Czterodniowy tydzień pracy - warto przejść na nowy tryb?

BIZNES INTERIA na Facebooku i jesteś na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami

System był potem stopniowo adoptowany przez inne firmy, jednak nie obyło się bez głosów mówiących, że to karygodna postawa, która rozleniwi pracowników. Ford jednak był przeświadczony, że więcej wolnego czasu da ludziom większą możliwość do kupowania różnych produktów i napędzenia ekonomii. System ten okazał się sukcesem i jest używany do dziś. Wiele jednak zmieniło się od tamtych czasów, a zwiększająca się liczba danych potwierdzających opłacalność skrócenia czasu pracy do czterech dni skłania do ponownego przeanalizowania obecnego systemu.

Czym podyktowana jest decyzja o skróceniu tygodnia roboczego do czterech dni? Wynika ona głównie z troski o dobrostan pracownika oraz zwiększenia jego produktywności w godzinach pracy. Dodatkowo taki tryb pracy jest bardziej atrakcyjny dla pracowników z młodszych pokoleń, którzy bardziej cenią sobie elastyczność i czas na działania inne niż praca. Kolejnymi, mniejszymi korzyściami są niższe koszty, jakie ponosi organizacja, jak koszty utrzymania biura. Na podstawie danych pochodzących z firm, które zdecydowały się przejść na nowy ryb pracy można wyraźnie dostrzec, jakie korzyści przynoszą owe zmiany.

Najgłośniejszym przypadkiem owocnego przejścia na czterodniowy tryb pracy bez zmniejszenia pensji jest przypadek japońskiego oddziału firmy Microsoft. Próba ta była częścią letniego projektu w 2019 roku "wyzwanie praca-życie" ("work-life choice challenge"), który miał na celu zwiększenie kreatywności i produktywności wśród pracowników. - Chcę, by pracownicy pomyśleli o tym, jak mogą osiągnąć te same rezultaty pracując o 20 proc. mniej czasu - powiedział dyrektor oddziału Takuya Hirano. Okazało się, że po wprowadzeniu kilku zmian produktywność wzrosła o prawie 40 proc. w porównaniu do roku poprzedniego. Nie była to jedyna korzyść, jaką odnotowała firma. Microsoft ujawnił, że dodatkowo zmniejszono liczbę drukowanych stron aż o 57 proc., a konsumpcja elektryczności spadła o 23,1 proc. porównując z sierpniem 2018 r. Zmniejszył się również czas poświęcany na spotkania po wprowadzeniu 30-minutowego limitu i zachęcaniu do komunikacji zdalnej.

Przed wybuchem pandemii koronawirusa Nowozelandczyk Andrew Barnes zaangażowany był w promowanie inicjatywy czterodniowego tygodnia pracy. Po przeczytaniu artykułu w "The Economist", który mówił o tym, że pracownicy biurowi są produktywni jedynie dwie godziny dziennie, zdecydował się na wprowadzenie zmian w swojej firmie Perpetual Guardian. Powiedział zatrudnionym, że jeśli uda im się zwiększyć swoją produktywność, pozwoli im pracować o jeden dzień w tygodniu mniej bez zmniejszania ich wynagrodzenia. Po konsultacjach z nimi wprowadzono w firmie szereg zmian, jak: szafki, gdzie pracownicy mogą dobrowolnie oddać telefon, dźwiękoszczelne pokoje spotkań, czy flagi na biurkach sygnalizujące, by nie przeszkadzać danej osobie. Eksperyment okazał się sukcesem. Produktywność pracowników wzrosła, a czas spędzany przez nich na stronach nie związanych z pracą spadł o 35 proc. Dodatkowo 7 proc. uczestników eksperymentu oznajmiło, że ich poziom stresu spadł, a u 5 proc. zanotowano zwiększone zadowolenie z pracy. Według słów Barnesa, ludzie często mają zbyt mało czasu na życie osobiste, co powoduje, że starają się nadrobić go w pracy. Zapewniając im jeden dodatkowy dzień wolny dostają wystarczająco, by móc pogodzić życie w pracy i poza nią.

W 2017 roku Killer Visual Strategies, organizacja komunikacyjna z Seattle postanowiła przejść na czterodniowy tryb pracy. Decyzja ta podyktowana była chęcią odciążenia pracowników, którzy przejawiali objawy zmęczenia swoją pracą. Zatrudniono również nowe osoby, by pokryć zmniejszone nowym modelem godziny pracy. Po wprowadzeniu zmian doświadczyli 20 proc. zwiększenia produktywności wśród pracowników, mimo iż nie było to ich celem. Prezes firmy Josh Miles stwierdził również, że zmiana ta pozwoliła organizacji sprawniej poradzić sobie ze zmianą na zdalny tryb pracy podczas pandemii koronawirusa.

Elastyczność pracy staje się coraz ważniejsza dla potencjalnych pracowników, jeśli chodzi o wybór pracy, szczególnie wśród młodszych pokoleń. Według raportu FlexJobs z 2019 roku 30 proc. uczestniczących wymieniło brak elastyczności jako powód zwolnienia się z pracy. Aż 80 proc. ankietowanych oświadczyło, że elastyczność pracy wpłynęłaby na zwiększenie ich lojalności w stosunku do pracodawcy, a ponad połowa z nich (52 proc.) negocjowała z pracodawcą elastyczne możliwości pracy. 74 proc. osób biorących udział w ankiecie stwierdziło również, że balans między życiem prywatnym i zawodowym jest jednym z głównych czynników wpływających na wybór danej oferty pracy.

Zdrowie psychiczne jest ważnym czynnikiem wpływającym na wydajność. Badanie przeprowadzone na 1500 pracownikach przez Mind Share Partners ujawniło, że 60 proc. badanych określiło problemy ze zdrowiem psychicznym jako powód niższej produktywności, a 1/3 stwierdziła, że miejsce pracy wpływa niekorzystnie na owe problemy. Według Centers for Disease Control and Prevention depresja zmniejsza umiejętność wykonywania prac fizycznych o 20 proc., a zdolności umysłowe ulegają obniżeniu o 35 proc. Przejście na czterodniowy tydzień pracy daje pracownikom możliwość odetchnięcia i ograniczenia kontaktu z czynnikami wpływającymi na ich gorsze samopoczucie. Dodatkowo wielu pracowników, którzy doświadczali wcześniej "niedzielnych lęków" ("Sunday scaries"), stwierdziło, że redukcja dni roboczych znacznie zmniejszyła poziom niepokoju odczuwanego przed poniedziałkiem.

Dlaczego w takim razie system ten nie jest powszechnie stosowany? Jednym z argumentów przeciw jest fakt, że zmniejszenie tygodniowych godzin pracy z 40 do 30 nie przyniesie równie dużego efektu, jak przejście z 60 do 50. Model ten nie jest najlepszym rozwiązaniem do pracowników zarabiających minimalną stawkę godzinową. Zmiana taka oznaczałaby dla nich najpewniej mniejszy miesięczny przychód, na co nie mogą sobie oni pozwolić.

Należy również pamiętać, że samo przejście na nowy system nie oznacza automatycznie znacznego zwiększenia produktywności. Przeprowadzone eksperymenty w mniejszych firmach wykazały, że największy wzrost wystąpił w pierwszych dniach, kiedy pracownicy byli najbardziej podekscytowani zmianami. Po tym okresie nastąpił niewielki spadek. Dlatego właśnie należy zadbać o to, by wszyscy pracownicy mieli wyraźną ideę tego, jak mogą wykorzystywać swój czas spędzony w pracy, by nie doszło do obniżenia produktywności. Do potencjalnych skutków takiego trybu należeć będą większe zmęczenie oraz stres wśród pracowników. Jeszcze inne firmy mogą działać w sektorze, gdzie czterodniowy tydzień pracy będzie nieadekwatny do prowadzonej przez nich działalności.

Jeśli organizacja decyduje się na wprowadzenie 4 dniowego trybu pracy należy wcześniej przemyśleć odpowiednio całe przedsięwzięcie. Podstawowe pytania, które powinno się postawić to:

• Dlaczego myślę o zmianie?
• Jak określę efektywność zmian?
• Czy program obejmie wszystkich pracowników?
• Jak zareagują na zmiany klienci?
• Czy jest to odpowiedni model dla mojej organizacji?

Dodatkowo powinno się zadbać o to, by pracownicy również wyrazili poparcie dla takiego projektu oraz przeanalizować, jak zmiany nim spowodowane wpłyną na działanie organizacji.

Mikołaj Pecold

Bibliografia:

Lisa Eadicicco, “Microsoft experimented with a 4-day workweek, and productivity jumped by 40 proc.", https://www.businessinsider.com/microsoft-4-day-work-week-boosts-productivity-2019-11?IR=T
Joe Pinsker, "Kill the 5 day work week", https://www.theatlantic.com/family/archive/2021/06/four-day-workweek/619222/
Theresa Agovino, "The Phenomenon of the Four-Day Workweek", https://www.shrm.org/hr-today/news/all-things-work/pages/four-day-workweek.aspx
https://www.theguardian.com/technology/2019/nov/04/microsoft-japan-four-day-work-week-productivity
Brie Weiler Reynolds, “FlexJobs 2019 Annual Survey: Flexible Work Plays Big Role in Job Choices", https://www.flexjobs.com/blog/post/survey-flexible-work-job-choices/
https://www.cdc.gov/workplacehealthpromotion/tools-resources/workplace-health/mental-health/index.html
Jeffrey Bartel, "The Four-Day Workweek Merits Consideration", https://www.forbes.com/sites/forbesfinancecouncil/2021/05/07/the-four-day-workweek-merits-consideration/?sh=4fb7611b786d
https://www.theguardian.com/money/2019/feb/19/four-day-week-trial-study-finds-lower-stress-but-no-cut-in-output
https://www.fastcompany.com/90263366/4-day-work-week-advantages-and-disadvantages
Sarah Benstead, "A four day work week: is it really worth it?", https://www.breathehr.com/en-gb/blog/topic/employee-performance/the-four-day-work-week-productive-or-pointless