Zasady składania od 1 stycznia 2018 r. deklaracji VAT przez internet

Powszechny obowiązek

Wszyscy podatnicy będą musieli od przyszłego roku przesyłać przez internet deklaracje: VAT-7, VAT-7K, VAT-8, VAT-13, VAT-14, VAT-9M oraz informacje podsumowujące: VAT-UE/VAT-UEK i VAT-27.

Wymóg zachowania formy elektronicznej ww. dokumentów wprowadzono 1 stycznia 2017 r. Obowiązkiem tym nie zostali jednak wówczas objęci podatnicy, którzy nie są: zobowiązani do zarejestrowania się jako podatnicy VAT UE, dostawcami towaru lub świadczącymi usługi oraz ich nabywcami, do których ma zastosowanie mechanizm odwrotnego obciążenia, zobligowani do przekazywania przez internet dokumentów związanych z PIT lub CIT. Podatnicy ci zaczną przekazywać rozliczenia VAT w formie elektronicznej za okresy rozliczeniowe przypadające od 1 stycznia 2018 r.

Deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-8, VAT-13, VAT-9M, VAT-UE/VAT-UEK i VAT-27 można przesyłać przez internet za pomocą narzędzi udostępnionych na Portalu Podatkowym (interaktywnych formularzy lub aplikacji e-Deklaracje Desktop). VAT-14, czyli deklarację dotyczącą wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych, składa się przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Nie ma przeszkód, aby użyć komercyjnego oprogramowania, przystosowanego do przesyłania przez internet dokumentów podatkowych.

VAT-7, VAT-7K, VAT-8, VAT-13, VAT-9M, VAT-UE/VAT-UEK i VAT-27 można złożyć w formie elektronicznej za pomocą Programu DRUKI Gofin.

Zasady e-wysyłki

Administracji skarbowej nie informuje się, np. poprzez przedłożenie pisemnego oświadczenia, o przejściu z papierowej na elektroniczną formę składania rozliczeń podatkowych.

Osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej muszą natomiast zgłosić osobę (fizyczną) uprawnioną do podpisywania w ich imieniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym deklaracji przesyłanych do systemu e-Deklaracje. Zgłoszenia dokonuje się poprzez złożenie UPL-1 - w formie papierowej (do urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników) lub przez ePUAP (do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej). Takich formalności trzeba dopełnić bez względu na to, kto ma podpisywać deklaracje: reprezentant ustawowy posiadający z mocy prawa umocowanie do podpisywania firmowych dokumentów, czy pełnomocnik, np. pracownik, doradca podatkowy, właściciel biura rachunkowego. UPL-1 stanowi bowiem podstawę zarejestrowania danej osoby w systemie, dzięki czemu jest ona automatycznie rozpoznawana jako upoważniona do podpisywania w imieniu podatnika dokumentów przekazywanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pełnomocnictwo raz złożone uprawnia do podpisywania w okresie jego obowiązywania wszystkich deklaracji, zeznań, informacji czy zgłoszeń przesyłanych do systemu e-Deklaracje. Osoba, która już posiada ważne pełnomocnictwo UPL-1, nie musi więc składać dodatkowego UPL-1 na potrzeby przekazywania rozliczeń VAT.

Podatnicy będący osobami fizycznymi mogą posługiwać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo danymi autoryzującymi. Dane autoryzujące to - w przeciwieństwie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego - bezpłatna metoda uwierzytelniania e-deklaracji. Polega na podaniu takich danych podatnika, jak: identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania dokumentu. Wymagany jest przychód wykazany w zeznaniu podatkowym PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39 lub rocznym obliczeniu podatku PIT-40, PIT-40A. Jeżeli żaden z tych dokumentów nie był składany za wymagany rok podatkowy, należy wpisać "0" (zero). Deklaracje i informacje VAT przesyłane z użyciem danych autoryzujących w 2018 r. trzeba będzie uwierzytelnić kwotą przychodu z zeznania podatkowego lub rocznego obliczenia podatku za 2016 r. (albo "0"). Podatnik będący osobą fizyczną może również ustanowić pełnomocnika do podpisywania e-deklaracji, np. swojego pracownika. Pełnomocnik musi dysponować przypisanym sobie kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zostać zgłoszony na formularzu UPL-1 (zgodnie z wcześniej opisanymi zasadami).

VAT-14, składany za pośrednictwem PUESC, podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo certyfikatem celnym. Warunkiem uzyskania certyfikatu celnego jest rejestracja osoby - działającej we własnym imieniu lub reprezentującej określony podmiot - w Systemie Informacyjnym Skarbowo-Celnym (SISC) i uzyskanie numeru identyfikacyjnego ID SISC. Osoba, która ma działać w imieniu danego podmiotu, rejestruje najpierw ten podmiot (o ile nie jest już zarejestrowany), a następnie swoje powiązanie z nim przy użyciu "Wniosku o rejestrację/aktualizację/dezaktywację reprezentacji w SISC". Certyfikat celny opiera się na danych umożliwiających identyfikację osoby posługującej się nim: jej pierwszym imieniu, nazwisku, adresie poczty elektronicznej oraz numerze identyfikacyjnym nadanym przy rejestracji w SISC.

Ryzyko grzywny

Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie przekaże deklaracji lub informacji podsumowującej w formie elektronicznej, naraża się na karę. Uchybienie to jest wykroczeniem skarbowym. Wynika tak z art. 56 § 4 i art. 80a § 2 Kodeksu karnego skarbowego (Dz. U. z 2017 r. poz. 2226).

Karą za wykroczenie skarbowe jest grzywna od 1/10 do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę (w przyszłym roku od 210 zł do 42.000 zł). Tego rodzaju sprawy są jednak na ogół załatwiane w postępowaniu mandatowym, a grzywna nałożona mandatem karnym nie może przekroczyć podwójnej wysokości minimalnej pensji (w przyszłym roku: 4.200 zł). Tryb mandatowy stosuje się, gdy osoba sprawcy i okoliczności popełnienia wykroczenia skarbowego nie budzą wątpliwości, a nie zachodzi potrzeba wymierzenia surowszej kary niż wspomniana grzywna. Ukarany musi ponadto zgodzić się na przyjęcie mandatu karnego.

W firmach - w przypadku zarówno indywidualnych przedsiębiorców, jak i osób prawnych czy jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - za popełnienie wykroczenia skarbowego odpowiada osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi. Kompetencje w tym zakresie mogą wynikać z przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania określonych czynności.

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 102 (1456) z dnia 2017-12-21

GOFIN podpowiada