Wydatki na nocleg przedstawiciela handlowego w kosztach podatkowych pracodawcy

Spółka zatrudnia przedstawicieli handlowych, którzy zgodnie z umową o pracę, wykonują swoje obowiązki na obszarze kilku województw. Wiąże się to ze stałymi przejazdami ww. osób na spotkania z klientami. Spółka nie traktuje tych wyjazdów jako podróży służbowej, w związku z czym nie wypłaca pracownikom diet. Pokrywa natomiast koszty noclegu, jeśli pracownik, w celu wypełnienia powierzonych mu obowiązków, musi przenocować w miejscowości, w której spotyka się z klientami. Czy wydatki poniesione na ww. noclegi spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy wynika, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Skoro zatem pracownik (przedstawiciel handlowy) odbywa podróże na terenie określonym w umowie o pracę jako jego stałe miejsce pracy, to nie są to podróże służbowe w rozumieniu K.p.

Odnosząc się natomiast do możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na noclegi ww. pracownika, należy mieć na uwadze, że do kosztów uzyskania przychodów zalicza się takie koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały z tych kosztów wyłączone na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.

Wydatki na noclegi pracowników (tu: przedstawicieli handlowych) nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie ww. przepisu, co oznacza, że mogą być one kosztem podatkowym, jeśli wykazują związek z przychodami pracodawcy.

Jeśli nocleg pracownika (przedstawiciela handlowego) związany jest z wykonywaniem przez niego powierzonych mu obowiązków, to należy uznać, że wydatki te wykazują związek (z reguły pośredni) z prowadzoną przez podatnika (pracodawcę) działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami. Wydatki te zatem mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy (o ile oczywiście poniesiony wydatek jest racjonalny i ekonomicznie uzasadniony).

Podobne stanowisko prezentują organy podatkowe, np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 29 czerwca 2018 r., nr 0111-KDIB2-3.4010.113.2018.1.APA. W sprawie będącej przedmiotem tej interpretacji spółka zatrudniała (na umowę o pracę) przedstawicieli handlowych, których miejsce pracy obejmowało obszar jednego województwa, kilku województw lub teren całego kraju.

Odnosząc się do możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów spółki wydatków na noclegi oraz wyżywienie ww. osób (ponoszone w związku z ich wyjazdami na spotkania z klientami na obszarze określonym w umowie o pracę), organ podatkowy stwierdził:

"(...) wydatki pracownicze - co do zasady - zaliczane są do kosztów podatkowych, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, ale mogą obejmować również inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, np. (...) dotyczące wydatków na wyżywienia oraz noclegi w trasie podczas wyjazdów w celach szkoleniowych oraz związanych z wykonywaną pracą.

Świadczenia te związane są bowiem ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą i jako takie spełniają przesłanki zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów. Wnioskodawca ponosząc faktycznie ww. wydatki, pokryte z jego własnych zasobów finansowych, mające definitywny charakter, może je zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów (...)."

Zaliczając wydatki na noclegi pracowników (przedstawicieli handlowych) do kosztów uzyskania przychodów, należy pamiętać o ich prawidłowym udokumentowaniu.

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 33 z dnia 2018-11-20

GOFIN podpowiada