Pracodawca powinien zapewnić okulary grupie pracowników, która spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. nr 148, poz. 973). Z przepisów tego rozporządzenia wynika, że do dokonywania takich świadczeń pracodawca ma obowiązek wyłącznie w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na stanowiskach z monitorami ekranowymi, jeżeli użytkują oni te monitory w czasie pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Aby jednak pracodawca był zobligowany do tego świadczenia, u pracowników tych stosowanie okularów powinno wynikać z zalecenia lekarza wydanego w związku z badaniami okulistycznymi, przeprowadzonymi w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Badania te muszą przy tym wykazać potrzebę stosowania okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
U pracownika wartość omawianego świadczenia generuje przychód ze stosunku pracy. Jednak z uwagi na to, że pracownik uzyskuje je w związku z zapewnieniem przez pracodawcę bezpiecznych warunków pracy, przychód, który u niego z tego tytułu powstaje, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof. Zwolnienie to można jednak zastosować jedynie w przypadku, gdy zostaną spełnione łącznie wszystkie warunki określone w przepisach omawianego rozporządzenia.
Przeszkody w zastosowaniu zwolnienia z pdof nie stanowi sytuacja, w której podstawą do używania okularów do pracy przy monitorze ekranowym jest zaświadczenie lekarskie wydane w ramach dodatkowego badania okulistycznego wykonanego między badaniami okresowymi. Tego typu badanie należy bowiem również uznać za przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Taka klasyfikacja tego dodatkowego badania wynika stąd, że pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. To powoduje, że po zgłoszeniu przez pracownika pogorszenia stanu zdrowia powinien go skierować na badania profilaktyczne. Gdy w ich wyniku lekarz okulista potwierdzi pogorszenie wzroku pracownika, otrzymana przez niego refundacja zakupu nowych okularów korzysta z przywołanego zwolnienia od podatku. Potwierdza to Dyrektor KIS w wydawanych interpretacjach (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 13.03.2018 r., nr 0113-KDIPT3.4011.79.2018.1.SK).
Ze zwolnienia od pdof nie korzysta natomiast sfinansowanie zakupu pracowniczych okularów przez pracodawcę na podstawie innej niż przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy. Przykładowo w budżetach szkół w oparciu o art. 72 ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.) są tworzone wyodrębnione fundusze zdrowotne. Środki takiego funduszu przeznaczone są na pomoc zdrowotną dla nauczycieli. Pomoc zdrowotna może tu przybrać formę sfinansowania zakupu okularów. Jednak tego typu świadczenie nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof. Ponadto, nawet jeśli jest wypłacone jako zapomoga, nie ma podstaw do zastosowania w stosunku do niego zwolnienia przewidzianego dla zapomóg, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o pdof, gdyż nie są spełnione warunki określone w tym przepisie. To oznacza, że podlega ono opodatkowaniu na ogólnych zasadach przewidzianych dla przychodów wskazanych w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Tak również rozstrzyga Dyrektor KIS w wydawanych interpretacjach (por. interpretację indywidualną z dnia 30 kwietnia 2018 r., nr 0115-KDIT2-2.4011.98.2018.1.IL).
Przepisy analizowanego rozporządzenia nie odnoszą się w żaden sposób do korekcyjnych soczewek kontaktowych, jednak w opinii organów podatkowych takie soczewki pełnią tę samą funkcję co okulary korekcyjne, a ich sfinansowanie korzysta z tego samego zwolnienia podatkowego. To z kolei oznacza, że zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof w odniesieniu do sfinansowania pracownikowi soczewek ma zastosowanie wyłącznie w takich sytuacjach, gdy lekarz specjalista, w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, zaleci ich stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów, gdyż przy danej wadzie wzroku pracownika nie jest możliwe jej skorygowanie przy pomocy okularów (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 31 marca 2017 r., nr 0461-ITPB2.4511.78.2017.1.HD).
Zarówno wydatki ponoszone na zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok, jak i soczewek kontaktowych należą do kategorii tzw. kosztów pracowniczych. To powoduje, że podlegają u pracodawcy rozliczeniu w kosztach podatkowych z uwagi na to, że obowiązek ich ponoszenia wynika z przepisów prawa i jako dokonywane w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy spełniają one definicję kosztu podatkowego.
Należy również wskazać, że zarówno dla zastosowania zwolnienia po stronie pracownika, jak i dla możliwości rozliczenia omawianych wydatków w kosztach nie ma znaczenia sposób ich dokumentowania, tj. czy zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych udokumentowany zostanie fakturą wystawioną na pracownika, czy na pracodawcę (por. interpretację ogólną Ministra Finansów z dnia 16 marca 2011 r., nr DD3/033/30/CRS/11/95.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
