Poczta firmowa – jak wybrać najlepszego dostawcę? Poradnik

Tego czym jest poczta e-mail, nie trzeba nikomu tłumaczyć. Elektroniczne konto pocztowe w ostatnich dekadach stało się dla większości z nas głównym kanałem oficjalnej komunikacji nie tylko z rodziną i znajomymi, ale także (a może przede wszystkim) z urzędami, sklepami internetowymi i usługodawcami. Internetowa korespondencja jest tak powszechna i wygodna, że w wielu obszarach życia zupełnie zastępuje tradycyjną pocztę.

Skoro indywidualni konsumenci preferują kontakt mailowy, to organizacje i firmy powinny im to ułatwiać. Warto eksponować oficjalne adresy do kontaktu w przestrzeni wirtualnej (na stronie internetowej, w social mediach) oraz fizycznej (na wizytówkach, ulotkach, w reklamach outdoorowych, na gadżetach, etc.). Najpierw jednak należy założyć profesjonalne skrzynki mailowe w domenie firmy, aby wygodnie agregować i obsługiwać całą korespondencję z publicznością marki oraz osobami z wewnątrz organizacji. 

Założenie konta e-mail trwa nie dłużej niż kilkanaście minut, więc każdy internauta ma przynajmniej jeden, a zazwyczaj kilka adresów. Poza prywatnym adresem, który służy do logowania się do serwisów rozrywkowych i social mediów, mamy też często imienne konto do bardziej oficjalnej korespondencji oraz osobne skrzynki do spraw studenckich czy służbowych. I to ostatnie właśnie powinien zapewniać pracodawca, czyli właściciel(-ka) firmy, takiej jak Twoja.  

Nie pozwól, by osoby, które kontaktują się z klientami i kontrahentami w imieniu marki Twojej firmy, używały do tego zwykłych, prywatnych adresów z domeną @gmail.com, @outlook.com czy @o2.pl. Pozorna oszczędność na profesjonalnych usługach pocztowych może przynosić firmie spore straty w dłuższej perspektywie.

Profesjonalny wizerunek firmy

Adresy e-mail w domenie to jeden z wielu elementów, które budują kapitał zaufania nie tylko w oczach klientów, ale także wśród pracowników. Osoba, która ma imienne konto służbowe, ma szansę poczuć większą więź z marką oraz odpowiedzialność za to, jak ją reprezentuje. Wszyscy adresaci e-maili wysłanych z profesjonalnych kont pocztowych otrzymują istotny sygnał, że mają do czynienia z firmą, która sama siebie traktuje poważnie.

Brak reklam i spamu

Kolejną ważną zaletą służbowych skrzynek jest to, że nie pracownicy nie są rozpraszani natarczywymi reklamami, a administrator ma dużo większą kontrolę nad filtrami spamu, niż właściciel darmowego konta. 

Pakiet narzędzi biurowych

Poczta firmowa to najczęściej nie tylko poczta. Najwięksi i najbardziej zaufani dostawcy służbowych kont mailowych oferują je w ramach zestawów programów biurowych  - najlepszym przykładem jest Gmail w Google Workspace czy Microsoft 365. Oznacza to, że zakładając firmowe skrzynki dla pracowników, zapewniasz im też dostęp do edytorów plików, komunikatorów tekstowych, pokoi wideokonferencyjnych oraz wszystkich innych aplikacji niezbędnych do pracy.

Kontrola nad danymi firmy

Jako osoba, która prowadzi firmę, nie powinieneś(-aś) doprowadzać do sytuacji, w której dane klientów, szczegóły transakcji i istotne dokumenty są przechowywane w prywatnych skrzynkach. Zakładając konta pocztowe dla pracowników, zyskujesz pewność, że jeśli którykolwiek z nich opuści zespół, to żadna istotna informacja nie przepadnie razem z nim. W konsoli administracyjnej możesz też zarządzać ustawieniami bezpieczeństwa, które ochronią dane na kontach przed atakami phishingowymi czy przypadkowym wyciekiem.

Każdy wyobraża sobie co innego, gdy słyszy frazę "najlepsza poczta firmowa". Są osoby, którym zależy głównie na rozbudowanych opcjach ochrony danych, inni cenią sobie prostotę, elastyczność i szeroką dostępność, ale nie brakuje też użytkowników, którzy oczekują zaawansowanych funkcji oraz pełnej personalizacji służbowej skrzynki. 

Choć trudno byłoby zbudować uniwersalną listę kryteriów wyboru poczty, to jest kilka cech, na które każda osoba poszukująca kont e-mail w domenie firmy powinna zwrócić uwagę:

Styl pracy Twojego zespołu

Pracujecie zdalnie, hybrydowo czy stacjonarnie? Czy większość zadań wymaga współpracy, czy też indywidualnego skupienia? Wolicie elastyczność pracy z poziomu przeglądarki czy jesteście przywiązani do tradycyjnego klienta poczty na pulpicie? Odpowiedzi na takie pytania pozwolą Ci lepiej dopasować konta mailowe do potrzeb pracowników. 

Cena

W każdym przedsiębiorstwie optymalizacja kosztów uzyskania przychodu jest jednym z priorytetów, dlatego tak ważny jest dobór wariantu usługi, który gwarantuje elastyczne warunki i nie obciąży budżetu. Ceny za jedno konto pracownika w usłudze poczty z programami biurowymi all-in-one wahają się od 5 do nawet 50 Euro miesięcznie. 

Darmowy wariant

To, czy poczta danego producenta jest znana i cieszy się zaufaniem użytkowników indywidualnych, ma też znaczenie z biznesowego punktu widzenia. Popularność tego typu usług często idzie w parze z jakością i łatwością obsługi. 

Mobilność

Dostęp do poczty firmowej powinien być równie łatwy na smartfonie, co na komputerze. Przed podjęciem decyzji sprawdź opinie i oceny dedykowanej aplikacji mobilnej w sklepie Google Play czy w AppStore. 

Funkcjonalność

Jeśli Twoja firma ma specyficzne potrzeby, takie jak obsługa offline, archiwizacja danych czy standaryzacja stopek, to sprawdź, czy wybrana poczta jest w stanie je spełnić.

Dodatkowe usługi i integracje 

Wiele serwisów pocztowych można dostosować do unikalnych wymagań branży oraz połączyć z innymi narzędziami, z których pracownicy korzystają na co dzień.

Próg wejścia

O prędkości, z jaką pracownicy przyzwyczają się do służbowych kont pocztowych, decyduje kilka czynników, m.in. wcześniejsze przyzwyczajenia użytkowników, intuicyjny interfejs aplikacji czy dostępność przejrzystych instrukcji. 

Pojemność kont pocztowych  Choć prywatni użytkownicy rzadko wypełniają skrzynkę na tyle, aby dotrzeć do limitu darmowej pojemności, to w warunkach firmowych objętość codziennej korespondencji i plików jest kilkukrotnie większa. Czy to znaczy, że musisz kupić usługę z dużym zapasem? Niekoniecznie. Jeśli wybierzesz chmurowy dysk, to skalowanie usługi wraz z rozwojem firmy będzie proste. 

Łatwość zarządzania 

Nie należy zapominać też o wygodzie administratora systemu pocztowego. Konsola do zarządzania kontami powinna być dostępna online i umożliwiać zautomatyzowanie monotonnych czynności.

Bezpieczeństwo i prywatność 

Na biznesowych kontach mailowych zapisane jest mnóstwo wrażliwych danych na temat przedsiębiorstwa, klientów i kontrahentów, więc upewnij się, że będziesz mieć narzędzia niezbędne do tego, by skutecznie je chronić. 

Spośród kilkunastu znanych międzynarodowych producentów poczty dla firm szczególnie na szczególne wyróżnienie zasługuje czterech: 

• Gmail w usłudze Google Workspace
• Outlook w pakiecie Microsoft 365
• Protonmail
• Zoho 

Każdy z tych dostawców usług specjalizuje się w jakimś obszarze, dzięki czemu utrzymuje przewagę nad konkurencją w określonej niszy. 

Według danych grupy badawczej SaaS Scout Gmail ma obecnie ponad 1,8 miliarda użytkowników, co czyni go jednym z najczęściej wybieranych dostawców usług pocztowych na świecie. Z badań firmy Litmus wynika, że spośród wszystkich firm rozwijających narzędzia obsługi poczty elektronicznej, Gmail osiągnął w 2021 roku największy udział w rynku - aż 27.8% - i tym samym prześcignął dotychczasowego lidera w tej kategorii, czyli pocztę Apple na iPhone’y. 

Jak popularność Gmaila wpływa na użyteczność tej poczty w warunkach biznesowych? Wszechobecność i uniwersalność aplikacji biurowych Google sprawiają, że wdrożenie ich do użytku firmowego jest prostsze. Pracownicy przyzwyczajeni do korzystania z Gmaila prywatnie nie będą mieli najmniejszych problemów z obsługą tej poczty w celach służbowych - podobnie jest z Arkuszami, Dokumentami, czy komunikatorem wideo Google Meet. Dzięki temu osiągnięcie pełnej produktywności pracy w nowych narzędziach zajmie im znacznie mniej czasu, niż gdyby mieli uczyć się nawigacji po obcym interfejsie od zera. To najbardziej uniwersalna poczta, której ofertę można dopasować do indywidualnych potrzeb firm każdej wielkości. 

Mocną stroną Outlooka jest przede wszystkim klient poczty na pulpicie. Jeżeli Twoi pracownicy korzystają zawsze z tego samego komputera i wolą osobny program zamiast przeglądarki, to rozważ wyposażenie ich w konta pocztowe Microsoftu. 

ProtonMail jest mniej znanym dostawca na polskim rynku, ale nie ma sobie równych pod względem prywatności. Ta szwajcarska firma ma w ofercie wygodne, proste i szyfrowane skrzynki pocztowe zarówno dla firm jak i dla osób prywatnych. 

Zoho jest doskonałą alternatywą dla osób, które nie są jeszcze gotowe na inwestycję w płatne konta, a do sporadycznej korespondencji z klientami potrzebują jednego adresu e-mail we własnej domenie - Zoho oferuje im taką pocztę firmową zupełnie za darmo.