W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów pojawił się projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Wprowadza on nową formę zawierania umów o pracę - e-umowę. Zgodnie z wyjaśnieniami resortu rozwoju, regulacja ma być ułatwieniem i pomocą dla pracodawców takich jak mikroprzedsiębiorcy, rolnicy i osoby fizyczne, które chcą zatrudnić nianię lub pomoc domową. Zdaniem ministerstwa, to właśnie te podmioty doświadczają najwięcej problemów z formalnościami przy zatrudnianiu pracowników. Nowa forma zawierania umowy o pracę nie będzie jednak obowiązkowa. Pracodawcy uprawnieni do skorzystania z e-umowy będą mogli wybrać, czy chcą zatrudnić pracownika w formie elektronicznej czy w tradycyjny sposób.
Przepisy już teraz umożliwiają zawarcie w formie elektronicznej każdej umowy, w tym umowy o pracę. Planowana ustawa ma jednak dostarczyć nowe narzędzie umożliwiające zawarcie i rozliczenie umowy. Będzie to system teleinformatyczny, który pozwoli na zawieranie umów według gotowych szablonów. Dostęp do systemu teleinformatycznego będzie zapewniony po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego, na indywidualnym koncie na portalu praca.gov.pl.
W systemie pojawią się gotowe do wypełniania wzory umów o pracę oraz umów zlecenia, które przygotuje minister właściwy do spraw pracy. Szablony będą zawierały elementy niezbędne do zawarcia danego rodzaju umowy. W przypadku umowy o pracę będą to w szczególności: strony i rodzaj umowy, data jej umowy, rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie za pracę, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy.
System nie przewiduje pełnej elastyczności, a pracodawcy, którzy będą chcieli zawrzeć w umowie dodatkowe elementy, będą musieli skorzystać z tradycyjnej ścieżki przewidzianej w kodeksie pracy lub w kodeksie cywilnym. Jak wyjaśnia ministerstwo, "projektowane rozwiązanie ma bowiem na celu ułatwienie zawierania prostych umów w typowych sytuacjach".
Dodatkowo funkcjonalność systemu będzie uzupełniona, w szczególności o wystawianie przez pracownika wniosków urlopowych, naliczanie i rozliczanie urlopu udzielonego pracownikowi. Podmioty, które zdecydują się na skorzystanie z formy elektronicznej zawarcia umowy o pracę, nie będą musiały się martwić także o przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca jest zobowiązany do przechowywania takich dokumentów w okresie trwania stosunku pracy i jeszcze przez 10 lat po jego ustaniu. Nowe przepisy mają zwolnić pracodawcę z tego obowiązku, a czynności związane z przechowywaniem dokumentacji będzie za niego wykonywał system teleinformatyczny, który "zapewni zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia dokumentacji pracowniczej".
Resort rozwoju planuje też, że przygotowany system teleinformatyczny dokona zgłoszeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Krajowej Administracji Skarbowej. Ma też wyliczać składki i zaliczki podatkowe oraz wysokość wynagrodzenia, jakie należy wpłacić pracownikowi na konto. To odpowiedź ministerstwa na "problem znacznych obciążeń, jakie ponoszone są przez podmiot powierzający pracę, m.in. w związku ze zgłoszeniem do ZUS, obsługą korespondencji z ZUS i naliczaniem składek na ubezpieczenie, wyrejestrowywaniem z ZUS oraz naliczaniem podatku dochodowego".
Zdaniem projektodawców ustawy, obciążenia te dotykają szczególnie mikroprzedsiębiorstw, gospodarstw domowych oraz gospodarstw rolnych "ze względu na brak zasobów, które można przeznaczyć na wypełnianie zobowiązań administracyjnych, brak wiedzy co do szczegółowych wymogów prawa. Powoduje to zarówno większą pokusę przechodzenia do szarej strefy (niezależnie od chęci uniknięcia obciążeń finansowych), jak i zwiększa koszty powierzania pracy".
Jak wynika z danych Głównego Urzędu Statystycznego, przytoczonych przez autorów projektu, w 2017 r. "na czarno" w Polsce pracowało 880 tys. osób, co stanowi 5,4 proc. ogólnej liczby pracujących. Najczęściej pracę bez umowy powierzano w ogrodnictwie i rolnictwie. Z tego sektora pochodzi co siódma osoba wykonująca pracę nierejestrowaną (15 proc.). Dużą grupę osób pracujących w "szarej strefie" stanowiły również osoby zajmujące się remontami i naprawami budowlano-instalacyjnymi (11,4 proc.), a także usługami budowlanymi i instalacyjnymi (9,1 proc.) oraz opieką nad dzieckiem lub starszą osobą (9,1 proc.). GUS szacuje, że liczba osób wykonujących w 2017 r. pracę nierejestrowaną w obszarze prac domowych wyniosła ok. 44 tys., a w obszarze opieki nad dzieckiem lub osobą starszą wyniosła 82 tys.
Dominika Pietrzyk
