KSEF w pytaniach i odpowiedziach – sprawdź, czy wiesz już wszystko!

KSEF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur - specjalnej platformy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną (faktura ustrukturyzowana). Obecnie każdorazowy odbiór takiego dokumentu wymaga akceptacji odbiorcy (na zasadach identycznych, jak w przypadku faktur wysyłanych np. e-mailem). Gdy KSeF stanie się powszechny i obowiązkowy, to taka akceptacja nie będzie wymagana, ale wymaga weryfikacji warunków umów zawartych z kontrahentami.

W kwestii wystawiania faktur ustrukturyzowanych nowe przepisy będą stosowane bardzo szeroko. Oznacza to, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będą mieli:

• czynni podatnicy VAT,
• podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT,
• osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS posiadające NIP.

Regulacjami nie zostaną objęte osoby fizyczne nieposiadające zarejestrowanej działalności gospodarczej oraz podatnicy nieposiadający siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Polski.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych rejestrowanych w KSEF wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Podatników zwolnionych z VAT obowiązek wystawiania faktur w nowym systemie obejmie rok później, czyli 1 stycznia 2025 roku.

Rządowa platforma KSEF w ramach testów funkcjonuje już od października 2021 roku, a od 1 stycznia 2022 roku mogą z niej dobrowolnie korzystać wszyscy podatnicy. Pierwotnie zakładano, że nowe przepisy zaczną obowiązywać na początku przyszłego roku. Ich wdrożenie okazało się na tyle skomplikowane, że termin należało przesunąć.

Faktury tradycyjne są wystawiane w formie papierowej i wymagają fizycznego przekazania odbiorcy. Jak przekazało Ministerstwo Finansów, powszechny obieg faktur elektronicznych sprawi, że tego rodzaju dokumenty w formie papierowej lub PDF będą całkowicie zbędne. Zastąpią je faktury elektroniczne, czyli dokumenty przetwarzane i przesyłane w środowisku cyfrowym. Powszechny obieg e-faktur ma uszczelnić i uprościć polski system podatkowy. Takie dokumenty są bardziej ekologiczne i łatwiejsze w archiwizacji czy przeszukiwaniu. Mogą też być szybko przesyłane i odbierane. Korzystanie z faktur elektronicznych niesie za sobą bezpieczeństwo danych (minimalizacja ryzyka wycieku informacji, zniszczenia czy zgubienia faktury), przyspieszenie procesu obiegu faktur czy skrócenie czasu obiegu informacji. Eliminuje także konieczność posiadania przestrzeni na magazynowanie dokumentów.

Warto pamiętać, że zwykły PDF przesłany kontrahentowi nie będzie fakturą elektroniczną w rozumieniu nowych przepisów. Obecnie za sprawą KSeF upowszechnia się szczególny typ faktury elektronicznej, czyli fakturę ustrukturyzowaną (u-faktura). Wyróżnia ją w pełni cyfrowy format danych XML rozumiany jako uporządkowana, jednoznaczna informacja cyfrowa (ustrukturyzowany schemat danych).

Format XML pozwala na precyzyjne definiowanie struktury faktur, co gwarantuje jednolitość i spójność danych zawartych w fakturze. Dane zawarte na fakturze mogą być przedstawione strukturalnie, dzięki czemu stają się czytelne zarówno dla ludzi, jak i dla systemów informatycznych. W ten sposób mogą być łatwo przetwarzane przez różne systemy informatyczne, co ułatwia wymianę danych w przypadku przedsiębiorstw korzystających z odmiennego oprogramowania.

Faktury ustrukturyzowane są przesyłane za pośrednictwem KSEF. Posiadają specjalny numer identyfikujący je w tym systemie. Dokument musi być zgodny ze strukturą logiczną FA, obecnie w wersji drugiej. System weryfikuje poprawność semantyczną dokumentu oraz to, czy osoba go wystawiająca posiada stosowne uprawnienia do wystawienia.

Jeśli faktura będzie zawierać błędy (np. nie zostaną wypełnione wszystkie wymagane pola) to KSeF automatycznie ją odrzuci. Jest to o tyle istotne, że w niektórych opcjonalnych częściach struktury dokumentu istnieją pola, które muszą być wypełnione, nawet jeśli nie są wymagane przez ustawę o VAT. Oznacza to, wypełnienie pewnych pól, które wcześniej były nieobowiązkowe, staje się wymagane w momencie, gdy uzupełniamy inne powiązane z nimi rekordy.

Faktura, która została odrzucona, nie jest uznawana za wystawioną. Nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez KSeF to Ty jako podatnik decydujesz, czy chcesz ją poprawić, czy wysłać ponownie do systemu.  Odrzucenie faktury może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku ze wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. Jeśli wystawisz fakturę z błędami rachunkowymi (niebilansującą się), to KSeF nie zweryfikuje automatycznie tych błędów, a Ty będziesz musiał(a) wystawić fakturę korygującą.

Korzystanie z KSeF oznacza wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych. Można to zrobić, używając bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów lub sięgając po programy komercyjne oferowane przez zewnętrznych dostawców. W obu przypadkach wymagana jest autoryzacja użytkownika, a każde z rozwiązań ma swoje zalety i wady.

Korzystanie z narzędzi rządowych oznacza brak kosztów zakupu, istotny dla firm o ograniczonym budżecie, a także zgodność z obowiązującymi przepisami. Wiąże się jednak z ograniczoną funkcjonalnością, brakiem dedykowanego i przewidywalnego wsparcia technicznego czy potrzebą aktualizacji wiedzy, o którą trzeba samodzielnie zadbać. Trudności mogą pojawić się również w obszarze integracji firmowego środowiska IT z platformą KSeF.

Zdecydowanie korzystniejszą opcją wydają się narzędzia komercyjne. Przedsiębiorstwa, które już teraz wysyłają klientom faktury elektroniczne lub planują przygotowania do nowych przepisów, mogą szybko i sprawnie dostosować się do zmian, korzystając z takich systemów jak Infinite EDI od Infinite  - jednego z polskich liderów cyfrowej transformacji i obiegu dokumentów. Oprogramowanie, które obsługuje blisko 120 tys. dokumentów każdego dnia (ok. 100 mln rocznie) pozwala na m.in. pełną integrację z Krajowym Systemem E-Faktur, automatyczną weryfikację zgodności systemów z platformą, bieżące raportowanie błędów i statusów, archiwizowanie wszelkich dowodów transakcji czy przyjmowanie danych do faktur nawet w nietypowych formatach (CSV, PDF) i z wielu systemów jednocześnie.

Niedopełnienie obowiązków związanych z korzystaniem z KSeF może wiązać się z nałożeniem na przedsiębiorcę kary finansowej. Konsekwencje przewidziane są dla podatników, którzy wbrew obowiązkowi w 2025 roku nie będą wystawiać faktur ustrukturyzowanych.

Za datę wystawienia u-faktury uznaje się dzień jej przesłania do KSeF, a za datę otrzymania dokumentu - dzień, w którym nadano mu indywidualny numer. Jeśli fakturę wystawiono  podczas awarii systemu, to za datę jej wystawienia uznaje się tę, którą przedsiębiorca wpisał w polu P1. Kary i sankcje za niewłaściwe korzystanie z KSeF mogą zostać nałożone na przedsiębiorcę, gdy:

• nie wystawi faktury w KSeF pomimo obowiązku;
• wystawi dokument niezgodny ze wzorem udostępnionym podczas awarii KSeF lub w trybie offline;
• nie dopełni terminów przesłania do systemu faktur wystawionych podczas awarii lub w trybie offline.

Według wstępnych założeń projektowych karę będzie mógł nałożyć Naczelnik Urzędu Skarbowego i wynosić ona będzie:

• do 100% wysokości kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF,
• 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze, jeśli faktura nie zawiera kwoty VAT.

Na wysokość kary wpływać będą m.in.:

• okoliczności, które doprowadziły do naruszenia prawa,
• historia podobnych naruszeń przez podatnika w przeszłości (np. czy był on wcześniej karany za podobne działania),
• dobrowolna inicjatywa przedsiębiorcy w kierunku uniknięcia skutków naruszenia prawa,
• wysokość korzyści osiągniętej przez niego w związku z naruszeniem przepisów.

Pierwsze kary finansowe mają być nakładane na podatników po roku od wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

KSEF to platforma do elektronicznego wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek wystawiania takich dokumentów już niebawem zacznie obowiązywać wszystkie firmy. Jego niedopełnienie może skutkować wysokimi karami finansowymi, dlatego warto już teraz właściwie przygotować się do zmian, np. wdrażając wysokiej klasy oprogramowanie, które ułatwi i przyspieszy cały proces, oszczędzając czas i zbędne koszty.

Artykuł sponsorowany