5 - 10 minut dziennie na dokładne i skuteczne kontrolowanie handlowca

Według menedżerów sprzedaży dobry system kontroli pracy handlowców charakteryzuje się trzema elementami:
- szybkość - na kontrolę nie mogą poświęcać więcej niż 5-10 min dziennie,
- obserwowanie jakości i wyników pracy handlowca na bieżąco, a nie po zamknięciu okresu sprawozdawczego,
- efektywność - powinien to być system kontroli zapewniający szefom sprzedaży możliwość nadzorowania pracy handlowców, szybkiego wykrywania pojawiających się zagrożeń i przeciwdziałania im.

Zarządzanie przez cele jako sposób kontrolowania pracy handlowców doskonale spełnia te warunki. "Menedżerowie handlowi, którzy tę metodę stosują przyznają, że na kontrolę kilku handlowców poświęcają nie więcej niż 30 - 60 minut dziennie. Mimo to doskonale wiedzą, co każdy z handlowców ma zrobić, co już zrobił, czy realizacja planu nie jest zagrożona itd."- mówi Mirosław Smoczyński, konsultant i autor programów szkoleniowych z zakresu windykacji i handlu, ekspert publikacji "Zarządzanie działem sprzedaży" wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

Taką kontrolę przeprowadzają najczęściej rano, zaraz po przyjściu do pracy, co pozwala im na podjęcie właściwych działań w dalszym ciągu dnia w przypadku wystąpienia problemów. Do kontroli tej wykorzystują przedstawioną poniżej tabelę. Ułatwia ona zlecanie zadań handlowcom oraz szybką i skuteczną kontrolę efektywności ich pracy.

Metoda zarządzania przez cele przy kontrolowaniu pracy handlowców doskonale sprawdza się w krótszych okresach czasu, np. 1 - 3 miesiące. Wykorzystywanie jej do planowania i kontroli realizacji zadań handlowych w dłuższym okresie, oznaczałoby konieczność wpisania do niej wielu szczegółowych informacji. W efekcie tabela ta zamiast mieścić się na 1 - 2 stronach, dzięki czemu jest bardzo poręczna, przejrzysta i łatwa w użyciu, zajmowałaby kilkanaście kartek. Wówczas korzystanie z niej byłoby znacznie utrudnione. Można jednak ominąć ten problem przygotowując tabelę na dłuższy okres, w której zapisane byłyby tylko ogólne informacje, zaś później sami sprzedawcy przygotowywaliby odrębne tabele na każdy miesiąc.

Używanie takiej tabeli jest bardzo proste. Menedżer spotyka się z handlowcem i przedstawia mu plan na kolejny okres rozliczeniowy. Następnie daje mu wydruk takiej tabeli, lub mówi gdzie w sieci komputerowej ją znajdzie, i prosi o jej wypełnienie. Umawia się z nim równocześnie na następną rozmowę, podczas której omówiona zostanie realność i poprawność wypełnienia tabeli przez handlowca. Przeglądając następnie taką tabelę menedżer może zwrócić handlowcowi uwagę na popełnione przez niego błędy.

"To menedżer decyduje o tym jak szczegółowy i dokładny taki plan będzie. Jednak im więcej dat i dokładnych wytycznych tam umieści tym szybciej i łatwiej będzie mógł kontrolować handlowca." - radzi Mirosław Smoczyński. "System ten daje menedżerowi możliwość kontroli postępów w realizacji planu w każdym momencie, wystarczy sprawdzić w tabeli założone cele i telefonicznie skontrolować efekty pracy handlowca np.: w dziale zamówień, księgowości, czy u samego klienta. Na wykonanie tych czynności wystarczy menedżerowi 5 - 10 minut, a mimo to będzie doskonale wiedział jak idzie handlowcowi, czy realizacja planu nie jest zagrożona." - dodaje.

Publikacja "Windykacja w praktyce. Zabezpieczanie i odzyskiwanie należności", wydawnictwo Wiedza i Praktyka