Świadectwo pracy wraz z informacją
Świadectwo pracy jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających zatrudnienie. Były pracownik przedstawia je następnemu pracodawcy lub odpowiedniemu urzędowi, stąd terminowe wystawienie świadectwa pracy należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Od 1 stycznia 2019 r. wraz ze świadectwem pracodawca wydaje pracownikowi również informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru po jego upływie.
Terminowe wydanie świadectwa W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa nie jest wymagane tylko w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. W takiej sytuacji pracodawca wydaje świadectwo pracy za zakończony okres zatrudnienia wyłącznie na wniosek pracownika (art. 97 § 11 K.p.).
Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika niezwłocznie - w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych jest to niemożliwe, w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub upoważnionej osobie za pośrednictwem poczty. Może też doręczyć je w inny sposób.
W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i z ubezpieczenia społecznego.
Szczegółowy wykaz tych informacji zawarty jest w § 2 ust. 1 rozporządzenia MRPiPS w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289). Należy podkreślić, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się z pracownikiem. Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
Informacja razem ze świadectwem Od 1 stycznia 2019 r. w Kodeksie pracy pojawił się nowy przepis - art. 946 K.p. - dodany na mocy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357).
Stanowi on, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wraz ze świadectwem pracy wydać pracownikowi informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w ww. okresie.
Wprowadzenie tej regulacji było konsekwencją innych zmian w przepisach, dotyczących skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 r., pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej). Jeżeli w tym okresie pracodawca nawiązał stosunek pracy z tym samym pracownikiem, 10-letni okres przechowywania dokumentacji rozpoczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatnio nawiązany stosunek pracy (art. 945 K.p.).
Przy czym trzeba nadmienić, że wskazany przepis znajduje bezpośrednie zastosowanie do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Dla pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy - chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników raportów informacyjnych (ZUS RIA) oraz raporty te faktycznie do ZUS złoży. Moim zdaniem obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 946 K.p., nie dotyczy tej grupy zatrudnionych, jak też pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1998 r. Pracodawca może przygotować informację o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgodnie z art. 947 K.p. pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór przez byłego pracownika.
W tym terminie, o ile dokumentacja nie zostanie już zniszczona, pracodawca może ją jeszcze wydać byłemu pracownikowi. Jeżeli pracodawca nie wyda pracownikowi świadectwa pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika, które jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
Podstawa prawna Ustawa z dnia 26.06.1974 r.
Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) autor: Agata Barczewska Gazeta Podatkowa nr 6 (1568) z dnia 2019-01-21 GOFIN podpowiada
