Fiskus nie lubi wytwornych dań... w twojej firmie
Jednym z najistotniejszych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej jest prawidłowe zakwalifikowanie poniesionego wydatku. Często w oparciu o niejasne przepisy i sprzeczne decyzje organów skarbowych podatnik zobowiązany jest do rozstrzygnięcia, czy określony wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu. Jak należy postępować, aby mieć argumenty w sporze z fiskusem?
Wydatek powinien pozostawać w niebudzącym wątpliwości związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika, a jego poniesienie faktycznie musi mieć miejsce. M.in. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dn. 21.02.2006 r. (sygn. I SA/Łd1127/2005) zwrócono uwagę, iż aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, pomiędzy wydatkiem a przychodem musi zachodzić taki związek, że poniesienie wydatku mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Kosztem może być jedynie taki wydatek, który został poniesiony przez podatnika, nie zaś przez osoby trzecie, nawet jeśli ich wydatki miałyby związek z działalnością podatnika. Wydatki poniesione w imieniu osoby trzeciej nie będą stanowiły kosztów, o ile podlegają zwrotowi.
W zakresie pojęć "zachowania" i "zabezpieczenia" źródła przychodów celnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dn. 5.10.2007 r. (sygn. 1401/BP-I/4210-62/07/SP). Dyrektor IS uznał, że koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które zostały poniesione, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako poniesione na zabezpieczenie źródła przychodów powinno się ujmować koszty chronienia istniejącego źródła przychodów - w taki sposób, aby funkcjonowało ono w bezpieczny sposób.
Kwalifikacji poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów dokonuje się w oparciu o art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT). Zgodnie z tym przepisem, kosztami uzyskania przychodów są koszty ponoszone w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Reklama a reprezentacja
Chcąc zaliczyć do kosztów wydatki na reklamę, należy pamiętać o konieczności rozróżnienia reklamy i reprezentacji. Za reklamę należy uznać chwalenie kogoś, zachwalanie czegoś, rozpowszechnianie informacji o towarach i ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia tych towarów. W wyroku NSA z dn. 29.09.1998 r. (sygn. III SA 659/97) wskazane zostało, że za reklamę należy uznawać rozpowszechnianie informacji o zaletach, wartościach, miejscach i możliwościach nabycia produktów za pomocą plakatów, ogłoszeń w prasie, radiu, telewizji lub w inny sposób stanowiący zachętę do nabywania towarów lub korzystania z określonych usług.
Przez reprezentację należy rozumieć okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną z zajmowanym stanowiskiem lub pozycją społeczną. W oparciu o wyrok NSA z dn. 26.09.2000 r. (sygn. III SA 1994/99) można ponadto stwierdzić, że reprezentacja to w przypadku firmy również odpowiedni wystrój pomieszczeń, interesujące logo, tablice informacyjne, sposób podejmowania interesantów i kontrahentów.
Warto wskazać na coraz bardziej liberalne podejście organów skarbowych do wydatków na usługi gastronomiczne, choć co do zasady zaliczane są one do reprezentacji. Wydatki na drobne przekąski, ale też ciepłe posiłki, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli nie noszą cech wytworności. Tak stwierdził Dyrektor IS w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dn. 27.05.2009 r., sygn. ILPB3/423-96/09-5/MC.
Odnosi się to również do poczęstunku przygotowanego dla kontrahenta w siedzibie podatnika (np. herbata, kawa, ciastka). Nie są to przecież działania, które można uznać za okazałe czy odbiegające od reguł przyjętych w analogicznych sytuacjach. Co więcej, brak poczęstunku mógłby zostać negatywnie odebrany. Jest to zatem jedynie niezbędny element spotkania, niejako obowiązujący kanon, standard społeczny i biznesowy, nie zaś działanie szczególnie okazałe. Takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe oraz sądy administracyjne (m.in. Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z dn.18.02.2008 r. sygn. IP-PB3-423-471/07-2/DG; NSA w wyroku z dn. 27.07.2006 r., sygn. II FSK 1008/05).
Tym niemniej niektóre organy niesłusznie odmawiają możliwości zaliczenia do kosztów wydatków na zakup kawy, herbaty, napojów i przekąsek w celu zorganizowania spotkania z klientem. Przykładowo w decyzji z dn. 30.07.2007 r., sygn. PBP/4218-005-5/07, Dyrektor IS w Olsztynie stwierdził, że w zakresie tworzenia właściwego czy dobrego wizerunku firmy mieści się również spełnianie standardowych obyczajów, do których można zaliczyć także skromne poczęstunki przygotowywane w siedzibie firmy. Zdaniem Dyrektora, sposób przyjmowania partnerów biznesowych ma znaczenie dla tworzenia wizerunku firmy, czyli budowania i promowania dobrych stosunków między podatnikiem a jego kontrahentami. W rezultacie poczęstunek należy uznać za reprezentację.
Opłaty półkowe
Warto również zwrócić uwagę na zagadnienie tzw. opłat półkowych, które były pobierane w związku z dostarczaniem towaru do sklepów. W wyroku z dn. 26.01.2006 r. (sygn. II CK 378/05, Wokanda, 2006/6, str. 8) Sąd Najwyższy uznał, że zastrzeganie przez przedsiębiorcę dodatkowych opłat za to, iż kupowane od dostawcy towary znajdą się w sprzedaży, utrudnia dostęp do rynku i narusza dobre obyczaje. Sąd orzekł, że takie czynności noszą znamiona nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Podobne stanowisko przyjęły inne sądy, a także organy podatkowe.
Nowelizacją obowiązującą od 1 stycznia br. dodano do ustawy o CIT nowy przepis art. 16 ust. 1 pkt 66, w myśl którego kosztów uzyskania przychodów nie stanowią poniesione wydatki oraz wartości przekazanych rzeczy, praw lub wykonanych usług, wynikających z czynności, które nie mogą być przedmiotem prawnie skutecznej umowy.
Przytoczony przepis uniemożliwia, co do zasady, zaliczenie wydatków na opłaty półkowe do kosztów dla celów podatkowych. Jednocześnie w praktyce możliwość dostarczania towarów do dużych sieci handlowych jest często uzależniona od dokonywania różnego rodzaju opłat. Należy wówczas udowodnić, iż chodzi o usługi marketingowe i reklamowe, nie zaś o zakazane opłaty.
Jeśli fiskus w trakcie kontroli stwierdzi uiszczanie opłat o charakterze opłat półkowych, które zostały zaliczone do kosztów, wyłączy je z nich na podstawie tego przepisu. Jeżeli opłaty półkowe nie są zabronione w innym państwie, uiszczenie ich za granicą może stanowić podstawę ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, oczywiście o ile wykazują stosowny związek z przychodami.
Dokumentowanie wydatków
Należy pamiętać, iż każdy wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów powinien zostać odpowiednio udokumentowany. W myśl art. 9 ustawy podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Podatnicy są również zobowiązani do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 16a-16m omawianego aktu. Z reguły wydatek jest potwierdzony fakturą VAT, notą księgową, rachunkiem, paragonem fiskalnym czy też np. umową. Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowe udokumentowanie usług o charakterze niematerialnym.
Sama faktura, np. w przypadku wydatków na usługi marketingowe, nie jest wystarczającym dowodem potwierdzającym faktyczne poniesienie tego typu wydatków. Aby można było stwierdzić, że dany wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu, widoczny musi być efekt zawartych umów. Dlatego podatnicy nabywający tego rodzaju usługi powinni dołożyć szczególnej staranności w ich dokumentowaniu, przechowując np. protokoły, dowody wykonania, zdjęcia, zestawienia, katalogi.
Tomasz Brylski, ekspert ECDDP
Podstawa prawna:
- Ustawa z dn. 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.
- Ustawa z dn. 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z dn. 16.04.1993 r. - tekst jedn. Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.
Czytaj również:
Obiad z klientem można wliczyć w koszty
Dofinansowanie posiłków dla pracowników jako koszt uzyskania przychodów
Spotkanie w restauracji z kontrahentem jako koszt uzyskania przychodu
