Składanie sprawozdań finansowych za 2017 r. tylko po nowemu

Zatwierdzenie sprawozdania

Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. W podmiotach, w których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2017 r., sprawozdanie finansowe za 2017 r. trzeba zatwierdzić najpóźniej do końca czerwca 2018 r. Szerzej na temat procedury zatwierdzania sprawozdania finansowego i organów tego dokonujących pisaliśmy w GP nr 24 z 2018 r., na str. 12.

Złożenie dokumentów do KRS

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym wszystkie elementy tego sprawozdania wraz z dokumentami określonymi w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Obowiązek ten dotyczy m.in. spółek z o.o., akcyjnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, jawnych, partnerskich oraz spółdzielni i trzeba go wypełnić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. W jednostce, której rok obrotowy jest równy kalendarzowemu, złożenie sprawozdania finansowego za 2017 r. do KRS powinno nastąpić do 15 lipca 2018 r.

Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się: 

a) sprawozdanie z badania (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu),

b) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,

c) sprawozdanie z działalności; dotyczy to jednostek określonych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości, np. spółek z o.o i akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni i przedsiębiorstw państwowych (pod warunkiem, że podmioty te nie korzystają z uproszczeń przewidzianych dla jednostek mikro lub małych i odstąpiły od sporządzania sprawozdania z działalności).

Jednostki, które poddały badaniu sprawozdanie finansowe dobrowolnie, nie mają obowiązku składania do KRS sprawozdania z badania.

W przypadku gdy sprawozdanie finansowe za 2017 r. nie zostanie zatwierdzone w ustawowym terminie (tj. w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego), należy je złożyć do sądu rejestrowego dwukrotnie. Po raz pierwszy składa się je jako sprawozdanie niezatwierdzone 15 dni po terminie, w którym należało je zatwierdzić, czyli do 15 lipca 2018 r. Po raz drugi składa się je już po jego zatwierdzeniu w ciągu 15 dni po tym zdarzeniu wraz z wymaganymi dokumentami (przykład).

Należy pamiętać, że kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości nie składa m.in. sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Stanowi o tym art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości.

Tylko w formie elektronicznej

Sprawozdanie finansowe za 2017 r. nie musiało być sporządzone w formie elektronicznej. Mogło być po raz ostatni przygotowywane w postaci papierowej. Do KRS należy jednak złożyć je za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zmiana ta, w porównaniu do roku zeszłego, została wprowadzona ustawą o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 398 ze zm.), której część przepisów, m.in. odnośnie przekazywania rocznych sprawozdań finansowych do KRS, weszła w życie od 15 marca 2018 r. Od tego dnia złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości, w tym m.in. rocznego sprawozdania finansowego i uchwały wspólników w sprawie jego zatwierdzenia, następuje tylko za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. System ten jest dostępny pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

Na mocy art. 19e ust. 2 ustawy o KRS zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że dokumenty finansowe spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.

Z chwilą złożenia dokumentów finansowych do KRS w trybie zgłoszenia dla danego podmiotu jest tworzone repozytorium dokumentów finansowych.

Jeżeli nie będzie możliwe skorzystanie z drogi zgłoszenia dokumentów finansowych w nowym trybie (np. z uwagi na brak numeru PESEL), dokumenty sprawozdawcze mogą zostać złożone wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w drodze wniosku za pośrednictwem portalu S24 (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS). Wniosek ten zostanie rozpoznany przez sąd rejestrowy na zasadach ogólnych.

Istotne jest, że do dnia 30 września 2018 r. dopuszczalna jest możliwość przekazywania dokumentów w sposób uproszczony. Polega to na dołączaniu do zgłoszenia lub wniosku kopii dokumentów finansowych, opatrzonych kwalifikowanym e-podpisem lub podpisem ePUAP (przez wcześniej wymienione osoby uprawnione). Wynika to z art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej. Ministerstwo Sprawiedliwości w piśmie z dnia 28 lutego 2018 r., które stanowi odpowiedź na pytania naszego Wydawnictwa, wyjaśniło, że system teleinformatyczny przyjmuje elektroniczne kopie dokumentów finansowych sporządzonych i podpisanych (źródłowo) w postaci papierowej (skany). Skany te mają stanowić załączniki do zgłoszenia (wniosku) składanego w nowym trybie (tj. zgodnie z art. 19e ust. 1 albo ust. 7 ustawy o KRS).

Złożenie sprawozdania w urzędzie skarbowym

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych mają obowiązek przekazać je do urzędu skarbowego. Sprawozdanie to łącznie z dokumentami wymienionymi w art. 27 ust. 2 ustawy o pdop (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036) składa się w urzędzie skarbowym w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia. Podlega ono złożeniu łącznie ze sprawozdaniem z badania (przy czym obowiązek złożenia sprawozdania z badania nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie odrębnych przepisów, są zwolnione z obowiązku badania). Spółki mają dodatkowo obowiązek dołączyć do tych dokumentów odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe.

Ani ustawa o pdop, ani ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisu, który nakazywałby składanie do urzędu skarbowego niezatwierdzonych sprawozdań finansowych. Oznacza to, że dopiero jak sprawozdanie finansowe zostanie zatwierdzone - terminowo bądź po ustawowym terminie - to powinno się je złożyć w urzędzie skarbowym.

Ważne jest, że sprawozdanie finansowe za 2017 r. podlega przekazaniu do urzędu skarbowego w postaci papierowej. W stosunku do obowiązku składania dokumentów finansowych za 2017 r. stosuje się bowiem art. 27 ust. 2 ustawy o pdop w brzmieniu obowiązującym do końca 2017 r. Takiego wyjaśnienia udzieliło Ministerstwo Finansów w piśmie z dnia 9 maja 2018 r. będącego odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa. Z brzmienia art. 27 ust. 2 ustawy o pdop obowiązującego od 1 stycznia 2018 r. wynika, że podatnicy, a także spółki wchodzące w skład podatkowej grupy kapitałowej, obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego to sprawozdanie z wymaganymi dokumentami za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Ministerstwo w udzielonej odpowiedzi wskazało, że: "wynikający z nowego brzmienia omawianego przepisu obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych (oraz sprawozdań z badania) za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie dotyczy sprawozdań finansowych składanych od 1 stycznia 2018 r. do 30 września 2018 r. za lata obrotowe kończące się przed 1 stycznia 2018 r. Do składania tych sprawozdań mają bowiem zastosowanie przepisy dotychczasowe".