Reklama

Dobrze i tanio, to zasada dla pracowników

Dobrze i tanio to zasada, która przyświeca każdej firmie podejmującej się zlecenia lub samodzielnej organizacji firmowej imprezy. Oznacza to, że nasza impreza będzie wspominana przez pracowników przez lata i zapłacimy za nią dokładnie tyle, ile jest warta. Ten fakt nie dla wszystkich jest jednak oczywisty, dlatego przedstawiamy osiem krótkich porad, które zmienią ambitne plany firmowej imprezy w idealną realizację.

Po pierwsze... impreza jest dla pracowników

Reklama

Najczęstszym błędem popełnianym przez organizatorów imprez firmowych jest niewłaściwy dobór formy eventu do gustów jej uczestników. Doda na imprezie dla sześćdziesięciolatków czy długi dzień na torze wyścigowym z przedstawicielkami handlowymi firmy kosmetycznej to tylko pierwsze z brzegu pomysły, które się nie sprawdzą. Nawet jeśli organizacja wydarzenia przebiegnie bez zarzutu. Oczywiście ulegamy również presji firmowych decydentów. Żeby się tylko panu prezesowi spodobało.

Najczęściej jednak w praktyce wychodzi, że owszem, prezes był zadowolony, ale... tylko on. Firmy specjalizujące się w organizacji tego typu przedsięwzięć poprzedzają planowanie imprezy dokładnym wywiadem, mającym na celu poznanie preferencji klienta docelowego i dopiero potem proponują różne warianty imprezy.

Po drugie... dbaj o szczegóły

To szczegóły budują atmosferę. Mało kto po imprezie zapytany o opinie powie :. W większości przypadków możemy spodziewać się odpowiedzi :, , . To właśnie drobiazgi wpływają na ogólny sukces przedsięwzięcia, które jest niczym innym, jak wielkim zbiorem drobnych przyjemności. Szczegóły to temat, który wymaga mnóstwo uwagi. Odpowiednią liczbę krzeseł zazwyczaj przewidujemy, ale o tym, że przygotowane dla pracowników paczki da się otworzyć tylko nożyczkami, potrafimy zapomnieć.

Co więcej drobiazgi to właśnie te elementy, na które ludzie zwracają największą uwagę. Warto podkreślić, że takie detale jak ciekawie podane jedzenie, zabawnie poskładane serwetki czy inne ozdobne gadżety budują atmosferę imprezy i wspomnienia po niej. W jaki sposób możemy przygotować się do wpadek na drobiazgach? Przede wszystkim wszystko dobrze sobie rozplanujmy. Postarajmy się prześledzić w myślach przebieg każdego fragmentu imprezy. Myślmy abstrakcyjnie, starajmy się przewidzieć, co może się wydarzyć. To naprawdę pomaga uniknąć wielu problemów.

Po trzecie... niesprawdzony catering

Przez żołądek do serca. Ta złota zasada sprawdza się zarówno w relacjach damsko-męskich, jak i przy organizacji eventów firmowych. Niezależnie od typu imprezy, jeśli będzie ona trwała co najmniej kilka godzin, będziemy musieli zadbać o jedzenie dla gości. Częsty błąd popełniany przy takich okazjach to niesprawdzony catering. Najlepiej mieć w zanadrzu zaufanego dostawcę. Jeśli takiego nie mamy, to przed większym zamówieniem sprawdźmy firmę, którą chcemy wynająć. Decydując się na wybór menu należy wziąć pod uwagę, że ciężko trafić w gust jednej czy dwóch osób, a co dopiero kilkudziesięciu czy kilkuset. Warto pamiętać o tym, aby dać ludziom wybór i szanować ich przyzwyczajenia. Ciekawe, ale niekoniecznie trafione może być uraczenie wszystkich pracowników owocami morza, nie dając im jednocześnie żadnej alternatywy.

Po czwarte... nie obiecuj gwiazdek z nieba

Rozbudzenie oczekiwań gości i późniejsze ich rozczarowanie to najgorsze co możemy zrobić. Informujmy przede wszystkim rzetelnie. Unikajmy przecieków i nie informujmy o rzeczach nie potwierdzonych, których na 100 proc. nie udało nam się jeszcze załatwić. Nie pompujmy również sztucznie atmosfery, że będzie to niezapomniana, wyjątkowa i magiczna impreza. Na pewno będzie, ale niech pracownicy się o tym sami przekonają, uczestnicząc w niej. Zaskoczenie i niespodzianka to czynniki, które dodatkowo podsycają zainteresowanie imprezą. Potęgujmy napięcie informując na przykład, że będzie możliwość przejechania się sportowym pojazdem, a fakt, iż będzie to połączone z jazdą z mistrzem niech będzie słodką tajemnicą.

Po piąte... mądrze zaplanuj budżet

Budżetowanie to jedno z najtrudniejszych zadań organizatora imprezy firmowej. Agencje eventowe na pewno zmieszczą się w wyznaczonym budżecie. Pozostanie tylko kwestia tego, co będą nam w stanie zaoferować. Ważne jest, aby wyznaczyć sobie priorytety i określić, co jest dla nas ważniejsze. Czy występ gwiazdy i słone paluszki do tego czy mniej znany artysta, ale z wybornym jedzeniem. Jasno określony cel imprezy i znajomość pracowników, do których kierujemy ofertę, na pewno bardzo pomogą.

Zadajmy sobie pytanie, czego chcieliby pracownicy? Gdy pojawiają się ograniczenia budżetowe w ruch idzie kreatywność. Dobry pomysł może okazać się zbawienny dla budżetu. Warto również zrobić sobie analizę kosztową przedsięwzięcia i sprawdzić, w jakich obszarach możemy sobie pozwolić na cięcie kosztów, a które nie wpłyną bezpośrednio na zadowolenie pracowników po wspólnym biesiadowaniu.

Po szóste... z techniką na "ty"

Prawo Murphy`ego jest nieubłagane. Jeśli coś ma się zepsuć, zepsuje się na pewno w najmniej dogodnym dla nas momencie. Nieoceniona jest w takich przypadkach sprawdzona ekipa odpowiadająca za sprawy techniczne. Wybierając firmę eventową możemy oczekiwać, że jest ona zaprawiona w bojach i przygotowana niemal na każdą okoliczność. Podejmując się jednak samemu organizacji firmowej imprezy, poza oczywistym testowaniem wszystkiego przed startem, musimy skorzystać z usług osób mających wiedzę i doświadczenie na temat obsługi sprzętu stosowanego podczas wydarzenia. Ta wiedza może okazać się nieoceniona w momencie, w którym jedyną szansą na wyjście z trudnej sytuacji będzie improwizacja. Same pomysły nie wystarczają, więc miejmy zawsze w zapasie rezerwowego laptopa, kilka przedłużaczy, wtyczek, przejściówek i wszystkie możliwe końcówki.

Po siódme... praca zespołowa

Duży zespół do pracy to super sprawa. Pamiętajmy jednak, że bez właściwego podziału zadań czeka nas... wielka klapa. Ponadto przy złym podziale pracy nigdy nie ma winnych zaistniałej sytuacji. Zacznijmy od tego, żeby wydzielić kluczowe obszary organizowanego przez nas przedsięwzięcia i przypisać osoby za nie odpowiedzialne. Pamiętajmy również, że kluczem jest właściwa koordynacja przydzielonych zadań. Jeśli dobrze dobraliśmy współpracowników, możemy ufać, że osoby odpowiedzialne za dane obszary na pewno dobrze wywiążą się ze swoich zadań, ale mogą zapomnieć, że stanowią zespół i ich praca jest tylko częścią większej całości. Najważniejsza w tym momencie jest rola koordynatora, który odpowiednio zarządzi podwykonawcami.

Po ósme... plan B, plan C

Pomyśl o alternatywie przed, a nie w trakcie problemu. Jednym z czynników, które bierzemy pod uwagę przy planowaniu imprezy, są warunki pogodowe. Niemal każdy organizator przynajmniej raz zastanawia się, co jeśli zacznie padać deszcz? O innych rzeczach nie myślimy już jednak z wyprzedzeniem. A pytań jest bardzo wiele. Co jeśli gwiazda wieczoru nie dotrze lub jedzenie będzie niesmaczne? Dobre agencje eventowe są przygotowane zazwyczaj na każdą ewentualność. Trudniej jest jednak, kiedy sami próbujemy sprostać wyzwaniu. Możliwości mamy na pewno mniejsze, ale warto przygotować sobie kilka wariantów zastępczych. Możemy np. sprawdzić infrastrukturę kulinarną w okolicy miejsca imprezy. Spisanie kilku numerów telefonów okolicznych restauracji może okazać się dla nas zbawienne w krytycznej sytuacji.

Powyższe zasady na pewno są w stanie uchronić nas przed wieloma przykrymi konsekwencjami. Powstały na bazie wieloletnich doświadczeń w zakresie organizacji imprez firmowych. Zwrócenie uwagi na te obszary nie sprawi, że unikniemy wszystkich wpadek, jakie wiążą się z organizacją różnych przedsięwzięć, ale pomoże ograniczyć je do minimum. Co więcej, powyższe porady powinny pomóc nam zoptymalizować budżet potrzebny na organizację imprezy.

Natalia Wolska, Dyrektor Zarządzający Show Service Events Marketing

Reklama

Reklama

Reklama

Reklama

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy

Dziś w Interii

Raporty specjalne

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »