Komu przysługuje urlop okolicznościowy? Według przepisów tylko jedna grupa ma do niego prawo

Prawo przewiduje zamknięty katalog sytuacji, w których pracodawca musi udzielić urlopu okolicznościowego. Chodzi o zdarzenia, które w sposób oczywisty uniemożliwiają wykonywanie pracy - zarówno te szczęśliwe, jak i te, które wymagają czasu na uporządkowanie spraw rodzinnych czy formalnych.

W polskim porządku prawnym pojęcie "urlopu okolicznościowego" nie występuje bezpośrednio w Kodeksie pracy. Jego zasady określa § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. 2014 poz. 1632 t.j.). Zgodnie z jego zapisami:

2 dni wolnego przysługują pracownikom w przypadku:

• własnego ślubu (cywilnego lub konkordatowego),
• narodzin dziecka,
• śmierci i pogrzebu: małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

1 dzień wolnego przysługuje w przypadku:

• ślubu dziecka,
• śmierci i pogrzebu: siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka,
• śmierci innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Przepisy nie wymagają od pracownika wykorzystania urlopu dokładnie w dniu wydarzenia. Można go wziąć np. dzień wcześniej, by przygotować uroczystość, albo kilka dni później, jeśli trzeba załatwić formalności po pogrzebie. Ważne, by istniał bezpośredni związek z daną okolicznością.

Prawo do urlopu okolicznościowego przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę - niezależnie od stażu pracy, wymiaru etatu czy rodzaju zawartej umowy, a więc zarówno w przypadku umów na czas określony, nieokreślony, jak i próbny.

Z tego uprawnienia nie mogą korzystać osoby pracujące wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, czyli umowie zleceniu i umowie o dzieło. Pracodawca może jednak dobrowolnie wprowadzić podobne świadczenie w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub indywidualnej umowie cywilnoprawnej.

Jeżeli pracownik spełnia wymogi przewidziane w przepisach, pracodawca jest zobowiązany udzielić mu urlopu okolicznościowego — odmowa w takiej sytuacji byłaby naruszeniem prawa. Może natomiast wymagać udokumentowania zdarzenia, które jest podstawą zwolnienia, np. poprzez okazanie aktu małżeństwa, aktu urodzenia dziecka czy aktu zgonu.

Urlop okolicznościowy jest w polskim prawie pracy traktowany jako całkowicie odrębne uprawnienie od urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że dni wolne przyznane z tego tytułu nie są odliczane od puli urlopu przeznaczonego na odpoczynek. Jeśli więc w danym roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje np. 26 dni urlopu wypoczynkowego, to w przypadku wystąpienia zdarzenia uprawniającego do urlopu okolicznościowego — czyli np. ślub, narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby — otrzyma dodatkowo 1 lub 2 dni wolnego, w zależności od sytuacji.

Przykładowo wygląda to tak: pracownik z 12-letnim stażem, który w 2025 roku bierze ślub, ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego plus 2 dni urlopu okolicznościowego. Te dwa dni nie pomniejszają podstawowego wymiaru wypoczynku.

Urlop okolicznościowy jest w pełni płatny. Wynagrodzenie za ten czas oblicza się według zasad zbliżonych do urlopu wypoczynkowego, ale z pewnymi różnicami:

• składniki stałe (np. pensja zasadnicza, dodatki funkcyjne, stażowe) uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu;
• składniki zmienne (np. premie, prowizje) bierze się pod uwagę wyłącznie z miesiąca, w którym przypada urlop okolicznościowy — w przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, gdzie liczy się średnią z 3 miesięcy, a czasem nawet z 12 miesięcy.

Do podstawy wynagrodzenia nie wlicza się m.in. jednorazowych nagród, odpraw, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, gratyfikacji jubileuszowych czy wynagrodzenia za czas choroby.

Przeczytaj również:

Zmiany w stażu pracy. To będzie rewolucja. Przepisy mają działać wstecz

Więcej wolnego i mniej pracy. Kalendarz 2026 r. sprzyja długim weekendom

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Będą zmiany co do terminu wypłaty