Transakcje dokonywane kartami płatniczymi w księgach

Płatności regulowane kartą firmową przez właścicieli lub wspólników mogą być ewidencjonowane w księgach na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami). W przypadku gdy firmowych kart płatniczych używają również pracownicy, transakcje dokonywane za ich pomocą można ujmować w księgach na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami). Jeśli z kart korzysta wielu pracowników, to wskazane jest prowadzenie szczegółowej ewidencji analitycznej do tych kont z podziałem na poszczególne osoby.

Ze względu na to, że często obciążenie rachunku bankowego następuje po upływie jakiegoś czasu od faktycznego momentu uregulowania zapłaty za pomocą karty, jednostka na dzień ujęcia w księgach transakcji dokonanej kartą płatniczą nie posiada dowodu księgowego potwierdzającego tę operację. W związku z tym w księgach rachunkowych płatności kartami można rozliczać za pośrednictwem konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze".

Stosowany w jednostce sposób ewidencjonowania operacji dokonywanych za pomocą kart płatniczych należy opisać i zamieścić w zasadach (polityce) rachunkowości.

Wypłata z bankomatu

W przypadku wypłaty gotówki z bankomatu data faktycznego obciążenia rachunku bankowego przez bank różni się od daty pobrania pieniędzy. Dlatego w księgach rachunkowych wypłatę gotówki z bankomatu ujmuje się zazwyczaj w oparciu o dwa dowody księgowe. Przyjęcie pobranej gotówki do kasy jednostki dokumentuje się wystawianym przez kasjera dowodem kasowym "KP - Kasa przyjmie", a obciążenie rachunku bankowego wypłaconymi środkami pieniężnymi księguje się na podstawie wyciągu bankowego, na którym odnotowano wypłatę.

W związku z tym pobranie gotówki z bankomatu wskazane jest ewidencjonować w księgach za pośrednictwem konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze".

Przyjęcie gotówki do kasy ujmuje się po stronie Ma konta 13-9 na podstawie dowodu KP zapisem:

- Wn konto 10 "Kasa",

- Ma konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze".

Saldo konta 13-9 zostaje rozliczone poprzez obciążenie pobraną kwotą rachunku bankowego na podstawie otrzymanego wyciągu bankowego. Ewidencja księgowa tej operacji może być następująca:

- Wn konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Trzeba mieć na uwadze, że jeśli gotówka wypłacana jest na przełomie roku, a bank do dnia bilansowego nie dokona obciążenia rachunku bankowego, to saldo Ma konta 13-9 ujawnia się w bilansie po stronie aktywów jako zmniejszenie środków pieniężnych.

Uregulowanie zobowiązania firmową kartą

Zapłata zobowiązania, której dokonano za pomocą karty płatniczej, uznawana jest za uregulowanie długu w dniu dokonania zakupu, tj. w sposób analogiczny jak uregulowanie płatności gotówką. Dlatego ujmując w księgach fakturę opłaconą kartą, można w przypadku niewielkich zakupów, np. materiałów biurowych, drobnych usług, pominąć konto rozrachunkowe kontrahenta i zaewidencjonować ją bezpośrednio na koncie rozrachunkowym, na którym ujmowane są rozliczenia związane z płatnościami kartami. Wówczas ewidencja księgowa faktury zakupu może przebiegać zapisem:

a) wartość brutto zobowiązania

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami),

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto

- Wn różne konta, np. konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii lub Usługi obce),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Jednak gdy zakupy dotyczą większych dostaw, których wartość w ocenie jednostki jest istotna, to zobowiązanie wskazane jest ujmować na koncie rozrachunkowym kontrahenta. Wówczas łatwiejsze jest np. uzgodnienie sald z kontrahentem lub ewentualne rozliczenie niezgodności dostawy z zamówieniem albo złożenie reklamacji. Przy czym na koncie rozrachunkowym z dostawcą nie powinno figurować saldo - pod datą zapłaty należy przeksięgować zobowiązanie na konto, na którym ewidencjonowane są operacje dokonywane kartami. Ewidencja księgowa tego zdarzenia może przebiegać zapisem:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami).

Rozliczenie salda konta 24 lub 23-4 następuje na podstawie wyciągu bankowego dokumentującego dokonanie transakcji kartą. W księgach rachunkowych obciążenie rachunku bankowego kwotą uregulowanego zobowiązania można ująć zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Rozliczenie płatności dokonanych firmową kartą przez pracownika zostało zaprezentowane w przykładzie.

Jeśli na dzień bilansowy saldo Ma konta 24 lub 23-4 nie zostanie rozliczone, to można je wykazać w bilansie po stronie pasywów jako inne zobowiązanie krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek.

Płatności dokonywane prywatną kartą

Zdarza się, że zobowiązania firmy regulowane są z użyciem prywatnych kart płatniczych należących do właścicieli (wspólników) lub pracowników. Zdarzenie to należy traktować w taki sam sposób, jak uregulowanie przez te osoby płatności za zakupy firmowe własną gotówką. Wtedy dowód księgowy dokumentujący transakcję, np. fakturę, ujmuje się w księgach na zasadach ogólnych, a zapłaconą kwotę można zaksięgować zapisem:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem lub Imienne konto wspólnika) lub konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Imienne konto pracownika).

Drobne kwoty można księgować z pominięciem konta rozrachunkowego dostawcy (tak jak w przypadku płatności firmowymi kartami). Następnie należy dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty osobie, która uregulowała płatność. Ewidencja księgowa tego zdarzenia może przebiegać następująco:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem lub Imienne konto wspólnika) lub konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Imienne konto pracownika),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa".

Ewidencja dotycząca karty kredytowej

Wydanie przez bank karty kredytowej związane jest z przyznaniem określonego limitu kredytowego, do wysokości którego posiadacz karty może dokonywać płatności kartą. Gdy we wskazanym w umowie okresie bezodsetkowym nie zostanie spłacona całość zadłużenia, to bank naliczy odsetki od udzielonego w ramach karty kredytu. W księgach rachunkowych transakcje dokonywane kartami kredytowymi mogą być ewidencjonowane na takich samych zasadach jak kredyt obrotowy, czyli na koncie 13-4 "Kredyty bankowe" (w analityce: Karta kredytowa). Podstawą ewidencji płatności dokonanych kartą kredytową jest przekazane przez bank zestawienie operacji. Zasadniczo uregulowane za pomocą karty zobowiązania ujmuje się na koncie rozrachunkowym kontrahenta, a następnie przeksięgowuje na konto 24 lub 23-4. Jednostki mogą odnosić je również bezpośrednio na konto służące do rozliczania transakcji kartami kredytowymi z pominięciem konta rozrachunkowego dostawcy. W księgach rachunkowych uregulowanie zobowiązania kartą kredytową w oparciu o przekazane przez bank zestawienie można zaewidencjonować następująco:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) lub konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami),

- Ma konto 13-4 "Kredyty bankowe" (w analityce: Karta kredytowa).

Saldo karty kredytowej, które nie zostało spłacone na dzień bilansowy, można prezentować w pasywach bilansu jako zobowiązanie krótkoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek.

Opłaty i prowizje

Opłaty za wydanie karty oraz prowizje pobierane przez bank za ich użycie w księgach rachunkowych odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Ewidencja księgowa pobrania opłaty lub prowizji przez bank może przebiegać zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący"

oraz równolegle

- Wn konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".