Skan certyfikatu rezydencji a podatek u źródła

Spółka wypłaca kontrahentom zagranicznym należności, z tytułu których jest zobowiązana pobrać zryczałtowany podatek. W celu zastosowania stawki wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania spółka powinna posiadać certyfikat rezydencji. Czy może to być skan papierowej wersji certyfikatu rezydencji, przesłany spółce mailem w formacie PDF?

Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, które dokonują wypłat niektórych należności na rzecz kontrahentów zagranicznych (m.in. z tytułu należności licencyjnych), są zasadniczo zobowiązane, jako płatnicy, do pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego od tych wypłat. Podatek ten może być pobierany według stawki przewidzianej w przepisach krajowych lub we właściwej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zastosowanie stawki podatku wynikającej z ww. umowy albo niepobranie podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji. Tak wynika z art. 26 ust. 1 ustawy o PDOP.

Certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika (art. 4a pkt 12 ustawy o PDOP).

Forma certyfikatu rezydencji

W ustawie o PDOP brak jest regulacji, które określałyby, jaką formę powinien mieć certyfikat rezydencji. Jak wyjaśnił Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 24 kwietnia 2018 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.44.2018.1.LG:

"(...) nie ma ujednoliconej formy certyfikatów rezydencji. (...) Każde państwo stosuje własny wzór takiego zaświadczenia i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem. Z punktu widzenia właściwej kwalifikacji dokumentu przedłożonego przez podatnika płatnikowi, który ma stanowić podstawę uwzględnienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, istotne będą zatem pewne (...) składniki tego dokumentu. (...) certyfikat rezydencji to dokument:

• wystawiony przez właściwe dla podatnika organy administracji podatkowej,
   
• wskazujący dane identyfikujące podatnika, w tym jego nazwę i siedzibę, datę wystawienia oraz ewentualnie okres ważności dokumentu,
   
• zawierający stwierdzenie, że podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w państwie jego siedziby.

Certyfikat rezydencji musi potwierdzać fakt rezydencji podatkowej w dacie uzyskania dochodu.

(...) Certyfikatu rezydencji nie może zastąpić inny dowód (np. dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju, a nawet informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, czy też decyzja podatkowa).

(...) zgodnie z art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej, dokumenty urzędowe sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

Dokumentem urzędowym będzie zatem taki certyfikat rezydencji, który został sporządzony w formie przewidzianej przepisami prawa danego państwa przez powołany do tego organ. (...)"

Według organów podatkowych, tylko oryginał certyfikatu rezydencji lub jego kopia posiadająca walor dokumentu urzędowego (tj. odpis certyfikatu rezydencji, jeśli jego zgodność z oryginałem została poświadczona w Polsce przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym) uprawniają do zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem ma bowiem charakter dokumentu urzędowego.

Tak uznał Dyrektor KIS np. w ww. interpretacji indywidualnej z 24 kwietnia 2018 r. oraz w interpretacji indywidualnej z 19 kwietnia 2018 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.117.2018.2.BG.

Inaczej będzie jednak, gdy kopia certyfikatu rezydencji zostanie poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza w kraju beneficjenta (a nie w Polsce). Wówczas taki dokument nie uprawnia do zastosowania stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo niepobrania podatku zgodnie z taką umową. Tak uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 2 lutego 2018 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.405.2017.1.JC.

Z kolei kopia certyfikatu rezydencji w formie papierowej, potwierdzona za zgodność z oryginałem przez właściwe władze skarbowe kraju beneficjenta, uznawana jest za certyfikat rezydencji dla celów CIT - zob. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 2 lutego 2018 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.350.2017.1.JC.

Certyfikat rezydencji w formie elektronicznej

Jak wynika z aktualnego stanowiska organów podatkowych, jeśli zgodnie z prawem danego państwa istnieje możliwość uzyskania certyfikatu rezydencji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (obie formy są wydawane przez właściwy organ podatkowy danego państwa i mają status równorzędny w świetle prawa tego państwa), to płatnik jest upoważniony do uznania certyfikatu rezydencji w którejkolwiek z tych form. Tak wynika m.in. z przywołanych wyżej interpretacji indywidualnych.

W przypadku certyfikatów rezydencji przesyłanych w formie skanu papierowej wersji certyfikatu organy podatkowe zajmują niestety niekorzystne stanowisko. Uważają one bowiem, że jeżeli dokument nie został wystawiony przez właściwy organ podatkowy danego państwa w formie elektronicznej, to nie może być uznany za certyfikat rezydencji, o którym mowa w przepisach ustawy o PDOP. Takie stanowisko zastało zaprezentowane m.in. w ww. interpretacjach indywidualnych z 24 kwietnia 2018 r. oraz z 19 kwietnia 2018 r.

W świetle tego stanowiska, jeżeli spółka otrzymała od kontrahenta zagranicznego skan certyfikatu rezydencji (przesłany drogą elektroniczną w formacie PDF), to nie może ona zastosować stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 17 z dnia 2018-06-10

GOFIN podpowiada