E-Doręczenia – nowe listy polecone. Nadchodzi rewolucja w korespondencji

Z prawnego punktu widzenia przesłanie takiej korespondencji elektronicznej będzie równoważne ze znaną od lat tradycyjną formą - odbioru listu bezpośrednio od listonosza czy w placówce pocztowej. Co więcej, kolejne grupy odbiorców będą musiały wdrożyć taką funkcjonalność już niebawem.

Cały proces zastępowania listów poleconych e-Doręczeniami będzie rozłożony w czasie. Jako pierwsze do wdrożenia tej usługi zostały zobowiązane jednostki publiczne, a więc np. urzędy, NFZ, ZUS czy jednostki samorządu terytorialnego, które będą musiały udostępnić taką funkcjonalność już w październiku 2024 roku. Do tej grupy dołączą też w tym samym czasie osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, m.in. adwokaci, notariusze czy doradcy podatkowi.

Firmy zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 roku będą musiały dostosować się do nowych przepisów do końca tego roku - od stycznia 2025 roku będą musiały mieć założoną skrzynkę do cyfrowej korespondencji. W przypadku obecnie zarejestrowanych jednoosobowych działalności gospodarczych przedsiębiorcy będą mieli możliwość spełnienia tego obowiązku rok później. Ostatnią grupą instytucji będą m.in. sądy, prokuratura czy komornicy, dla których termin wdrożenia przewidziano na 2029 rok.

Jak tłumaczy Paweł Wojtaszyk, Kierownik Produktu w Asseco Data Systems w praktyce firmy będą miały możliwość wyboru, czy list polecony będą chciały wysłać drogą tradycyjną czy elektronicznie. Zaznacza jednak, że ta druga opcja jest szybsza i tańsza.

- Cały proces może trwać kilka minut. Tak naprawdę to jest wybranie adresata po adresie do doręczeń elektronicznych, wpisanie tematu treści oraz dodanie załącznika w postaci pisma, dokumentu, informacji, które stanowią przesyłkę odpowiednio zabezpieczoną przed podejrzeniem treści oraz jej utratą lub modyfikacją. To zupełnie inna usługa, mimo że obsługa jest podobna do maila. W przypadku tradycyjnej formy trzeba się udać do jednostki pocztowej, nadać kopertę, znaczek. Myślę, że firma, która ceni sobie czas, posiadając dostęp do tej usługi, naturalnie przejdzie na tryb nadawania listów poleconych elektronicznie - mówi ekspert.

Wysyłka korespondencji w przypadku narzędzia od Asseco jest analogiczna do tej, której można dokonać w placówce pocztowej. Istnieje więc możliwość nadania wiadomości z potwierdzeniem odbioru czy potwierdzeniem odbioru z e-podpisem.

Czym zatem różnią się e-Doręczenia od poczty e-mail?

Sposób nadawania i odbierania przesyłek przypomina obsługę korespondencji mailowej, ale na tym podobieństwo sytemu e-doręczeń z pocztą elektroniczną się kończy. Co prawda, podobnie jak w przypadku maila, każdy posiada indywidualny unikatowy adres do doręczeń, jednak ma on zupełnie inną postać i jest przydzielany dopiero po wiarygodnej weryfikacji tożsamości osoby o niego wnioskującej. Każdy użytkownik musi być najpierw odpowiednio zweryfikowany, co powoduje, że nie ma możliwości podszywania się pod inną osobę.

- Jest inaczej niż w przypadku adresów mailowych, które możemy założyć dosłownie na kogokolwiek. Nie ma też ryzyka, tak jak w przypadku listu, że korespondencja nie dotrze. Na każdym etapie mamy o nim informację - że został nadany, dostarczony - mówi Paweł Wojtaszyk, dodając, że tego typu potwierdzenia, przypominające nieco znane nam już Urzędowe Potwierdzenia Odbioru (UPO), mogą stanowić dowód sądowy.

Każde nadanie i odebranie przesyłki wymaga uwierzytelnienia dającego nam pewność od kogo otrzymujemy i do kogo nadajemy korespondencję. I co najważniejsze, dysponujemy dowodami nadania, dostarczenia i odebrania o takiej samej mocy prawnej jak potwierdzenia otrzymywane w przypadku tradycyjnego listu poleconego.

Po zawnioskowaniu o założenie skrzynki ruch należy już do dostawcy.

- To jest usługa, gdzie mamy zidentyfikowanego nadawcę. My musimy go zweryfikować, czy to jest właściwa osoba i czy ta osoba może reprezentować daną firmę. Nie ma takich sytuacji, że ktoś po prostu będzie chciał zawnioskować o nadanie uprawnień dla dowolnej firmy. Musimy mieć informacje w postaci pełnomocnictwa czy wyciągów CEIDG lub KRS, żeby mieć pewność, że ktoś może zawnioskować o adres w imieniu danej firmy. Weryfikujemy także samą tożsamość - tłumaczy przedstawiciel Asseco.

Dostawcy usługi doręczeń elektronicznych, to zupełnie inne podmioty niż te, które udostępniają systemy mailowe.

Firmy, osoby fizyczne oraz osoby wykonujące zawody zaufania (adwokaci, notariusze czy radcy prawni) będą miały możliwość wyboru dostawcy.

- Mamy opcję korzystania z usługi e-Doręczeń poprzez logowanie się przez przeglądarką, a także integracji naszej usługi z systemem elektronicznego zarządzania dokumentami wykorzystywanym w danej firmie. Jeśli ktoś ma taki system, to może się z naszą usługą połączyć poprzez API i wtedy wybrane funkcjonalności, jak nadawanie czy odbieranie przesyłki, będą dostępne bezpośrednio z systemu klienta - wyjaśnia Paweł Wojtaszyk.

W przypadku Asseco zarówno osoby prywatne, jak i przedsiębiorstwa mają możliwość wyboru rodzaju skrzynki. Różnią się one m.in. pojemnością, liczbą użytkowników, czasem archiwizacji czy sposobem dostarczenia (potwierdzeniem odebrania, potwierdzeniem z e-podpisem). Niezależnie jednak od tego, na który rodzaj usługi się zdecydują, może to dla nich stanowić spore ułatwienie w nadawaniu i odbieraniu urzędowej korespondencji, a w przypadku firm - także między nimi.

Więcej informacji na temat e-Doręczeń na stronie Certum.