Jak pracodawca może odzyskać "nadwyżkę" wypłaty?
W praktyce kadrowej zdarzają się błędy w wyliczeniu wynagrodzenia należnego pracownikowi. Czasami wynikają one z okoliczności, na które pracodawca i służby kadrowe nie mają żadnego wpływu, niekiedy zaś z faktycznego błędu rachunkowego czy merytorycznego. W konsekwencji pracownik może otrzymać wynagrodzenie wyższe niż mu się należało. Taką niezaplanowaną "nadwyżkę" pensji można jednak odzyskać.
Gdy wypłata wyprzedza absencję
Kodeks pracy określa termin wypłaty wynagrodzenia za pracę jedynie ramowo, ustalając zasadę dokonywania wypłaty co najmniej raz w miesiącu oraz wskazując ostateczny termin jej realizacji. Konkretny termin wypłaty zależy natomiast od decyzji pracodawcy. W wielu zakładach jest to termin graniczny przyjęty przez prawo pracy, a więc 10. dzień następnego miesiąca po miesiącu, za które przysługuje wypłacane wynagrodzenie. Często pracodawcy wybierają też wcześniejszy termin wypłaty, tj. na koniec miesiąca. W tym ostatnim przypadku narażają się jednak na ryzyko komplikacji przy wyliczaniu wynagrodzenia, które w zdecydowanie mniejszym stopniu dotyczy zakładów wypłacających pensję do 10. dnia następnego miesiąca.
Naliczanie wynagrodzenia odbywa się według ściśle określonych zasad wynikających z przepisów prawa pracy. W zależności od sytuacji danego pracownika, należy stosować odpowiednią metodykę obliczeń. Na końcowy efekt w postaci ustalenia konkretnej wysokości wynagrodzenia ma wpływ wiele czynników dotyczących wykonywania pracy w danym miesiącu, w tym taka okoliczność jak nieobecność pracownika w pracy i powód tej nieobecności. W zakładach pracy, w których termin wypłaty przypada w ostatnie dni miesiąca, nie można w praktyce uniknąć sytuacji, w której już po dokonaniu wypłaty zachodzi okoliczność mająca wpływ na ustalenie jego wysokości. Typowym tego przykładem jest dostarczenie przez pracownika zwolnienia lekarskiego obejmującego ostatnie lub ostatni dzień miesiąca w przypadku, gdy za ten miesiąc zostało już naliczone i wypłacone wynagrodzenie. Wówczas pracownik otrzyma zawyżone wynagrodzenie za pracę, za okres choroby przysługuje mu bowiem wynagrodzenie chorobowe, które, z pewnymi wyjątkami, odpowiada jedynie 80 proc. wynagrodzenia za pracę. Taką nieuzasadnioną nadwyżką wynagrodzenia pracownik nie cieszy się jednak zbyt długo.
Zwrot nadpłaty bez zgody pracownika
W jednym przypadku prawo pracy pozwala pracodawcy na potrącenie nieprawidłowo wyliczonego wynagrodzenia bez zgody pracownika. Dla odróżnienia takiej sytuacji od pozostałych przypadków potrąceń, Kodeks pracy posługuje się tu pojęciem odliczenia z wynagrodzenia. Jak stanowi art. 87 § 7 k.p., z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W razie zawyżenia wynagrodzenia z powodu naliczenia go przed wystąpieniem chorobowej niezdolności do pracy, odliczeniu podlega tylko różnica pomiędzy normalnym wynagrodzeniem pracownika a przysługującym mu za okres nieobecności wynagrodzeniem (lub zasiłkiem) chorobowym. Jeżeli po wypłacie pracownikowi przydarzyła się nieobecność o charakterze bezpłatnym, wówczas skala odliczenia jest większa.
Odliczenie, o którym mowa w art. 87 § 7 k.p., które w sensie ścisłym nie jest potrąceniem z wynagrodzenia za pracę, nie wymaga zgody zatrudnionego. Pracodawca odbiera bowiem tylko to, co pracownikowi nie przysługiwało. Jednak "wyrównania rachunków" nie można odkładać na odległy termin. Ustawodawca ograniczył pracodawcę w tym zakresie, pozwalając na dokonanie odliczenia z wynagrodzenia w sytuacji wskazanej w art. 87 § 7 k.p. tylko w najbliższym terminie płatności. Konsekwencją mylnego wyliczenia wynagrodzenia z powodów niezależnych od pracodawcy jest więc dopuszczalność korekty pensji bez zgody pracownika, natomiast zabezpieczenie pracownika przejawia się w wyznaczeniu przedziału czasowego na przeprowadzenie tej korekty.
Jeżeli pracodawca "nie zmieści się" z odliczeniem nadwyżki w terminie, wówczas będzie musiał zastosować bardziej restrykcyjne dla siebie zasady, podobnie jak w przypadku zawinionego przez niego błędu w wyliczeniu wynagrodzenia.
W razie braku wymaganej zgody pracownika, potrącenie mylnie nadpłaconego wynagrodzenia może nastąpić tylko na podstawie tytułu egzekucyjnego.
Błąd w wyliczeniu utrudnia zwrot
Obliczanie wynagrodzenia następuje w oparciu o skomplikowane i czasami niejasne przepisy prawa pracy. Zdarza się więc, że z powodu ich błędnej interpretacji lub popełnienia prostej pomyłki rachunkowej, wysokość wynagrodzenia jest nieprawidłowa. Jeżeli taka różnica jest na korzyść pracownika, pracodawca może ją odzyskać, jednak nie jest to tak proste jak w przypadku, gdy błędne wyliczenie jest następstwem okoliczności niezależnych od zatrudniającego. Pracownik musi się bowiem zgodzić na zwrot nadpłaconego wynagrodzenia, podobnie jak to jest wymagane przy dokonywaniu potrąceń, które nie mają charakteru obligatoryjnego.
Należy zaznaczyć, że za popełnienie błędu w wyliczeniu wynagrodzenia pracodawca nie może uznać wypłaty wynagrodzenia (świadczenia), do którego, w ocenie pracodawcy, pracownik nie nabył prawa ze względu na niespełnienie określonych wymogów. Przykładowo, pracodawca nie może "odliczyć" czy potrącić wypłaconej pracownikowi premii regulaminowej z uwagi na to, że po głębszym namyśle uznał, iż pracownik nie spełnił jednak warunków do jej otrzymania (patrz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 lutego 2002 r., sygn. akt I PKN 889/00).
Wymóg uzyskania zgody pracownika na potrącenie zawyżonego wynagrodzenia będzie ciążył również na tym pracodawcy, który nie dotrzymał terminu odliczenia niezawinionej przez niego nadwyżki pensji przy najbliższej wypłacie. Skutkiem opóźnienia będzie konieczność poproszenia pracownika o zgodę na potrącenie, a w razie odmowy, skierowanie sprawy do sądu.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 69 (901) z dnia 2012-08-27
