E-Doręczenia zamiast papierowych listów. Nowy obowiązek dla firm już wkrótce

Po wprowadzeniu podpisu elektronicznego, umożliwiającego szybszy obieg dokumentów, bez konieczności ich drukowania, przyszedł czas na listy polecone. Kopertę i znaczek zastępuje ekran komputera czy smartfona, zaś czas przeznaczony na czekanie w kolejkach w placówce pocztowej może być znacznie zaoszczędzony. Wyjaśniamy najważniejsze kwestie nadchodzących zmian.

Już w październiku 2024 roku dostęp do usługi e-Doręczeń będą musiały posiadać jednostki publiczne, a więc m.in. wszystkie urzędy, ZUS, KRUS czy NFZ. Zobligowani zostali do tego również przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, np. adwokaci, notariusze czy doradcy podatkowi.

W przypadku firm wpisanych do rejestru KRS obowiązek posiadania skrzynki wejdzie w życie z początkiem 2025 roku. Natomiast osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą wdrożyć zmiany w sposobie wymiany korespondencji nieco później, bo w 2026 roku. Z kolei ostatnią grupą zobowiązaną do posiadania skrzynki do e-Doręczeń są przedstawiciele wymiaru sprawiedliwości (m.in. sądy, prokuratura), którzy przejdą w ten kanał komunikacji w 2029 roku.

Obowiązek posiadania skrzynki do e-Doręczeń nie jest jednoznaczny z obowiązkiem wysyłki korespondencji drogą elektroniczną. Jednak jeśli ktoś tym kanałem otrzyma np. wezwanie do zapłaty podatku z Urzędu Skarbowego, w świetle prawa jest to równoznaczne z odbiorem listu poleconego i nie zwalnia z nałożonych obowiązków.

Oprócz łatwości całego procesu wysyłania i odbierania korespondencji oraz oszczędności czasu istotną kwestię odgrywa bezpieczeństwo. Tożsamość każdego użytkownika skrzynki do e-Doręczeń jest najpierw weryfikowana, a w przypadku firm - sprawdzane jest jego prawo do reprezentowania danego przedsiębiorstwa np. poprzez informacje zawarte w KRS czy CEIDG.

Dodatkowo usługa generuje dowody elektroniczne. Dla każdej przesyłki elektronicznej generowane są potwierdzenia m.in. wysłania, otrzymania oraz odczytania.

W przypadku rozwiązania od Asseco zarówno firmy, jak i osoby fizyczne mają możliwość wyboru skrzynki do e-Doręczeń.

- Jeżeli chodzi o klientów indywidualnych, to mamy dwa modele. Pierwszy to skrzynka bezpłatna, która umożliwia bezkosztowy kontakt z urzędami. Natomiast za przesyłki do firm i do osób fizycznych pobieramy opłaty - wyjaśnia Paweł Wojtaszyk.

Skrzynki do e-Doręczeń od Asseco są dostępne dla przedsiębiorstw, osób fizycznych oraz przedstawicieli zawodów zaufania. Różnią się między sobą liczbą użytkowników, którzy mają do nich dostęp, rodzajem powiadomień - oprócz standardowej wiadomości e-mail można dodać także SMS, czasem archiwizacji przesyłki, a także pojemnością. Różnica polega także na liczbie przesyłek komercyjnych (do firm lub osób fizycznych) wliczonych w abonament i możliwych do wysłania w danym okresie rozliczeniowym.

Asseco oferuje trzy tryby wysyłki wiadomości. Pierwszy to odpowiednik tradycyjnego listu poleconego, jedynie z potwierdzeniem nadania. W drugim przypadku dodana jest możliwość otrzymania od odbiorcy potwierdzenia odbioru. W trzecim zaś nadawca może oczekiwać od odbiorcy potwierdzenia odbioru podpisem elektronicznym. 

Obecnie istnieje możliwość wymiany korespondencji z urzędami przez platformę ePUAP, jednak wiadomości wysyłane i odbierane w ten sposób nie zastępują listów poleconych. Cały proces się zmieni, bowiem zgodnie z założeniami e-Doręczenia zastąpią tę formę komunikacji.

- ePUAP, zgodnie z zapowiedziami, będzie wygaszany. W 2029 ma przestać funkcjonować i też do tego roku został rozpisany harmonogram wdrożenia e-Doręczeń dla kolejnych podmiotów. W 2026 roku ma stać się archiwum, czyli de facto nie będzie już służył do nadawania żadnych przesyłek. Tę funkcjonalność zastąpią e-Doręczenia - mówi Paweł Wojtaszyk.

Obecnie powoli następuje proces zamiany skrzynek ePUAP w zakresie komunikacji z urzędami. Założeniem nowego rozwiązania było bowiem uniknięcie dwóch różnych kanałów wymiany informacji.

W przypadku osób fizycznych nadal będzie obowiązywać dobrowolność. Podobnie jak przedsiębiorcy będą mogli udać się do placówki pocztowej i nadać list polecony. Z kolei w przypadku odbioru korespondencji, jeśli nie będą posiadali skrzynki do e-Doręczeń, otrzymają przesyłkę w formie papierowej.

W przypadku firm, zawodów zaufania oraz osób fizycznych jest możliwość wyboru dostawcy jaki i rodzaju usługi. Komercyjni dostawcy oferują usługę kwalifikowaną, która pozwala na komunikację zarówno z urzędami, firmami jaki i osobami fizycznymi. Dla instytucji publicznych jest przeznaczona usługa publiczna, która służy do kontaktu jedynie w zakresie urząd - użytkownik. Przewagą rozwiązania oferowanego przez Asseco jest także możliwość integracji z systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją w firmach, co zdecydowanie ułatwia obsługę korespondencji.

Więcej informacji na temat e-Doręczeń na stronie Certum.