Zwalnianie pracowników pracujących zdalnie: Jak prawo chroni pracodawców i pracowników

W związku z wprowadzeniem stanu epidemii w następstwie wystąpienia pandemii wirusa SARS-CoV-2, od połowy marca 2020 r. tysiące pracowników wykonuje pracę zdalnie, w swoim miejscu zamieszkania. Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikami, którzy regularnie nie pojawiają się w zakładzie pracy, rodzi określone trudności praktyczne.

- Jeżeli nie jest to rozwiązanie umowy za porozumieniem stron albo z upływem czasu, na jaki umowa została zawarta, a pracodawca chcąc rozwiązać umowę o pracę musi złożyć wypowiedzenie pracownikowi, który pracuje zdalnie, najprostszym sposobem jest wysłanie maila, pod warunkiem, że nie zostanie to przeprowadzone w sposób prawnie wadliwy - mówi w rozmowie z MarketNews24 dr Agata Miętek, prawnik w Kancelarii Ożóg Tomczykowski.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracodawcę muszą być spełnione następujące wymogi formalne:

* pisemna forma oświadczenia o rozwiązaniu umowy,

* oświadczenie powinno zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy,

* w przypadku umowy o pracę na czas nieokreślony w oświadczeniu pracodawcy powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie,

* jeśli pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową obowiązkowa jest konsultacja wypowiedzenia.

Biznes INTERIA.PL na Twitterze. Dołącz do nas i czytaj informacje gospodarcze

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść wypowiedzenia (podpis składa osoba umocowana do reprezentowania pracodawcy względem pracowników).

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy jest skuteczne z chwilą doręczenia pracownikowi, tj. gdy doszło do niego w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

Jeśli pracownik pracuje zdalnie i regularnie nie pojawia się w zakładzie pracy, wówczas osobiste doręczenie pracownikowi wypowiedzenia w zakładzie pracy może być utrudnione bądź niemożliwe. W takim przypadku pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę w sposób inny niż bezpośrednio: przez osobę wysłaną przez pracodawcę albo kuriera.

Wówczas wypowiedzenie jest doręczone bezpośrednio pracownikowi w jego miejscu zamieszkania. Okres wypowiedzenia liczy się od dnia doręczenia wypowiedzenia (tj. dzień wizyty posłańca/kuriera, który wręczył wypowiedzenia pracownikowi). Odmowa przyjęcia przez pracownika dokumentu wypowiedzenia nie wpływa na skuteczność złożonego wypowiedzenia. Jeśli pracownik będzie nieobecny, wypowiedzenia nie można złożyć członkowi rodziny.

Jeżeli oświadczenie o wypowiedzeniu jest doręczone pocztą - jako list polecony z potwierdzeniem odbioru - do miejsca zamieszkania pracownika to okres wypowiedzenia liczy się od dnia doręczenia wypowiedzenia lub od dnia kiedy upłynął termin odbioru przesyłki na poczcie po jej dwukrotnym awizowaniu (ostatni z siedmiu dni po dwukrotnym awizowaniu pisma).

Należy natomiast zwrócić uwagę na art. 98 tzw. tarczy 2.0 (tj. ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, która weszła w życie 18 kwietnia 2020 r.), który wprowadza modyfikacje powyższych zasad.

Mianowicie, zgodnie z tym przepisem, nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego, których termin odbioru określony w awizo przypada w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania tych stanów oraz w ciągu 14 dni po ich zniesieniu, a przepis przewiduje wyjątki, lecz nie obejmują one oświadczeń woli takich jak wypowiedzenie umowy.

Wiele osób mieszka poza miejscem swojego zameldowania, na pobyt stały bądź tymczasowy. W czasach pandemii taka sytuacja jest tym bardziej prawdopodobna. Tym bardziej możliwe jest, że pracownik nie odebrał listu poleconego.

- Oznacza to w praktyce, że dla pracodawcy istotne jest, aby wysłał dokument na ostatni znany mu adres pobytu pracownika, ponieważ przy każdej zmianie miejsca zamieszkania pracownik ma obowiązek poinformować o tym swojego pracodawcę - wyjaśnia dr A. Miętek z Kancelarii Ożóg Tomczykowski.

W związku z wątpliwościami, jakie się wiążą się z doręczeniem wypowiedzenia umowy o pracę przez osobę wysłaną przez pracodawcę albo kuriera, korzystanie z podpisu elektronicznego stało się w okresie pandemii coraz bardziej powszechne.

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kwalifikowany podpis elektroniczny, uzyskany u certyfikowanego dostawcy (np. Narodowe Centrum Certyfikacji), musi posiadać osoba umocowana do reprezentowania pracodawcy względem pracownika (najczęściej członek zarządu; może być ktoś spoza organizacji, np. prawnik posiadający odpowiednie upoważnienie).

Wypowiedzenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym powinno być wysłane w formie załącznika do e-maila. Okres wypowiedzenia liczy się od dnia doręczenia wypowiedzenia (tj. dzień wysłania e-maila). Oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane online zostaje złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych.

Jeśli pracodawca nie zachowa pisemnej formy wypowiedzenia, wypowiedzenie będzie wadliwe. Oznacza to, że pracownikowi będą przysługiwały roszczenia w związku z wadliwym rozwiązaniem umowy o pracę: roszczenie o odszkodowanie i roszczenie o przywrócenie do pracy. Jednocześnie wadliwe wypowiedzenie nadal będzie skuteczne, tzn. wywoła ono skutek w postaci rozwiązania umowy o pracę.