Korzyści z posiadania certyfikatu ISO 9001 dla małych i średnich przedsiębiorstw

Małe i średnie przedsiębiorstwa często borykają się z ograniczeniami finansowymi, a także kadrowymi czy kompetencyjnymi. Nie każda firma może sobie pozwolić na zatrudnienie specjalisty, który zorganizuje, przetestuje i zoptymalizuje procesy tworzenia i nadzorowania produktów/usług dostarczanych klientowi oraz stworzy procedury i instrukcje. W zasięgu każdej organizacji jest jednak norma PN-EN ISO 9001, którą można zakupić w sklepie PKN (Polskiego Komitetu Normalizacyjnego).

Stworzona przez międzynarodowych specjalistów norma PN-EN ISO 9001 jest zbiorem uniwersalnych wytycznych, które pomagają stworzyć wydajny system zarządzania jakością. Uporządkowany i sprawnie działający, na każdym polu - od organizacji procesów, przez ich codzienną realizację, aż po komunikację w zespole.

System zarządzania jakością zgodny z normą PN-EN ISO 9001 wymaga od przedsiębiorców m.in.:

• Analizy (i późniejszej optymalizacji) procesów - czyli rozpoznania słabych stron, wąskich gardeł i zbędnych czynności prowadzących do strat firmowych zasobów. Przedsiębiorstwo może w ten sposób poprawić wydajność procesów i zredukować koszty operacyjne, a więc osiągnąć bezpośrednie korzyści finansowe.
• Zorientowania na klienta - jego potrzeby i oczekiwania. Firma musi dobrze poznać swoją grupę docelową: pogłębić, zaktualizować czy uspójnić obraz potencjalnego klienta. Dowiaduje się więc, co, komu, gdzie i w jaki sposób powinna oferować. Może dzięki temu poprawić wyniki sprzedażowe i reklamowe, a czasem też znaleźć niszę rynkową czy przewagę konkurencyjną.
• Udokumentowania, czyli ustandaryzowania procesów - w tym wyznaczenia mierzalnych celów, stworzenia m.in. polityki jakości, procedur i instrukcji roboczych, nadania poszczególnym osobom konkretnych uprawnień i odpowiedzialności. Organizacja i łatwo dostępna dokumentacja znacznie ułatwiają codzienną pracę firmy, poprawiają też komunikację w zespole.
• Zarządzania ryzykiem - zapobiegania kryzysom i łagodzenia ich skutków. Wdrażając system zarządzania jakością ISO 9001, firma musi rozpoznać i przeanalizować ryzyko oraz zaprojektować działania, które je ograniczają. To pozwala przygotować się na potencjalne problemy, a więc również sprawniej je rozwiązać i zmniejszyć ewentualne straty.
• Spełnienia wymagań prawnych i regulacji. Norma PN-EN ISO 9001 zapewnia ramy, które ułatwiają spełnienie przepisów m.in. Dyrektyw Nowego Podejścia UE (wymusza na organizacji m.in. wdrożenie systemu kontroli jakości). Po wdrożeniu systemu zarządzania jakością zgodnego z normą firmie łatwiej jest działać na regulowanym rynku (np. wyrobów medycznych) oraz uzyskać bezpieczeństwo prawne i codzienny spokój.

Gdy organizacja wdroży system zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001, może go certyfikować - uzyskać oficjalne potwierdzenie zastosowania najwyższych międzynarodowych standardów. Zanim jednak przystąpi do procesu, powinna potwierdzić swoją gotowość do certyfikacji: zorganizować przegląd systemu zarządzania jakością i audyt wewnętrzny.

Proces certyfikacji przeprowadza akredytowana jednostka certyfikująca, taka jak Polskie Centrum Badań i Certyfikacji. Niektóre jednostki, np. PCBC, organizują również szkolenia pomocne w zastosowaniu się do wymagań danej normy i przygotowaniu do procesu certyfikacji.

Proces certyfikacji systemu zarządzania przebiega następująco:

1. Organizacja wysyła zapytanie ofertowe (wniosek o wycenę kosztów certyfikacji) do jednostki certyfikującej.
2. Jednostka przegląda wniosek i przygotowuje ofertę na proces certyfikacji.
3. Strony zawierają umowę.
4. Jednostka informuje klienta o składzie zespołu i przeprowadza audit certyfikujący.
5. Auditorzy przygotowują raport z auditu. Jeśli stwierdzono niezgodności, organizacja musi je skorygować. Po pozytywnej ocenie działań (lub gdy nie stwierdzono niezgodności) jednostka weryfikuje raport z auditu i podejmuje decyzję o przyznaniu certyfikatu.
6. Jednostka rozlicza koszty, przekazuje raport i wydaje certyfikat. W przypadku certyfikacji w PCBC organizacja uzyskuje certyfikat PCBC i IQNET: prestiżowej międzynarodowej sieci jednostek certyfikującej.
7. Jednostka certyfikująca sprawuje nadzór nad systemem.

System zarządzania jakością zgodny z normą ISO 9001 jest skoncentrowany na kliencie. Wdrażająca go firma musi nie tylko dobrze znać swoją grupę docelową, lecz także analizować wymagania klientów i reagować na zgłaszane opinie. Dzięki temu może zwiększać ich satysfakcję, a więc wzmacniać lojalność konsumentów i budować wokół firmy wierne grono odbiorców, którzy zapewnią jej stabilność finansową. Słuchając klientów i celnie zaspokajając ich potrzeby, nieduża firma może zyskać silną przewagę nawet na szalenie konkurencyjnym rynku, i to bez agresywnych promocji czy obniżania cen.

Certyfikat ISO 9001 potwierdza, że firma wdrożyła system zarządzania jakością zgodny z najwyższymi międzynarodowymi standardami. Takiego świadectwa niektórzy klienci wręcz wymagają, np. w sektorze B2B. Dla reszty jest ono natomiast poparciem deklaracji organizacji - uwiarygodnieniem obietnic i haseł reklamowych. Certyfikat pokazuje również, że firma inwestuje w siebie - że jest dobrze zarządzana, ma cele i wizję swojego rozwoju, prosperuje.

Certyfikacja ISO 9001 może więc otworzyć na rynku wiele nowych drzwi. Bywa warunkiem przystąpienia do przetargu (zwłaszcza w sektorze publicznym), pozwala też wzmocnić pozycję firmy w kontaktach z potencjalnymi zagranicznymi klientami czy partnerami.

Certyfikat ISO 9001 jest uznawany i rozpoznawany na całym świecie, zwłaszcza gdy wydaje go akredytowana i szanowana jednostka certyfikująca, taka jak np. Polskie Centrum Badań i Certyfikacji (PCBC). Warto również zadbać o prestiżowy międzynarodowy certyfikat, taki jak IQNET, który w Polsce wydaje tylko PCBC (jest ono jedynym polskim członkiem tej organizacji).

Certyfikacja systemu zarządzania zgodnego z normą ISO 9001 napędza każde małe czy średnie przedsiębiorstwo - pomaga mu się rozwijać i realizować nowe projekty, czasem znacznie większe i bardziej prestiżowe niż dotychczas. Z drugiej strony certyfikat wymaga też utrzymywania i doskonalenia standardów. Systematyczne przeglądy, audyty wewnętrzne i audyty nadzoru są okazją do ciągłego rozwoju, który jest jednym z głównych czynników sukcesu firmy na współczesnym rynku.

Wydajniejsze procesy, sprawniejsza komunikacja, silniejszy wizerunek... Wdrożenie i certyfikacja systemu zarządzania jakością zgodnie z normą ISO 9001 jest tylko jednym z narzędzi, które pomagają organizacjom osiągać te cele. Jest jednak narzędziem szczególnym, bo dostępnym dla każdej firmy: nowej i starej, małej i dużej - warto rozważyć skorzystanie z niego już teraz.