Klasy niszczenia dokumentów – co warto wiedzieć?

Każdy dokument, który powstaje w ramach wykonywanej pracy zawodowej, ma swoją klasę tajności. Wprowadzony podział klas tajności ma na celu określenie, jakie będą konsekwencje, jeśli jego treść dostanie się w niepowołane ręce. Szczególne zasady bezpieczeństwa należy wdrożyć w stosunku do dokumentów zawierających dane osobowe, dane biometryczne, informacje dot. stanu zdrowia, finansów, poglądów politycznych czy przynależności do związków zawodowych. W krajach Unii Europejskiej przetwarzanie danych wrażliwych regulowane jest rozporządzeniem o ochronie danych osobowych tzw. RODO. 

Odpowiednie normy określają, w jaki sposób dokumenty powinny być przechowywane i niszczone. Inne wymagania bowiem odnoszą się do notatek służbowych, a inne do dokumentów zawierające dane poufne i wrażliwe. Dokumenty objęte wyższą normą tajności wymagają podjęcia bardziej zaawansowanych środków bezpieczeństwa. 

Norma  ISO/IEC 21964 (DIN 66399) wprowadza trzy klasy ochrony niszczarek, które określają dokładność, z jaką dane powinny być zniszczone, a także siedem stopni bezpieczeństwa dla różnych materiałów. 

• Klasa ochrony A - standardowy wymóg ochrony danych wewnętrznych; informacje, które w przypadku naruszenia ochrony danych mają ograniczony negatywny wpływ na firmę. Przykładem są notatki, materiały ogólnodostępne, dokumenty bez danych poufnych, itp. 
• Klasa ochrony B - wysokie wymagania dotyczące poufności danych; odnosi się do informacji poufnych, które są dostępne dla małej grupy osób. Ujawnienie danych bez zezwolenia może to skutkować znaczącym wpływem na przedsiębiorstwo, naruszając przy tym wszelkie zobowiązania umów. Do takich materiałów zaliczyć można zawiadomienia, notatki służbowe, wyciągi z rachunków, certyfikaty, dane osobowe, itp. 
• Klasa ochrony C - ochrona danych wysoko poufnych i tajnych materiałów, które mogą być wykorzystywane wyłącznie przez bardzo wąski krąg osób. Ich naruszenie mogłoby stanowić poważne zagrożenia dla spółki. Grupa ta obejmuje takie materiały jak: dane podatkowe, sprawozdania, szczególnie wrażliwe dane medyczne, itp. 

Różnice pomiędzy poszczególnymi stopniami tajności wynikają z wielkości ścinek produkowanych przez niszczarkę. Zgodnie z tym podziałem wyróżniamy następujące stopnie bezpieczeństwa:

• Stopień 1 - dotyczy wszelkich dokumentów, które mają zostać unieważnione bądź nieczytelne; maksymalna szerokość paska to 7 mm. 
• Stopień 2 - obejmuje wewnętrzną dokumentację firmową (np. ogłoszenia, formularze, instrukcje dotyczące podróżowania); maksymalna szerokość paska to 6 mm, 4 mm.
• Stopień 3 - dokumentacja, w której skład wchodzą wrażliwe dane (np. dokumentacja podatkowa, oferty); cząstka o wymiarach 4 x 44 mm, 6 x 50 mm.
• Stopień 4 - szczególnie wrażliwe materiały (listy płac, umowy zatrudnienia, dokumentacja medyczna); cząstka o wymiarach 4 x 40 mm, 3 x 25 mm.
• Stopień 5 - materiały o fundamentalnym znaczeniu dla osoby lub firmy (raporty strategiczne, dokumenty procesowe, analizy konkurencji); cząstki o wymiarach 2 x 12 mm, 2 x 15 mm.
• Stopień 6 - zalecane w przypadku dokumentów, które mają być zachowane w tajemnicy i wymagają nadzwyczajnych środków ochrony (dokumentacja urzędowa, informacje dotyczące badań i rozwoju); cząstki o wymiarach 0,8 x 12 mm.
• Stopień 7 - dotyczy ściśle poufnych danych, wymagających najwyższego poziomu bezpieczeństwa (dokumentacja wojskowa, policyjna); ścinek o wymiarach 0,8 x 5 mm.

Niszczenie dokumentacji zawierającej poufne informacje to najlepszy sposób, aby zagwarantować, że nie zostaną one skradzione lub naruszone. Aby mieć pewność, że w naszym biurze proces utylizacji dokumentów przebiega zgodnie z obowiązującymi normami, należy wybrać niszczarkę przeznaczoną do dokumentów o określonym stopniu tajności. Poszczególne typy niszczarek wyposażone są w mechanizmy, które tną papier na kawałki o różnych wielkościach. Na rynku dostępne są niszczarki wyposażone w następujące rodzaje cięcia: 

• Cięcie na paski - w następstwie cięcia dokumentów powstają paski o określonej długości i szerokości.
• Cięcie na ścinki - niszczarki wyposażone są w noże, które tną dokumenty wzdłuż i w poprzek, w wyniku tego powstają małe ścinki papieru.
• Cięcie na mikrościnki - to najbardziej zaawansowany tryb cięcia, który gwarantuje rozdrobnienie dokumentów w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. 

Artykuł sponsorowany