Te dokumenty należy trzymać 5 lat. Wiele osób nie ma o tym pojęcia

Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, większość dokumentów związanych z rozliczeniami PIT powinna być przechowywana przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego.

Zatem jeśli rozliczyłeś PIT za 2024 rok w kwietniu 2025, to dokumenty musisz przechowywać do końca 2030 roku. Pięć lat liczy się w tym przypadku od końca 2025 roku.

Wśród dokumentów, które warto trzymać przez 5 lat, znajdują się m.in.:

●      Paski wynagrodzeń - potwierdzają źródła przychodu.

●      Umowy zlecenia i o dzieło, rachunki, faktury - ważne np. dla osób wykonujących prace dorywcze.

●      Dokumenty potwierdzające ulgi - jak faktury za internet, zakup materiałów budowlanych przy termomodernizacji czy rachunki za leki.

●      Zaświadczenia z urzędów, np. o zaliczkach na podatek.

Dla osób prowadzących działalność gospodarczą katalog obowiązkowych dokumentów jest jeszcze szerszy - obejmuje m.in. księgi rachunkowe, ewidencje VAT, dowody księgowe czy potwierdzenia transakcji.

Choć w przypadku PIT obowiązuje zasada 5 lat, to niektóre inne dokumenty - zwłaszcza związane z ubezpieczeniami społecznymi - muszą być przechowywane dłużej.

Przykładowo, dokumenty ZUS-owskie dotyczące przebiegu ubezpieczenia należy trzymać nawet 20 lat, a w niektórych przypadkach - do emerytury. Osoby prowadzące działalność powinny również zachować ostrożność przy przechowywaniu faktur - szczególnie tych, które mogą mieć wpływ na koszty uzyskania przychodu.

Przechowywanie dokumentów to nie tylko wymóg prawny. Często to również nasze zabezpieczenie. Przykład? Możesz potrzebować PIT-u sprzed kilku lat, aby udokumentować dochody podczas ubiegania się o kredyt hipoteczny.

Również w sporach sądowych, np. z byłym pracodawcą, stare paski płac czy umowy mogą stanowić dowód twoich roszczeń.

Warto pamiętać, że w przypadku kontroli skarbowej obowiązek udowodnienia swoich rozliczeń spoczywa na podatniku.

Jeśli nie masz dokumentów, które potwierdzają np. ulgę podatkową, fiskus może ją zakwestionować - a ty możesz być zmuszony do zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami. Co gorsza, urząd skarbowy może skontrolować dokładnie kilka lat wstecz, jeśli zachodzi podejrzenie błędów lub nadużyć.

Dokumenty możesz trzymać w formie papierowej lub elektronicznej - pod warunkiem że będą czytelne i gotowe do okazania na żądanie organów podatkowych.

W przypadku wersji cyfrowych warto zadbać o ich kopie - najlepiej w zabezpieczonej chmurze lub na kilku nośnikach. Pamiętaj też, że dokumenty muszą zawierać dane, które pozwolą je jednoznacznie przypisać do konkretnego rozliczenia.

Każda metoda, która zagwarantuje bezpieczeństwo dokumentom i twoim danym jest odpowiednia. Jeśli nie masz pewności, czy jakąś umowę lub zaświadczenie możesz już wyrzucić: na wszelki wypadek je zostaw i skontaktuj się z księgowym lub odpowiednim urzędnikiem.

KO