Według menedżerów sprzedaży dobry system kontroli pracy handlowców charakteryzuje się trzema elementami:
Zarządzanie przez cele jako sposób kontrolowania pracy handlowców doskonale spełnia te warunki. "Menedżerowie handlowi, którzy tę metodę stosują przyznają, że na kontrolę kilku handlowców poświęcają nie więcej niż 30 - 60 minut dziennie. Mimo to doskonale wiedzą, co każdy z handlowców ma zrobić, co już zrobił, czy realizacja planu nie jest zagrożona itd."- mówi Mirosław Smoczyński, konsultant i autor programów szkoleniowych z zakresu windykacji i handlu, ekspert publikacji "Zarządzanie działem sprzedaży" wydawnictwa Wiedza i Praktyka.
Taką kontrolę przeprowadzają najczęściej rano, zaraz po przyjściu do pracy, co pozwala im na podjęcie właściwych działań w dalszym ciągu dnia w przypadku wystąpienia problemów. Do kontroli tej wykorzystują przedstawioną poniżej tabelę. Ułatwia ona zlecanie zadań handlowcom oraz szybką i skuteczną kontrolę efektywności ich pracy.
Metoda zarządzania przez cele przy kontrolowaniu pracy handlowców doskonale sprawdza się w krótszych okresach czasu, np. 1 - 3 miesiące. Wykorzystywanie jej do planowania i kontroli realizacji zadań handlowych w dłuższym okresie, oznaczałoby konieczność wpisania do niej wielu szczegółowych informacji. W efekcie tabela ta zamiast mieścić się na 1 - 2 stronach, dzięki czemu jest bardzo poręczna, przejrzysta i łatwa w użyciu, zajmowałaby kilkanaście kartek. Wówczas korzystanie z niej byłoby znacznie utrudnione. Można jednak ominąć ten problem przygotowując tabelę na dłuższy okres, w której zapisane byłyby tylko ogólne informacje, zaś później sami sprzedawcy przygotowywaliby odrębne tabele na każdy miesiąc.
Używanie takiej tabeli jest bardzo proste. Menedżer spotyka się z handlowcem i przedstawia mu plan na kolejny okres rozliczeniowy. Następnie daje mu wydruk takiej tabeli, lub mówi gdzie w sieci komputerowej ją znajdzie, i prosi o jej wypełnienie. Umawia się z nim równocześnie na następną rozmowę, podczas której omówiona zostanie realność i poprawność wypełnienia tabeli przez handlowca. Przeglądając następnie taką tabelę menedżer może zwrócić handlowcowi uwagę na popełnione przez niego błędy.
"To menedżer decyduje o tym jak szczegółowy i dokładny taki plan będzie. Jednak im więcej dat i dokładnych wytycznych tam umieści tym szybciej i łatwiej będzie mógł kontrolować handlowca." - radzi Mirosław Smoczyński. "System ten daje menedżerowi możliwość kontroli postępów w realizacji planu w każdym momencie, wystarczy sprawdzić w tabeli założone cele i telefonicznie skontrolować efekty pracy handlowca np.: w dziale zamówień, księgowości, czy u samego klienta. Na wykonanie tych czynności wystarczy menedżerowi 5 - 10 minut, a mimo to będzie doskonale wiedział jak idzie handlowcowi, czy realizacja planu nie jest zagrożona." - dodaje.
Publikacja "Windykacja w praktyce. Zabezpieczanie i odzyskiwanie należności", wydawnictwo Wiedza i Praktyka
