Za koszty uzyskania przychodu zwykło się uznawać wydatki pozostające w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ponadto, wydatki te muszą zostać poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia możliwości osiągnięcia przychodów w przyszłości. Chodzi więc zarówno o przychód z działalności bieżącej, jak i o przychód, którego wystąpienie podatnik przewiduje w przyszłości, a którego możliwość uzyskania obiektywnie wydaje się realna.
W orzecznictwie sądowym oraz interpretacjach można spotkać wiele tez, co jest kosztem a co nie i co gorsza nie wszystkie są spójne. Niektóre pozwalają dokonywać oceny zaliczenia wydatku do kosztów z punktu widzenia przedsiębiorcy a więc subiektywnego, a inne wymagają obiektywnego spojrzenia.
Wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu podatnika, jeżeli łącznie spełnia warunki:
- został poniesiony (poniesienia nie należy utożsamiać z dokonaniem zapłaty lecz z ujęciem w księgach),
- celem poniesienia kosztu było osiągnięcie przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
- koszt nie został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Kosztem nie jest wydatek
Kosztem uzyskania przychodu jest koszt poniesiony w celu jego uzyskania. Jednak niezależnie od wpływu na przychód nie można do niego zaliczyć wydatków z art. 23 updof.
Ograniczeniem, określającym czy dany wydatek można zakwalifikować jako koszt podatkowy jest zaprezentowany w ustawie katalog wyłączeń, wskazujący wydatki, które pod żadnym pozorem nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (nawet gdy można wykazać związek takiego wydatku z uzyskanym przychodem). Znajduje się w nim m. in. wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, podatku od spadków i darowizn, wierzytelności odpisanych jako przedawnione czy kosztów reprezentacji.
Koszty określone procentowo lub kwotowo
Dla niektórych źródeł przychodów ustawa określa koszt ich uzyskania jako procent przychodu albo podaje przyjętą kwotę. Pierwszy z nich polega na ryczałtowym określeniu wartości kosztu przy zastosowaniu odpowiedniej, podanej w ustawie, normy procentowej 20 proc. lub 50 proc. Sposób ten stosuje się głównie rozliczając podatek od dochodów z umów zlecenie i dzieło.
Tak jest np. w przypadku twórców za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego. Ich koszty to 50 % uzyskanego przychodu. Kwotowo zostały natomiast określone koszty np. z tytułu umowy o pracę lub kontraktu menedżerskiego.
Małgorzata Jawińska, księgowa Tax Care
Elżbieta Węcławik, Tax Care
