Jak przygotować firmę do obowiązkowego KSeF?
W 2026 roku w Polsce wejdzie w życie obowiązkowe e-fakturowanie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla wielu firm oznacza to konieczność przeorganizowania dotychczasowych procesów, integracji z systemem teleinformatycznym Ministerstwa Finansów oraz przeszkolenie zespołu. Im wcześniej rozpoczniesz przygotowanie do KSeF, tym mniejsze ryzyko błędów czy przestojów operacyjnych. W artykule przedstawiamy kluczowe etapy wdrożenia KSeF i dobre praktyki, które warto uwzględnić w planie działania.
Pierwszym krokiem jest sprawdzenie czy system księgowy lub ERP wykorzystywany w firmie umożliwia integrację z KSeF. Jeżeli nie - wart rozważyć aktualizację oprogramowania lub skorzystanie z dodatkowych narzędzi integracyjnych, które pozwolą na przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Ważne jest również upewnienie się, że system wspiera generowanie faktur zgodnych ze wzorem FA(2), czyli obowiązkowym schematem e-faktury.
Kolejnym krokiem w ramach przygotowania do KSeF powinna być analiza procesów fakturowania. Trzeba ustalić, jak wygląda dziś obieg faktur w firmie. Począwszy od ich wystawienia, przez akceptację, aż po księgowanie i archiwizację. Warto też przeanalizować kompletność i jakość danych przekazywanych w fakturach. System KSeF wymaga m.in. jednoznacznych identyfikatorów kontrahentów, NIP-ów, dat realizacji i szczególnych danych towarowych lub usługowych.
Istotnym etapem wdrożenia KSeF jest edukacja. Wprowadzenie systemu wymaga przeszkolenia zespołów - księgowego, jak i sprzedaży czy administracji. Osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur muszą wiedzieć, jak korzystać z nowych narzędzi i jak postępować w razie błędów lub odrzucenia dokumentu przez system. Zalecamy przygotowanie wewnętrznych procedur i instrukcji, w których zostanie opisane krok po kroku, jak wygląda proces wystawiania i odbierania e-faktur w ramach KSeF.
Zanim firma przejdzie na obowiązkowe e-fakturowanie, warto sprawdzić cały proces w środowisku testowym. Pozwala to na wychwycenie błędów, sprawdzenie integracji z systemem księgowym i upewnienie się, że wszystkie dane zostały przesłane prawidłowo. Warto też zadbać o dokumentację wewnętrzną. Zgromadzić opisy integracji, schematy przepływu danych i listę osób, które są odpowiedzialne za poszczególne etapy.
