100 zmian ułatwiających prowadzenie firmy

Ministerstwo Rozwoju uzasadniając planowane zmiany zwróciło uwagę na podstawowe problemy, z jakimi stykają się najczęściej przedsiębiorcy. Są to:

• przedłużające się i nadmiernie sformalizowane postępowania w urzędach,
  
• nieadekwatne do przewinień kary administracyjne,
  
• konieczność płacenia składek ZUS w stałej wysokości przez najmniejszych przedsiębiorców,
  
• czasochłonne odzyskiwanie długów,
  
• liczne przepisy, m.in. dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych, zatrudniania i BHP, które utrudniają działanie firmy,
  
• brak rozwiązań prawnych dla innowacyjnych start-upów,
  
• brak przepisów pozwalających na niezakłócone działanie firmy po śmierci właściciela.

W związku z tym, że jednym z podstawowych problemów, na jaki zwracają uwagę przedsiębiorcy, jest formalizm i przewlekłość postępowań administracyjnych, zmiany mają objąć przepisy regulujące postępowanie administracyjne. Przede wszystkim rozpoznawanie spraw administracyjnych trwa zdecydowanie za długo, a znaczna ich część (około 1/3) nie kończy się rozstrzygnięciem, a skierowaniem do ponownego rozstrzygnięcia. Poważnym problemem jest również opieszałość organów przy rozpoznaniu spraw. Ministerstwo Rozwoju podaje, że WSA w 2015 r. uwzględniły 1893 skargi na bezczynność/przewlekłość postępowania (54 proc.) i wymierzyły organom łącznie ponad 200 grzywien w związku z bezczynnością lub przewlekłością postępowania.

W związku z tym, zaproponowano wprowadzenie nowych ogólnych zasad w Kodeksie postępowania administracyjnego. Te zmiany to:

• szybki i prosty tryb załatwiania mało skomplikowanych spraw, w tym milczące załatwienie sprawy zgodnie z żądaniem strony w określonych kategoriach spraw (przez upływ czasu lub niezgłoszenie sprzeciwu przez organ),
  
• nowe, klarowne zasady stosowania kar administracyjnych,
  
• łatwiejsze zaskarżanie bezczynności organu do WSA,
  
• skrócenie czasu rozpoznawania spraw przez sądy administracyjne (więcej spraw w trybie uproszczonym),
  
• umożliwienie likwidacji II instancji w sprawach, gdzie jest ona nieefektywna.

Kwestia ilości różnego rodzaju organów uprawnionych do kontroli działalności przedsiębiorcy jest tematem, który od dawna bulwersuje właścicieli firm. Z danych Ministerstwa Rozwoju wynika, że rocznie organy kontrolne przeprowadzają znaczną liczbę kontroli u przedsiębiorców. Przykładowo w 2013 r. urzędy skarbowe przeprowadziły ok. 99 tys. kontroli podatkowych, Główny Inspektor Sanitarny przeprowadził kontrolę stanu sanitarnego w ok. 77 tys. obiektów użyteczności publicznej, ZUS dokonał ok. 78 tys. kontroli płatników składek. Z raportu ówczesnego Ministerstwa Gospodarki "Kontrole przedsiębiorstw w Polsce" (MG, sierpień 2013 r.) wynika, że w badanym okresie prawie 80% przedsiębiorców podlegało co najmniej jednej kontroli, z czego około połowa co najmniej dwóm kontrolom.

Dlatego też proponuje się, aby kontrole były przeprowadzane nie u wybieranych przez dany organ przedsiębiorców, ale w pierwszej kolejności w tych firmach, gdzie prawdopodobieństwo naruszenia obowiązujących przepisów jest największe. W związku z tym, że zwraca się uwagę na zbyt małą wiedzę przedsiębiorców na temat uprawnień organów kontrolnych, przebiegu kontroli i przysługujących im praw, planuje się wprowadzenie obowiązku zamieszczania przez inspekcje na swoich stronach internetowych informacji o procedurach kontroli. Pozostałe istotne zmiany to:

• wprowadzenie możliwości złożenia skargi do sądu w przypadku nieodstąpienia organu kontroli od czynności kontrolnych mimo uprzedniego sprzeciwu przedsiębiorcy,
  
• prowadzenie wspólnych inspekcji, jeżeli kontrola dotyczy tego samego przedmiotu, przeprowadzenie kontroli jest obligatoryjne, a przedsiębiorca wyraził na nią zgodę lub jest ona przeprowadzona na jego wniosek,
  
• zakaz ponownej kontroli,
  
• nowe zasady regulujące tryb pobierania próbek i dokonywania oględzin w ramach kontroli.

Ciekawym rozwiązaniem, które może stanowić dla przedsiębiorców ochronę w związku ze zmieniającymi się interpretacjami przepisów, może być wprowadzenie regulacji, zgodnie z którą zmiana wykładni przepisów prawa, dokonywana przez organy władzy publicznej w ramach czynności kontrolnych, powodująca zmianę sytuacji prawnej przedsiębiorcy, pomimo braku zmiany samego przepisu prawa i stanu faktycznego, będzie mogła obowiązywać wyłącznie na przyszłość (np. w formie zaleceń pokontrolnych) i nie będzie mogła stanowić przesłanki odpowiedzialności przedsiębiorcy za zdarzenia przeszłe.

Obecnie śmierć przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG oznacza koniec firmy prowadzonej w tej formie. O ile majątek związany z firmą podlega dziedziczeniu, to nie ma możliwości "przejęcia" czy też kontynuowania firmy działającej na podstawie wpisu do CEIDG. Nie ma możliwości przejęcia przez spadkobierców numeru NIP czy też zezwoleń i koncesji związanych z firmą. Ministerstwo Rozwoju informuje, że skala problemu dotyczy obecnie około 100 przypadków w miesiącu (taka liczba zgłoszeń o śmierci przedsiębiorcy trafia co miesiąc do CEIDG) i będzie się zwiększać w perspektywie najbliższych lat. W Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) figuruje obecnie 80 tys. przedsiębiorców powyżej 65. roku życia. Dlatego też zaproponowano następujące rozwiązania:

• kontrakty cywilnoprawne, umowy o pracę, prawa i obowiązki podatkowe, decyzje administracyjne (koncesje, zezwolenia) będą mogły pozostać w mocy,
  
• będzie istniała czasowa możliwość posługiwania się w obrocie i w kontaktach z urzędami firmą oraz numerami: NIP i REGON zmarłego przedsiębiorcy,
  
• przedsiębiorca wpisany do CEIDG będzie mógł za życia ustanowić przedstawiciela (prokurenta), który poprowadzi firmę także po jego śmierci,
  
• spadkobiercy zmarłego przedsiębiorcy (lub sąd) będą mogli powierzyć jednej osobie sprawy przedsiębiorstwa do czasu zakończenia formalności spadkowych,
  
• wprowadzenie możliwości powierzenia przez spadkobierców zmarłego przedsiębiorcy (a w wyjątkowych przypadkach - także przez sąd) jednej osobie prowadzenia spraw przedsiębiorstwa do czasu zakończenia formalności spadkowych,
  
• czasowe umożliwienie posługiwania się w obrocie i w kontaktach z urzędami firmą oraz numerami NIP i REGON zmarłego przedsiębiorcy,
  
• umożliwienie kontynuowania obowiązków i praw związanych z podatkami dotyczącymi przedsiębiorstwa oraz korzystania z decyzji administracyjnych związanych z przedsiębiorstwem (koncesje, zezwolenia).

Problem nieterminowego regulowania należności przez kontrahentów jest jednym z najczęstszych problemów właścicieli firm z sektora MŚP, mających wpływ na ich kondycję finansową. Oczywiście całkowite wyeliminowanie zatorów płatniczych nie jest możliwe, zmiany w prawie mają jednak umożliwić przedsiębiorcom rzetelną weryfikację kontrahentów m.in. przez zmiany w działaniu Biur Informacji Gospodarczej (poszerzenie baz danych gromadzonych przez BIG). Ponadto plany Ministerstwa obejmują:

• umożliwienie dochodzenia w postępowaniu uproszczonym należności o wysokości do 20.000 zł (obecnie 10.000 zł),
  
• wprowadzenie notarialnych nakazów zapłaty doręczanych do rąk dłużnika, od których dłużnik (pozwany) może wnieść sprzeciw do sądu,
  
• wydłużenie terminu, po którym zabezpieczenie upada oraz zobowiązanie dłużnika do wyjawienia informacji o czynności dokonanych z pokrzywdzeniem wierzycieli.

W omawianym pakiecie znalazły się również zmiany zakładające skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. W Polsce obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Obowiązek ten wynika z Kodeksu pracy, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z ustawy o rentach i emeryturach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Ten 50-letni okres jest najdłuższym okresem w całej Europie. Przykładowo, w Wielkiej Brytanii okres przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych wynosi 6 lat.

Głównym celem archiwizowania dokumentów przez tak długi czas jest wykorzystanie dokumentacji do dochodzenia roszczeń ze stosunku pracy w procesach sądowych oraz konieczność potwierdzania okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia w związku z wnioskiem o ustalenie emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego. To bowiem pracodawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za dokumentację potrzebną po latach pracownikowi. Dlatego też Ministerstwo proponuje, aby wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dysponował ZUS, gromadząc dane przekazywane przez pracodawców. To zaś ma umożliwić skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 7/10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy.

Ministerstwo proponuje również wprowadzenie zupełnie nowego typu spółki kapitałowej, prostej spółki akcyjnej (P.S.A.) łączącej zalety spółki z o.o. i spółki akcyjnej. Taka spółka rejestrowana elektronicznie z minimalną wysokością kapitału zakładowego 1 zł mogłaby stanowić wstępny etap rozwoju biznesu, w którym założyciele rozwijaliby innowacyjny pomysł i pozyskiwali potrzebne finansowanie, przygotowując się do wejścia w dojrzałą fazę rozwoju. Resor twierdzi, że "Dzięki utworzeniu nowego typu spółki, powinno przede wszystkim powstawać więcej działających sprawnie polskich przedsiębiorstw innowacyjnych. Jednocześnie, będą one mogły łatwiej niż obecnie pozyskać kapitał potrzebny do rozwoju działalności, a założyciele będą mogli zapewnić sobie większy wpływ na rozwój i losy przedsięwzięcia".

Jak już wspomniano, założenia z omawianego pakietu przyjmują obecnie formę konkretnych rozwiązań ustawowych. Trwają więc uzgodnienia międzyresortowe oraz konsultacje społeczne. W związku z tym Ministerstwo Rozwoju stworzyło "Bank Pomysłów", który jest narzędziem społecznościowym pozwalającym na przekazywanie do Ministerstwa Rozwoju pomysłów związanych z obrotem gospodarczym w Polsce, prowadzeniem przedsiębiorstwa, innowacyjnością czy źródłami finansowania dla firm. Jak informuje Ministerstwo, "To również miejsce, gdzie można się podzielić swoimi przemyśleniami na temat prowadzenia biznesu lub wskazać konkretne problemy, które napotykają przedsiębiorcy. Na dobre pomysły można zagłosować, a zawarte w nich usprawnienia skomentować".

Bank pomysłów, do którego można zgłaszać propozycje zmian w przepisach dla przedsiębiorców, dostępny jest pod adresem https://www.biznes.gov.pl/bank-pomyslow/.