Umowa na zastępstwo. Kiedy ją podpisujemy i jakie są prawa pracownika zastępującego?

 Po pierwsze, umowa na zastępstwo jest podtypem umowy na czas określony. Regulują ją zatem przepisy dotyczące umowy na czas określony, a także pewne dodatkowe zapisy.

To, co jest istotne w przypadku umowy na zastępstwo to fakt, że musi dotyczyć takiego samego stanowiska, jakie posiada pracownik w trakcie czasowej, usprawiedliwionej nieobecności.

Pracownik w ramach zastępstwa wykonuje takie same obowiązki, jak pracownik nieobecny. Kodeks pracy determinuje, że w umowie na czas określony (a zatem także w umowie na zastępstwo) powinny znaleźć się konkretne zapisy. Zalicza się do nich:

●      konkretne wskazanie stron umowy

●      rodzaj umowy

●      data zawarcia i zakończenia

●      warunki dotyczące płacy i pracy

●      rodzaj pracy

●      miejsce wykonywania obowiązków

●      wymiar czasu pracy

●      dzień rozpoczęcia pracy.

Umowa na zastępstwo może opiewać na okres krótszy niż planowana nieobecność pracownika. Jeśli pracodawca po upływie czasu, na który podpisana była umowa, postanowi o dalszym zatrudnianiu osoby zastępującej, może zaproponować kolejną umowę o pracę na zastępstwo.

Co ważne, przepisy nie limitują umów na zastępstwo: ani pod względem ich liczby, ani okresu, na jaki są zawierane.

To jest wyjątkowa zmienna, która dotyczy wyłącznie umów na zastępstwo. W przypadku wszystkich innych umów na czas określony obowiązuje limit 3 umów i 33 miesięcy (łącznie). Po tym czasie (lub wyczerpaniu limitu umów) pracodawca zobowiązany jest do podpisania z pracownikiem umowy na czas nieokreślony.

Umowy na zastępstwo zawierane są zazwyczaj wtedy, gdy pracownik przebywa na dłuższym urlopie chorobowym lub na L4 związanym z ciążą, a następnie planuje pełne wykorzystanie urlopu macierzyńskiego. W obu przypadkach dość problematyczne jest precyzyjne określenie, kiedy pracownik powróci do pracy.

Dlatego często stosuje się zapis w umowach na zastępstwo, który mówi o tym, że czas trwania umowy jest równy okresowi nieobecności pracownika, na którego zastępstwo został przyjęty inny pracownik. Taki zapis daje większą elastyczność i nie zmusza do podania konkretnej daty.

Oczywiście jeśli jest to możliwe, warto podać termin zakończenia umowy: np. z dniem powrotu z urlopu pracownika XY.

Każda umowa o pracę może być rozwiązana przed upływem terminu, jaki jest w niej zapisany. Może się to odbyć za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem przed końcem umowy lub bez wypowiedzenia, kiedy ma miejsce wina pracownika lub pracodawcy.

Okres wypowiedzenia trwa 2 tygodnie przy umowie krótszej niż 6 miesięcy, miesiąc przy zatrudnieniu przez co najmniej 6 miesięcy i 3 miesiące przy zatrudnieniu przez co najmniej 3 lata.

Bez wątpienia umowa na zastępstwo ma szereg zalet dla pracodawcy, który zachowuje ciągłość wykonywania obowiązków na danym stanowisku. Warto jednak pamiętać, że wiąże się z koniecznością przeprowadzenia szkolenia BHP dla pracownika oraz skierowania go na badania wstępne, co generuje koszty.

Z perspektywy pracownika, umowa na zastępstwo może być korzystna, jeśli nie zależy mu na znalezieniu posady na czas nieokreślony.

Nie jest jednak powiedziane, że umowa na zastępstwo niweluje możliwość otrzymania “bardziej stabilnego" zatrudnienia w danej firmie. Nierzadko osoby, które w czasie umowy na zastępstwo dały się poznać jako rzetelni i wartościowi pracownicy, po powrocie osoby zastępowanej przechodzą na inne stanowisko i otrzymują propozycję umowy na czas nieokreślony.

Zatem wiele zależy od oczekiwań pracownika i pracodawcy w tym kontekście. Ważne jest, aby obie strony znały swoje oczekiwania i rozumiały, na czym polega umowa na zastępstwo. 

KO