Sylwia Markiewicz, menadżerka HR z IRC, współpracuje z obcokrajowcami w Polsce, bo zna ich potrzeby z własnego doświadczenia

Zaczynałam około czternaście lat temu, gdy z Wielkiej Brytanii przyjechałam do Portugalii. Tam zaczęłam pracować w agencji rekrutacyjnej, która pozyskiwała personel medyczny do pracy w innych krajach. Od początku pracuję więc z osobami, które szukają pracy poza miejscem urodzenia. Doświadczenie pracującego cudzoziemca jest mi zatem dobrze znane i wykorzystuję je obecnie w pracy w polskiej filii międzynarodowej organizacji humanitarnejInternational Rescue Committee (IRC). Zatrudniamy wielu pracowników z zagranicy, w tym m.in. uchodźców i uchodźczynie z Ukrainy.

W samym ogłoszeniu warto zaznaczyć otwartość na tę grupę kandydatów i precyzyjnie określić oczekiwany poziom znajomości języka polskiego i innych języków. Na kolejnych etapach należy zastosować uproszczone procedury zatrudnienia osób z Ukrainy. Warto także współpracować z powiatowym urzędem pracy czy organizacjami, które pomagają pracownikom z Ukrainy znaleźć i podjąć pracę. W IRC idziemy krok dalej - zamieszczamy oferty w języku ukraińskim w mediach ukraińskojęzycznych. Dodatkowo, wszystkie maile dotyczące ważnych tematów HR-owych, są zawsze pisane w dwóch wersjach językowych - po angielsku i po ukraińsku.

Ważne są oczywiście kwestie imigracyjne, takie jak legalizacja pobytu, przy których na pewno przydaje się pomoc prawna. Jeśli chodzi o osoby, które uciekają przed wojną, procedury są dość proste. Wystarczy rejestracja pracownika na stronie www.praca.gov.pl, co zajmuje nie więcej niż dziesięć minut. Pracodawca musi jednak zweryfikować, czy dana osoba posiada status UKR, czyli status osoby uchodźczej uciekającej przed konfliktem zbrojnym. To ważne, gdyż są osoby, które w wyniku dłuższego przebywania w Ukrainie utraciły ten status i wtedy trzeba go reaktywować. Ci, którzy przyjeżdżają z Ukrainy po raz pierwszy od czasu rozpoczęcia wojny, otrzymują prawo do zatrudnienia z automatu - mają więc od razu pozwolenie na pracę w Polsce. Takie zasady obowiązują do 4. marca 2024 r. Przepisy się zmieniają, więc trzeba je na bieżąco monitorować.

Powinniśmy być gotowi rozliczać składki i prowadzić dokumentację w innym języku. W naszej organizacji, jest to język angielski. Dodatkowo, ponieważ mamy wielu pracowników z Ukrainy, przygotowujemy wszystko również w wersji ukraińskiej. To drobna rzecz, a umożliwia szybszą adaptację i ułatwia zrozumienie procesów wewnętrznych. 

W Polsce jest stosunkowo niewielkie bezrobocie, więc kandydaci i kandydatki są dość wymagające, ale też często zmieniają zdanie czy wycofują się z procesów rekrutacyjnych. Mamy do czynienia z nowym pokoleniem pracowników, którzy mają inne oczekiwania niż starsze pokolenie. Polacy są też otwarci na pracę zagranicą, co widać w odpływie pracowników do innych państw. Przyjazd dużej liczny osób z Ukrainy po eskalacji wojny też jest dla nas, kadr i pracodawców, nowym wyzwaniem do którego uczymy się adaptować. Podsumowując, rynek pracy zmienia się dynamicznie i nieustannie musimy doskonalić nasze umiejętności w  pozyskiwaniu i utrzymywaniu pracowników. 

Oczywiście! Ukraińscy pracownicy wypełnili lukę na rynku pracy, założyli też swoje firmy, co pogłębiło współpracę między firmami z obu krajów. Pamiętajmy, że osoby z Ukrainy szybko uczą się polskiego, są pracowici i bliscy nam kulturowo. To sprawia, że jest im znacznie łatwiej odnaleźć się w Polsce, niż obcokrajowcom z innych części świata. Jestem przekonana, że Ukraina jest dla nas znakomitym rynkiem do pozyskiwania potencjalnych pracowników, a potrzeby Polski w tym zakresie będą rosnąć.

Powinniśmy cały czas tworzyć otwartość kulturową w firmie. Nie chodzi tylko o odhaczenie jej w odpowiedniej rubryce CSR-owego formularza, ale prowadzenie szkoleń na temat różnorodności czy tworzenie okazji do rozmawiania, poznawania się, uczenia się siebie. Coś oczywistego dla nas wcale nie musi być - i najczęściej nie jest - czymś oczywistym dla osoby z zagranicy. To dotyczy też różności religijnej, orientacji seksualnej  oraz ogólnego przyzwolenia na to, że jesteśmy inni i nie ma w tym nic kontrowersyjnego. 

Wraz z naszym zespołem z USA przygotowujemy się do szkolenia GEDI (Gender, Equality, Diversity and Inclusion), które będzie dotyczyć tworzenia inkluzywnego środowiska pracy. Inkluzywnego, czyli takiego, w którym naprawdę szanowana jest różnorodność widoczna w prostych, codziennych sytuacjach - gdy mamy spotkanie zespołu, uwzględniamy dietetyczne potrzeby wegan, wegetarian czy muzułmańską żywność halal, ale również jedzenie charakterystyczne dla różnych kuchni. Składamy sobie życzenia z okazji świąt polskich i ukraińskich. Widzimy, że to działa. Pamiętam, jakie to było miłe, gdy nasze koleżanki z Ukrainy przyniosły z okazji Maslenicy usmażone przez siebie naleśniki. Wprowadziliśmy tzw. boksy na informacje zwrotne, gdzie Sanonimowo można się dzielić problemami i pomysłami, które chcielibyśmy wprowadzić w naszym biurze. W tym wszystkim wspierają nas osoby z doświadczeniem w pracy z obcokrajowcami, które przyjeżdżają z innych organizacji czy pracownicy reprezentujący inne kręgi kulturowe.

Od strony HR-owej, staramy się przygotowywać szkolenia wpierane przez tłumaczy tak, aby ich treść była dostępna także dla pracowników, którzy nie posługują się swobodnie językiem angielskim. 

W naszym przypadku posiadamy skalę płac i grupy płacowe, dzięki którym pensje w obrębie tych samych stanowisk są na podobnym poziomie, wykluczając potencjalne nierówności w pensjach na podobnych stanowiskach. Poza tym, proces ewaluacji pracowników, który odbywa się pod koniec roku pozwala na zniwelowanie ewentualnych różnic w wypłacanych wynagrodzeniach i dostanie informacji o tym, jak czują się pracownicy.

Nasz onboarding odbywa się na razie w języku angielskim, ale mamy w planie przygotowanie go w języku ukraińskim. Współpracujemy co prawda z naszym oddziałem w Ukrainie i jest możliwość uczestniczenia w szkoleniach wprowadzających w języku ukraińskim, ale tylko w formule online. Muszę podkreślić, że zaczynając nasze działania pomocowe w Polsce w lutym 2022 r. budowaliśmy zespół od zera. Mając bardzo ograniczone zasoby mogliśmy organizować onboarding w sposób wyrywkowy. To trudne dla obu stron, ale bardzo potrzebne. Dlatego z czasem zaczęliśmy ten onboarding strukturyzować, m.in. wprowadzając bloki szkoleniowe obowiązkowe dla każdego nowego pracownika. Po nich pałeczkę przejmuje bezpośredni przełożony.  Dla osób, które nie posługują się językiem angielskim w sposób swobodny, zorganizowaliśmy onboarding  z tłumaczem. Także większość materiałów szkoleniowych, jak i wypełnianie dokumentów i formularzy koniecznych do rozpoczęcia pracy i rejestracji w ZUS, odbywało się przy wsparciu tłumacza.

Wiemy od samych pracowników, że już od momentu onboardingu czują się dobrze i mają wszystkie potrzebne informacje. Miarą naszego sukcesu jest przede wszystkim to, jak szybko osoby zatrudniane mogą rozpocząć pracę wewnątrz każdego zespołu. Mamy w naszych szeregach koleżankę z Ukrainy, która zaczynała na stanowisku officer, a dzisiaj kieruje całym działem. Porozumiewa się po polsku, rosyjsku, ukraińsku i angielsku, wspierała kilka działów i pomaga tworzyć coraz lepsze programy dla osób, którym pomagamy. Inny przykład - zatrudniliśmy pracownicę, która przyjechała do Polski po eskalacji wojny jako uchodźczyni. Zaczynała również jako officer, a dzisiaj jest menedżerką i zarządza większym zespołem. Zna świetnie angielski, ukraiński i aktywnie uczy się polskiego, posługując się nim coraz lepiej. Do tego jest niezwykle zaangażowana i widać, że naprawdę zależy jej na ludziach.

Na pewno ciągły kontakt z ludźmi. Od roku odpowiadam za tzw. twardy HR, czyli wszystkie sprawy związane z płatnościami, śledzeniem nieobecności, onboardingiem i offboardingiem. Dużą satysfakcję daje mi możliwość wspierania nowych pracowników, co zresztą uważam za najważniejszy obowiązek HR-u. Poza dokumentacją zajmujemy się programami motywacyjnymi, szkoleniami i rozwojem. Mnie najbardziej interesują projekty z obszaru employer relations, czyli budowanie relacji między pracownikami, rozwiązywanie i zapobieganie konfliktom. Jesteśmy też zawsze gotowi pomagać, gdy tylko pojawi się jakiś problem - jak w ubiegłym roku, gdy obcokrajowcom, w tym naszym pracownikom, trudno było znaleźć lokum w Warszawie.

International Rescue Committee (IRC) to międzynarodowa organizacja pomocy humanitarnej. Pomaga osobom dotkniętym wojną, katastrofami naturalnymi oraz uchodźcom przeżyć, stanąć na nogi oraz przejąć kontrolę nad swoją przyszłością. IRC działa obecnie w ponad 40 krajach dotkniętych kryzysem. W Polsce organizacja pojawiła się po eskalacji wojny w Ukrainie i aktywnie pomaga osobom dotkniętym przez konflikt, pracując bezpośrednio na miejscu, a także w partnerstwie z lokalnymi organizacjami. W Ukrainie zapewnia pomoc na terenach najbardziej dotkniętych konfliktem na wschodzie i południowym wschodzie. Zajmuje się dystrybucją artykułów pierwszej potrzeby, udziela pomocy finansowej gospodarstwom domowym, które jej potrzebują oraz zapewnia bezpieczne miejsca dla kobiet i dzieci. Oddział IRC w Polsce wspiera uchodźców w znalezieniu bezpiecznej i stabilnej pracy.

Materiał został przygotowany w ramach kampanii komunikacyjnej "Praca dla wszystkich" zainicjowanej przez International Rescue Committee (IRC) w Polsce. Głównym celem kampanii jest wspieranie pozytywnego wizerunku pracowników z Ukrainy wśród polskich pracodawców, a także doradztwo i wsparcie dla pracodawców zainteresowanych zatrudnieniem osób, które wyjechały z Ukrainy.

Kampania IRC promuje korzyści wynikające z różnorodności środowiska pracy oraz tworzy pozytywny wizerunek osób z Ukrainy. Inicjatywa ma za zadanie zwrócenie uwagi na społeczno-ekonomiczną integrację Ukraińców.

Artykuł sponsorowany