. W następnej kolejności, na podstawie przedłożonej faktury pracodawca zwraca pracownikowi część środków wydatkowanych na okulary/soczewki kontaktowe.
Wątpliwości podatników budzi właśnie wskazana powyżej sytuacja. Mianowicie nie wiedzą oni, czy i w jakim zakresie przysługuje im prawo do odliczenia podatku naliczonego w treści faktury wystawionej na podatnika, a dostarczonej przez pracownika, na podstawie której pracownikowi zwraca się jedynie część (a nie całość) wydatkowanych środków.
W ocenie Autora, w ww. sytuacji pracodawca (podatnik podatku VAT) ma prawo do odliczenia całości podatku naliczonego w treści otrzymanej faktury. Co do zasady, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnikom przysługuje prawo do odliczenia VAT w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W przypadku nabycia towarów z uwagi na wymogi prawa pracy, a w szczególności regulacji odnoszących się do bezpieczeństwa i higieny pracy (odzież robocza, posiłki profilaktyczne, czy właśnie okulary) podatnicy, o ile wykonują czynności opodatkowane, mają pełne prawo do odliczenia podatku VAT, jako, że nabywane towary są niezbędne dla działania firmy zgodnie z przepisami prawa, a więc w sposób oczywisty przekładają się na wykonywane czynności opodatkowane (umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie formy).
Na marginesie wskazać należy, iż dokonywany w takiej sytuacji zwrot kwoty poniesionej na zakup okularów stanowi rozliczenie stricte finansowe (nie wiązane z czynnością opodatkowaną) i jako takie niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT (pracownik uiszcza całą należność za okulary i pracodawca oddaje mu część tej kwoty). Z uwagi na fakt, iż zapewnienie pracownikom okularów korekcyjnych/szkieł kontaktowych jest obowiązkiem pracodawcy, w analizowanej sytuacji nie dochodzi do nieodpłatnego świadczenia (dostawa towarów lub świadczenie usług) na rzecz pracownika, które mogłoby podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT, pomimo, iż nabywane okulary korekcyjne wykorzystywane są faktycznie przez pracowników bezustannie (nie tylko w godzinach pracy).
Anna Resiak, kierownik zespołu ds. podatku VAT w ECDDP Sp. z o.o.
