Cyfrowe listy polecone. To oszczędność czasu, pieniędzy i papieru
Już wkrótce korespondencja za pomocą listów poleconych wejdzie w nowy, cyfrowy etap. Po wejściu w życie przepisów o e-Doręczeniach będzie można otrzymać i wysłać wiadomość bez konieczności udawania się do placówki pocztowej. Pozwoli to zaoszczędzić nie tylko na kosztach wysyłki i papieru. Kanał komunikacji jest też szybszy i bezpieczniejszy niż tradycyjna forma komunikacji.
Wejście w życie pierwszych zapisów ustawy o doręczeniach elektronicznych było zaplanowane na październik br. Zostało jednak przesunięte o trzy miesiące. W przypadku podmiotów publicznych oraz zawodów zaufana publicznego (m.in. adwokata, radcy prawnego, notariusza) będą one musiały mieć dostęp do systemu, czyli posiadać adres do doręczeń elektronicznych oraz skrzynki od 1 stycznia 2025 roku.
Jak tłumaczy Paweł Wojtaszyk, Kierownik Produktu w Asseco Data Systems, m.in. urzędy będą mieć jednak od tego czasu roczny okres przejściowy.
- W tym czasie urzędy będą musiały posiadać adres do doręczeń elektronicznych i odbierać nadawaną do nich tym kanałem korespondencję. Natomiast do wysyłki nadal będą mogły korzystać z obecnych kanałów komunikacji czyli np. tradycyjnej wysyłki papierowej lub ePUAP. Okres przejściowy ma posłużyć temu, żeby odpowiednio się przygotować do całości obsługi tej korespondencji - tłumaczy ekspert.
Oznacza to, że podmioty publiczne będą zobowiązane zarówno do odbioru, jak i wysyłki elektronicznych wiadomości od stycznia 2026 roku. Natomiast w przypadku firm obowiązek posiadania adresu do doręczeń i skrzynki elektronicznej wejdzie w życie z początkiem kwietnia przyszłego roku.
- Nadawanie korespondencji na skrzynkę do e-Doręczeń będzie odbywało się szybciej. Będzie można to zrobić z każdego miejsca, bez konieczności udawania się na placówkę pocztową czy czekania na kuriera. Odbiorca nie będzie też czekał na to, aż list dotrze; otrzyma komunikat w zdecydowanie krótszym czasie - wyjaśnia Paweł Wojtaszyk.
Listy polecone w formie elektronicznej będą traktowane tak samo, jak te papierowe. Dzięki temu, firma może szybko i efektywnie zarządzać korespondencją, co pozwala na terminowe reagowanie na ważne informacje przesyłane tym kanałem, takie jak konieczność zapłaty podatku czy zmiany w umowie. To z kolei może zapobiec negatywnym konsekwencjom i zapewnić płynne funkcjonowanie firmy. Różnica polegać będzie jedynie na formie, zaś z prawnego punktu widzenia zarówno tradycyjna - nadawanie na adres fizyczny - jak i elektroniczna korespondencja będą traktowane równorzędnie. Ekspert Asseco zaznacza jednak, że funkcjonalność skrzynek do e-Doręczeń, wysyłających dodatkowo powiadomienia na skrzynki e-mailowe, pozwala nie zapomnieć o odbiorze korespondencji.
Z funkcjonalności e-Doręczeń mogą korzystać także osoby fizyczne; należy pamiętać, że obowiązek odbierania elektronicznej korespondencji rozpoczyna się wraz z momentem ujawnienia adresu do e-doręczeń w bazie adresów elektronicznych czyli zazwyczaj w momencie założenia skrzynki. Podmioty publiczne będą bowiem miały dostęp do bazy adresów do doręczeń elektronicznych i nadanie wiadomości tym kanałem będzie równorzędne do listu poleconego. W przypadku firm nie będą one widzieć adresów osób fizycznych - chyba, że konkretni użytkownicy e-Doręczeń przekażą swój adres do doręczeń elektronicznych i wyrażą zgodę na otrzymywanie wiadomości tym kanałem (np. w celu podpisania umowy).
Korespondencja nadawana elektronicznie oznacza nie tylko oszczędność czasu, ale także pieniędzy wydawanych na samą usługę, jak i na papier oraz druk.
- W przypadku pojedynczej, tradycyjnej przesyłki koszt wynosi około kilkunastu złotych. W przypadku e-Doręczeń jest to niecałe 2 zł za przesyłkę komercyjną, czyli nadawaną do firm i do osób fizycznych, więc już tutaj widzimy spore oszczędności na jednej wiadomości. Jeśli wysyłane są one masowo, skala oszczędności jest o wiele większa - mówi ekspert Asseco, zwracając uwagę, że wysyłka wiadomości do urzędów jest bezpłatna.
Jednocześnie wskazuje, że kwestia bezpieczeństwa w przypadku cyfrowej wymiany wiadomości jest zapewniona. Choć obecnie w skrzynkach mailowych można znaleźć wiele podejrzanych maili, w przypadku e-Doręczeń nie ma takiej możliwości.
- Żeby założyć taką skrzynkę trzeba zweryfikować swoją tożsamość i to musi być zrobione na takim poziomie, żebyśmy my, jako dostawcy tej usługi mieli 100 proc. pewności, że ktoś, kto się podaje za tą osobę, faktycznie nią jest. My weryfikujemy taką tożsamość, tak samo w przypadku reprezentanta danej firmy. Po otrzymaniu przesyłki odbiorca widzi, kto ją nadał; możemy w łatwy sposób zidentyfikować tego odbiorcę poprzez adres do doręczeń, bez względu na to, jak się podpisze - zaznacza.
Przy e-Doręczeniach nie ma możliwości podszycia się pod inną osobę fizyczną lub fałszywą reprezentację danej instytucji. Innym aspektem zadbania o cyberbezpieczeństwo jest szyfrowanie korespondencji.
- Przesyłki często mogą zawierać jakieś wrażliwe dane osobowe, finansowe, medyczne. Szyfrowanie korespondencji powoduje, że informacje te nie mogą być przechwycone przez nieuprawnione osoby. Stosujemy odpowiednie standardy, aby podczas przekazywania wiadomości nic się nie wydarzyło, nie została podmieniona jej treść czy załącznik - wyjaśnia Paweł Wojtaszyk.
Stosowanie standardów bezpieczeństwa pozwala także na brak możliwości podważenia np. daty odbioru wiadomości. Każde doręczenie jest potwierdzane przez system. Co istotne, do skrzynki do e-Doręczeń mają dostęp tylko osoby po nadaniu im stosownych uprawnień.
Obecnie system doręczeń elektronicznych funkcjonuje w kilku krajach w Europie. Najbardziej rozwinięty jest na rynku włoskim. W przypadku Polski docelowo e-Doręczenia mają zastąpić znany dziś system e-PUAP. Całkowite wyłączenie planowane jest do 2029 roku, natomiast w 2026 roku ma być on traktowany jedynie jako archiwum. Do tego czasu e-Doręczenia i e-PUAP mają funkcjonować równolegle.
