Jak zarządzać wierzytelnościami w małej firmie?
Temat finansów w małej firmie nie jest prosty. Wystarczy jedno potknięcie, by zaburzyć płynność finansową i doprowadzić do zamknięcia działalności. Właśnie dlatego tak ważne w przypadku niewielkich przedsiębiorstw jest zarządzanie wierzytelnościami. Firmy lokalne i te, które zatrudniają niewielką liczbę pracowników, powinny czym prędzej wdrożyć system odpowiednich działań, które będą zapobiegać problemom w odzyskiwaniu należności.
Co to jest zarządzanie wierzytelnościami?
Aby móc odpowiedzieć na pytanie, jak powinno wyglądać optymalne zarządzanie wierzytelnościami w małej firmie, w pierwszej kolejności trzeba zrozumieć, czym w ogóle jest tego rodzaju strategia działania. Mogą ją realizować nie tylko wielkie przedsiębiorstwa. Kontrola należności to podstawa także w małych firmach.
Zarządzanie wierzytelnościami to szereg działań, które pozwalają zapobiegać powstawaniu długów. Mamy tu na myśli zaciągnięte zobowiązania, których nie spłacają klienci, kontrahenci i partnerzy biznesowi. Ciekawostką jest przy tym fakt, że działania prewencyjne są najskuteczniejszą formą uzyskiwania swoich należności w terminie bądź odzyskiwania długów bez konieczności wdrażania windykacji sądowej.
Jak może zarządzać wierzytelnościami mała firma?
Wielkie korporacje najczęściej współpracują w tym celu z wyspecjalizowanymi podmiotami, które zajmują się kontrolingiem wystawianych przez nie rachunków i faktur. Nie wszystkie firmy mogą sobie jednak na to pozwolić. Nie zawsze jest to również potrzebne. Kiedy w grę wchodzą setki dokumentów, rzeczywiście samodzielne zarządzanie wierzytelnościami może sprawiać kłopot. W małej firmie z powodzeniem może zajmować się tym sam właściciel albo jeden oddelegowany do tego pracownik.
Samodzielne działania będą skuteczne w ramach zarządzania wierzytelnościami, które mają zapobiegać powstawaniu przeterminowanych należności. Właściciel samodzielnie może przecież dokonać analizy potencjalnego kontrahenta, z którym chce podjąć współpracę. Sprawdzenie go w BIG czy weryfikacja sprawozdania finansowego przyszłego partnera biznesowego nie jest zadaniem trudnym.
Monitoring płatności to podstawa
Małe firmy mogą samodzielnie prowadzić szereg działań z zakresu monitoringu płatności. Zarządzanie wierzytelnościami odbywa się wtedy jeszcze na etapie, kiedy nie doszło do przeterminowanej płatności.
Chodzi tu o subtelne przypomnienie o nadchodzącym terminie dokonania przelewu. Do klientów, biznesowych kontrahentów i innych podmiotów, z którymi współpracuje firma, mogą być wysyłane informacje o terminie zapłaty. Te najczęściej wysyłane są droga mailową albo smsem. Rzadziej wykonuje się w tym celu telefony czy wysyła listy tradycyjną pocztą.
Kiedy zarządzanie wierzytelnościami wymaga zewnętrznego wsparcia?
To właśnie niewielkie firmy bardzo często podejmują współpracę z firmami windykacyjnymi. Te duże mogą sobie pozwolić na stworzenie własnych działów, w których zatrudnieni są specjaliści od ściągania przeterminowanych należności. Małym podmiotom o wiele bardziej opłaca się doraźne reagowanie na niekorzystne działanie dłużników niż stale utrzymywanie działu windykacyjnego.
Zewnętrzne wsparcie konieczne jest wtedy, gdy zarządzanie wierzytelnościami dotyczy należności, których spłata nie nastąpiła w wyznaczonym terminie. Firmy windykacyjne zalecają wtedy wprowadzenie działań, które wchodzą w zakres windykacji polubownej. To między innymi negocjacje, które mają doprowadzić do porozumienia obu stron. Zdarza się również, że konieczna jest windykacja sądowa i udział komornika w odzyskiwaniu długu.
