Nota korygująca
Czwartek, 3 października 2024 (14:23)
Aktualizacja Czwartek, 3 października 2024 (14:23)
Nota korygująca to dokument, który umożliwia formalne skorygowanie błędów w wcześniej wystawionych dokumentach, takich jak faktury kosztowe czy korygujące. Stanowi ona jedną z metod korekty nieprawidłowości powstałych przy wystawianiu faktur. Często dochodzi do pomyłki między notą korygującą a fakturą korygującą, zwaną też korektą faktury. Mimo że są to różne dokumenty, niektórzy używają tych terminów zamiennie.
Nota korygująca - najważniejsze informacje
Kiedy można wystawić notę korygującą?
Nota korygująca w przypadku faktury sprzedaży może być stosowana tylko do korekt formalnych. Umożliwia ona naprawienie błędów w:
- dacie wystawienia,
- danych odbiorcy,
- dacie transakcji,
- dacie zakończenia dostawy towarów,
- dacie wykonania usługi,
- nazwie towaru lub usługi.
Nie wszystkie błędy na fakturze umożliwiają wystawienie noty korygującej. Zgodnie z art. 106 k ust. 1 ustawy o VAT błędy, których nie możesz korygować na fakturze korygującej to:
- miara i ilość dostarczonych towarów czy zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa towaru lub usługi netto,
- wszelkie obniżki cen lub opusty, w tym rabaty za wcześniejszą zapłatę, jeśli nie były one uwzględnione w cenie netto,
- wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
- stawka VAT
- suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki podatku i sprzedaż zwolnioną od VAT,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na poszczególne stawki podatku,
- łączna kwota należności
Co musi zawierać nota korygująca?
W artykule 106k ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług precyzuje zasady dotyczące zawartości noty korygującej. Dokument ten powinien zawierać kilka kluczowych elementów, takich jak:
- Oznaczenie "nota korygująca", co pozwala na jednoznaczne odróżnienie jej od faktury pierwotnej.
- Unikalny numer kolejny.
- Data wystawienia.
- Pełne dane podatnika i nabywcy, w tym imiona, nazwiska lub nazwy oraz adresy.
- Numery NIP zarówno podatnika, jak i nabywcy.
- Informacje zawarte w fakturze, której dotyczy korekta.
- Szczegółowe wskazanie, która informacja jest korygowana i jaka jest jej poprawna treść.
Noty korygujące mogą być sporządzane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Wykorzystanie specjalistycznych programów do fakturowania, które posiadają gotowe szablony not korygujących znacznie ułatwia ten proces.
Dzięki takim narzędziom przedsiębiorcy nie muszą każdorazowo weryfikować szczegółów ustawowych wymagań podczas tworzenia noty, co automatyzuje i usprawnia całe przedsięwzięcie.
Kto wystawia notę korygującą?
Nota korygująca może być wystawiona przez odbiorcę pierwotnego dokumentu, czyli nabywcę towarów lub usług. Nabywca, który otrzymał fakturę, a następnie zauważył potrzebę jej korekty powinien sporządzić notę korygującą i przesłać ją do sprzedawcy w celu jej zatwierdzenia.
Czy nota korygująca wymaga akceptacji przez drugą stronę?
Nota korygująca wymaga uzyskania akceptacji. Jeśli jest wysyłana drogą pocztową do wystawcy oryginalnej faktury, należy przygotować dwie identyczne kopie dokumentu. Po otrzymaniu noty korygującej, odbiorca (czyli wystawca faktury, której dotyczy korekta) powinien zatwierdzić i podpisać obie kopie, a następnie odesłać jedną z nich z powrotem do osoby wystawiającej notę.
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, akceptacja noty korygującej jest wymagana. Ustawa nie określa jednak szczegółowo w jaki sposób ta akceptacja powinna być dokonana, co daje możliwość różnych form jej wyrażenia. Akceptacja nie musi być koniecznie pisemna; może być również wyrażona poprzez e-mail. Podpisanie noty przez odbiorcę (sprzedawcę towarów lub usług) jest wystarczające, aby uznać ją za zaakceptowaną.