Odprowadzanie odpisu i zwiększeń na ZFŚS
Odprowadzanie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to coroczny obowiązek pracodawcy prowadzącego działalność socjalną w formie takiego Funduszu. Zasady odprowadzania odpisu wynikają z przepisów ustawowych i rozporządzenia, jednak nie obejmują one wszystkich nietypowych sytuacji, jakie mogą wyniknąć w trakcie roku w związku z ustalaniem odpisu. W takich przypadkach trzeba odpowiednio korzystać z regulacji ustawowych "dopasowując je" do określonych okoliczności.
Naliczenie odpisu przy rezygnacji z ZFŚS
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przewiduje dwa graniczne terminy odprowadzenia odpisu na ZFŚS, tj. do 31 maja i do 30 września danego roku. W pierwszym terminie należy odprowadzić co najmniej 75% odpisu podstawowego na dany rok, natomiast w drugim pozostałą kwotę odpisu podstawowego oraz fakultatywnych zwiększeń.
Funkcjonowanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w danej firmie może się jednak zakończyć przed tymi datami. Niektórzy pracodawcy mogą bowiem zrezygnować z jego tworzenia w tracie roku kalendarzowego. Taką możliwość mają m.in. pracodawcy, którzy zatrudniają na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i posiadają przepisy zakładowe. Decyzję o rezygnacji z Funduszu wprowadzają oni do tych przepisów. Ponieważ ustawa o ZFŚS nie przewiduje żadnego terminu do dokonania tej czynności, dlatego wspomnianej rezygnacji można dokonać w dowolnym momencie danego roku. W takiej sytuacji odpis nalicza się na podstawie przeciętnego miesięcznego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, po uwzględnieniu miesięcy zerowych, tj. tych, za które w związku z rezygnacją z Funduszu odpisu się już nie odprowadza. W celu naliczenia odpisu pracodawca musi ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym), w rozbiciu na poszczególne miesiące. Obliczone stany zatrudnienia następnie sumuje i dzieli przez 12.
Powyższy sposób ustalania odpisu obowiązuje w każdym przypadku, również wtedy, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok kalendarzowy (§ 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych). Co do terminu odprowadzenia tak naliczonego odpisu, to ustawa o ZFŚS nie reguluje tej kwestii. Wobec braku szczególnych unormowań należałoby więc przyjąć, że pracodawca nie ma obowiązku odprowadzenia odpisu w dacie rezygnacji z Funduszu, ale może z tym "poczekać" do terminów wskazanych w ustawie, tj. do końca maja i września danego roku.
Ustawowe terminy na odprowadzenie odpisu nie obowiązują pracodawcy tworzącego Fundusz dobrowolnie.
Zmiana statusu pracownika a odpis
Wysokości odpisów ustawowych są określone w sposób sztywny w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Odpis podstawowy to 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego (w zależności od tego, które było wyższe). Na niektóre grupy pracowników, wskazane w art. 5 ust. 2a i ust. 3 ustawy o ZFŚS, ustala się odpis w innej wysokości, m.in. w wysokości 50% w odniesieniu do pracowników pracujących w szczególnych warunkach lub wykonujących prace o szczególnym charakterze. W trakcie roku mogą jednak wystąpić sytuacje, w których pracownik straci status, z którym związana jest inna niż podstawowa wysokość odpisu. Przykładowo, pracownik pracujący w szczególnych warunkach może zakończyć wykonywanie takich prac, w związku z przeniesieniem go na inne stanowisko pracy. Wówczas odpada podstawa do stosowania wyższej kwoty odpisu. W razie wystąpienia takiej zmiany w trakcie miesiąca, może pojawić się wątpliwość co do tego, w jaki sposób naliczyć odpis. Pracodawca ma tutaj dwie możliwości - albo naliczy odpis w odpowiednich wysokościach odrębnie do dnia wystąpienia zmiany i po tym dniu albo, na podstawie art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS, zdecyduje o wprowadzeniu innej (w tym dotychczasowej) wysokości odpisu. Ta druga możliwość dotyczy jednak tylko pracodawców zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Wyższy odpis na niepełnosprawnego
Oprócz obligatoryjnych odpisów podstawowych, pracodawca może dokonywać dobrowolnych zwiększeń tego odpisu - na pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności oraz na emerytów i rencistów, nad którymi zakład pracy sprawuje socjalną opiekę. Obie te grupy uprawnionych mogą mieć zwiększony odpis o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego. Mimo jednakowej procentowo kwoty zwiększenia, będzie się ona jednak różnić w zależności od tego, czy zwiększenie będzie dokonane na niepełnosprawnego pracownika czy na emeryta lub rencistę. W przypadku wspomnianego pracownika kwotę odpisu (przy zastosowaniu dobrowolnego zwiększenia) stanowi suma odpisu podstawowego (37,5%), ustalanego na niepełnosprawnego z tytułu pozostawania w zatrudnieniu oraz zwiększenia. Natomiast jeżeli chodzi o emeryta i rencistę, to zwiększenie będzie wynosiło tylko 6,5% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, ponieważ nie ma podstaw do naliczenia odpisu podstawowego. Trzeba zauważyć, że dodatkowe zwiększenia nie podlegają ewentualnej korekcie na koniec roku. Należy jej dokonać tylko w zakresie odpisu podstawowego.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9.03.2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 37 (869) z dnia 2012-05-07