Robisz przelewy online i korzystasz z KSeF? Otrzymasz zwrot VAT-u nawet po 15 dniach

Od 2022 roku, przedsiębiorcy mogą ubiegać się o zwrot VAT w terminie 15 dni, pod warunkiem, że większość transakcji realizowali bezgotówkowo. Natomiast na 25-dniowy termin mogą liczyć podatnicy, których faktury dokumentujące należności nie przekraczają 15 000 zł.

Zwrot VAT (podatku od towarów i usług) to mechanizm, który pozwala przedsiębiorcom odzyskać nadwyżkę podatku naliczonego nad podatkiem należnym. Podstawą rozliczeń VAT jest zasada, że podatek naliczony (zapłacony przy zakupach) można odliczyć od podatku należnego (wynikającego ze sprzedaży). Gdy kwota naliczonego VAT-u przekracza VAT należny, powstaje nadwyżka, którą przedsiębiorca może albo przenieść na kolejne okresy rozliczeniowe, albo - co jest bardziej pożądane - wystąpić o jej zwrot. Zwrot ten to nic innego, jak swoisty "bonus", który poprawia płynność finansową i pozwala na szybsze inwestycje w rozwój firmy.

VAT mogą odliczyć tylko przedsiębiorcy zarejestrowani jaki czynni podatnicy VAT. Natomiast towary lub usługi, od których odliczany jest ten podatek, muszą być związane z działalnością opodatkowaną. Ważne jest również posiadanie odpowiednich dokumentów, takich jak faktury czy dokumenty celne, które uprawniają do odliczenia VAT-u.

Urząd skarbowy może jednak wstrzymać zwrot VAT w przypadku podejrzenia nieprawidłowości lub konieczności dodatkowej weryfikacji. Zwrot może być również zaliczony na poczet innych zobowiązań podatkowych przedsiębiorcy.

Prawo przewiduje trzy ustawowe terminy zwrotu podatku VAT:

• 60 dni - podstawowy termin zwrotu: standardowo urząd skarbowy ma 60 dni na dokonanie zwrotu nadpłaty VAT od dnia złożenia rozliczenia (plik JPK_V7);
  
  
• 25 dni - przyspieszony zwrot: jeżeli przedsiębiorca spełni określone warunki, może liczyć na zwrot już w ciągu 25 dni. Obejmują one m.in. zapłatę faktur wyłącznie przelewem (lub inną formą bezgotówkową). Łączna wartość dokumentów nie może przekraczać określonego limitu (np. faktury poniżej 15 000 zł);
  
  
• 180 dni - termin przedłużony: dotyczy podatników, którzy nie przeprowadzili żadnych opodatkowanych transakcji w Polsce w danym okresie rozliczeniowym oraz nie wykonali określonych czynności wymienionych w art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT. W takim przypadku urząd skarbowy może przedłużyć termin zwrotu podatku VAT do 180 dni od dnia złożenia pliku JPK_V7.

Z art. 87 ust. 5b ustawy o VAT wynika, że istnieje również możliwość skrócenia standardowego terminu zwrotu z 60 do 40 dni. Będzie to jednak możliwe tylko wtedy, gdy podatnik spełnia wszystkie warunki, jakie wskazuje wspomniany przepis, m.in. musi wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane w KSeF.

Dla przedsiębiorców, którzy korzystają z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, m.in. KSeF czy systemy kas online, przewidziano jeszcze krótszy, 15-dniowy termin. Warunkiem jest tu wysoki udział transakcji realizowanych metodą bezgotówkową.

Podstawę prawną zwrotu VAT stanowi ustawa o podatku od towarów i usług. W art. 87 tej ustawy (oraz pokrewnych przepisach) znajdziemy szczegółowe zapisy dotyczące warunków i terminów zwrotu. Przykładowo, aby skorzystać z 25-dniowego terminu, podatnik musi przedłożyć potwierdzenie zapłaty faktur - wszystko musi być udokumentowane przelewem na rachunek zarejestrowany w CEIDG.

Co ważne, łączna kwota VAT z przeniesienia (z poprzednich okresów) nie może przekraczać 3 000 zł. Jeśli ten limit zostanie przekroczony, przedsiębiorca traci możliwość przyspieszonego zwrotu na standardowych warunkach i musi rozliczyć nadpłatę na kolejny okres.

Warunki skróconego terminu 15-dniowego dotyczą natomiast przedsiębiorców, którzy:

• w ostatnim kwartale (lub trzech miesiącach) uzyskali co najmniej 80 proc. sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej,
  
  
• mają co najmniej 80 proc. płatności dokonanych metodą bezgotówkową,
  
  
• osiągają minimalny poziom sprzedaży (np. co najmniej 40 tys. zł w danym okresie).

Szybszy zwrot VAT to nie tylko kwestia formalności, ale przede wszystkim realna korzyść dla przedsiębiorcy. Każdy dzień, w którym nadpłacony podatek "leży" na koncie urzędu, opóźnia możliwość reinwestycji czy uregulowania bieżących zobowiązań. Dzięki skróceniu terminów (do 25 lub nawet 15 dni) firmy mogą szybciej odzyskać środki i wykorzystać je na rozwój działalności.

Przeczytaj również:

Zwrot podatku 2025. Kiedy skarbówka wypłaci pieniądze?

Terminy podatkowe 2025 r. Tych dat nie możesz przegapić

Kiedy trzeba rozliczyć podatek za 2024 r.? Spóźnialskim grożą surowe kary